Conditional Formatting in SharePoint Online

Viele Unternehmen werden die Anforderung kennen: In SharePoint Aufgabenlisten möchte man z.B. überfällige Aufgaben oder diejenigen mit hoher Priorität klarer kennzeichnen, z.B. mit einer Ampel Grafik oder einer entsprechenden Farbe. In früheren Versionen war so etwas z.B. mit Einsatz des SharePoint Designers möglich, in aktuellen jedoch nur noch durch das Einbinden von zusätzlichen Komponenten oder dem Einsatz von jQuery bzw. jsLink in Kombination mit CSS.

Da dies aber für einen nicht IT affinen Menschen eher umständlich und sehr technisch ist, gibt es nun von Seiten Microsoft mit der Funktion "Column Formatting" (Spaltenformatierung) endlich eine einfache Möglichkeit um dies zu bewerkstelligen, leider aktuell nur für SharePoint Online.

Die neue Funktion wurde auf der diesjährigen Ignite offiziell angekündigt, wobei auch diese kein reines "Zusammenklicken" ermöglicht. Der Benutzer muss aber zumindest nicht mehr selbst komplett programmieren, sondern kann z.B. mit fertigen einfachen Scripts im JSON Format arbeiten. Dennoch ist auch dieser Weg noch sehr technisch, wie in der unten aufgeführten Quelle gesehen werden kann.

Sollten Sie Bedarf an solchen Funktionen haben unterstützen wir Sie gerne - egal ob in Ihrem onPremise SharePoint oder in Ihrem Office 365 / SharePoint Online System.

Quelle:
https://support.office.com/en-us/article/Column-formatting-1f927342-2bed-4745-b727-ff8b7ff96b22?ui=en-US&rs=en-US&ad=US

https://docs.microsoft.com/de-de/sharepoint/dev/declarative-customization/column-formatting

PowerPoint Dateien im SharePoint anzeigen

Im Laufe der Jahre kam immer wieder einmal die Anforderung eine PowerPoint Datei innerhalb eines SharePoint direkt darzustellen. Dies ist zwar unter Einsatz der Office Web Apps Technologie möglich, allerdings öffnet sich die Datei dann üblicherweise in einem neuen Fenster und enthält die Ribbon Leiste von Office PowerPoint.

Mit zwei kleinen und einfachen Tricks kann dies jedoch optimiert werden. Die Standard Funktion "Einfügen" und dann "Video und Audio / Einbetten" ermöglicht es die PowerPoint Datei mit Hilfe eines iFrames direkt auf einem Publishing oder Webpart / Wiki Seite einzubinden, also als ein Teil der Seite. Hierzu muss nur die Wopi URL der Datei angegeben werden. Standardmäßig enthält die dargestellte PowerPoint Datei dann jedoch die Ribbon mit allen Menüs. Ruft man die URL jedoch mit dem zusätzlichen Parameter "?action=embedview" auf, wird die Ribbon des PowerPoints ausgeblendet.

Ein Beispiel für solch eine URL ist die folgende (bitte die !-- und -- entfernen):
<!--iframe width="100%" width="500" src="/_layouts/15/wopiframe.aspx?sourcedoc=/list/fileName.docx&action=embedview" ></iframe-->

Übrigens funktioniert derselbe Trick natürlich auch für Office Word und Excel Dokumente.

Nintex Responsive Forms Designer für O365

Neben vielen anderen neuen kleineren Funktionen bietet der Forms Designer für O365 nun beim Erstellen die Auswahl eines klassischen Formulars oder eines Responsive Formulars. Die Erstellung bzw. auch die Anordnung von Feldern ist hiermit deutlich komfortabler möglich, in der untenstehenden Quelle von Nintex ist dies sehr gut zu sehen.

Ein weiterer großer Vorteil ist die neue Funktion "Set Field Value". Die Funktion ist natürlich recht selbsterklärend und dient zum Setzen von (Standard)-Werten eines Feldes. Das Schöne ist, dass es für diese doch recht häufige Anforderung nun nicht mehr notwendig ist, eigenes JavaScript zu hinterlegen.

Die genannten Funktionen werden auch für onPremise Systeme im September/Oktober Update bereitgestellt.

Quelle: Nintex

Persönlicheres Intranet

Immer wieder wird bemängelt, dass Intranet-Portale zu unpersönlich sind. Mit relativ einfachen Mitteln kann man dem entgegenwirken. Beispielsweise mit einer Tageszeit abhängigen Begrüßung der Mitarbeiter.

Die Darstellung von neuen Mitarbeitern mit Name, Bild + Telefon/E-Mailadresse in einem modernen Slider frischt die Seite nicht nur auf, sondern hilft einem auch wirklich weiter, wenn man jemandem Neuen auf dem Flur begegnet. Dasselbe gilt natürlich auch für die Mitarbeiter einer bestimmten Abteilung auf deren Bereich.

