Mittwoch, 10. Mai 2017

S-PI als Gold Sponsor auf dem Barcamp 2017 der connect.IT in Heilbronn

Wir freuen uns, dieses Jahr das Barcamp 2017 der connect.IT als Gold Sponsor unterstützen zu dürfen.

Ein Barcamp ist eine sogenannte Unkonferenz. Im Gegensatz zu einer traditionellen Konferenz wird hier das gesamte Programm von den Teilnehmern vor Ort selbst gestaltet, d.h. es gibt keine vorher festgelegten Referenten, sondern alle Teilnehmer sind aufgerufen, ihre eigenen Erfahrungen, ihr Wissen und ihre Ideen einzubringen. Das macht ein Barcamp so spannend.

Aus diesen Themen entsteht vor Ort spontan ein Programm, das inhaltlich vollständig von den Teilnehmern festgelegt wird. Erfahrungen zeigen, dass so ein sehr intensiver Wissensaustausch und tiefgründige Diskussionen entstehen, von denen alle Teilnehmer deutlich mehr profitieren als von üblichen Veranstaltungsformaten mit Referenten.

Typische Themen eines klassischen Barcamp sind z.B. IT, Internet, Social Media, Programmierung, Technik, Open Source, Sicherheit, Projektmanagement, Politik, Gesellschaft, etc.

Ein Barcamp ist offen für alle Teilnehmer, die sich thematisch angesprochen fühlen. Diese haben meist einen beruflichen oder persönlichen Bezug zu Social Media, Internet und IT allgemein. Das Spektrum reicht von Angestellten, Freelancer, Digital Worker, Tekkies, über Studenten und Schüler bis hin zu Unternehmern.

Eines haben alle Barcamper gemeinsam: Das Interesse