Die Möglichkeit, bestimmte Inhalte / Kategorien aktiv zu abonnieren oder eine schlichte Favoritenfunktion kann ebenso dazu beitragen, wie auch Bewertungsfunktionen und Kommunikationsfunktionen.

Gerne können wir Ihnen konkrete Beispiele in einer kurzen Remote Demo zeigen, sprechen Sie uns einfach an.

Themenbezogene Newsfeeds

Die SharePoint Standard Funktionen bieten bereits unterschiedliche Möglichkeiten einer aktiven Benachrichtigung bei neuen Inhalten.

Zum einen gibt es hier die "Benachrichtigen"-Funktion, mit der man sich aktiv via eMail informieren lassen kann, wenn in einer bestimmten Dokumentenbibliothek oder Liste z.B. neue Inhalte hinzukommen. Ebenso existiert mit der "Folgen"-Funktion eine Möglichkeit, sich zu den neuen Inhalten ganzer Websites oder auch einzelner Dokumente auf der mySite auf dem Laufenden zu halten. Leider ist die Nutzung dieser Möglichkeit nicht in Abhängigkeit von Metadaten, z.B. Kategorien möglich.

Mit der Hilfe von Standard Customizing kann z.B. in der mySite eine Funktion bereitgestellt werden, mit dem entsprechend per Managed Metadata verschlagwortete Dokumente, Listenelemente, Kalendereinträge usw. "abonniert" werden können. Die abonnierten Inhalte werden über die SharePoint Suche und deren Refinement Funktionen performant dargestellt. Eine konfigurierbare Push-Funktion via täglicher oder wöchentlicher eMail Zusammenfassung ergänzt die Möglichkeiten.

Gerne demonstrieren wir Ihnen die Funktionen in einer kurzen persönlichen Remote Präsentation.

Collaboration Chaos mit MS?

Jeder, der sich schon etwas länger mit dem Thema Collaboration und Microsoft Lösungen beschäftigt, kennt das - es wurden regelmäßig neue Lösungen wie z.B. O365 Groups oder Teams auf den Markt gebracht. Aber welches der vielen Systeme wie SharePoint, Teams, Yammer, Skype 4 Business und Co. sind denn nun die richtigen, die vor allem langfristigen Bestand haben werden? Denn als Unternehmen möchte man natürlich strategisch nicht auf eine Lösung setzen, die vielleicht in 1-2 Jahren nicht mehr existiert.

Scheinbar ist Microsoft sich dieses Problems endlich bewusst geworden und hat auf der kürzlich stattgefundenen Ignite Konferenz ein Schaubild präsentiert, wie eine sinnvolle Collaboration im Unternehmen stattfinden kann, zumindest wenn man Office365 einsetzt. Dies ist zwar natürlich noch lange keine Garantie dafür, dass die vorgeschlagene Variante längerfristig Bestand hat, aber es ist zumindest eine klare Positionierung.

Im Vorschlag steht SharePoint ganz klar im Mittelpunkt, und zwar für die Bereitstellung und Verwaltung von Content wie z.B. Dokumenten. Mit der totgesagten Plattform Yammer soll die "offene", also nicht themenbezogene Kommunikation, innerhalb des Unternehmens stattfinden, wohingegen MS Teams der Kommunikation innerhalb von (Projekt-)Teams das Mittel der Wahl ist. Interessanterweise wird auch Outlook hier klar benannt, und zwar für zielgerichtete und verbindliche Kommunikation, somit ist die immer wieder einmal totgesagte eMail beileibe nicht tot.

Die "Klammer" um alles können dann die O365 Groups bilden, da diese alle genannten Systeme / Plattformen umfassen können.

 

 

Release von Feature Pack 2 für SharePoint 2016

Im September erfolgte in Form des "September 2017 Public Update" endlich der lange angekündigte Rollout des Feature Pack 2 für SharePoint 2016 onPremise Systeme. Das Feature Pack 1 wurde vor ziemlich genau einem Jahr bereitgestellt, und wer dies noch nicht installiert hat, kann direkt das neue Feature Pack installieren, es inkludiert auch FP1. Wie immer gilt, dass man dies natürlich erst in einer Testumgebung deployen sollte.

Die wichtigste Neuerung ist die Unterstützung für das SharePoint Framework (SPFx). Entwickler können damit nun eigene Webparts / Add Ins entwickeln, die auch in der Cloud funktionieren, da sie auf derselben clientseitigen Logik basieren. Allerdings sind die neueren SharePoint Framework Extensions nicht Bestandteil vom Feature Pack 2. Diese sind weiterhin im Release Candidate Status für SharePoint Online. Natürlich bringt Feature Pack 2 auch viele Optimierungen und Bugfixes für SharePoint Server 2016 mit.

Quelle: Microsoft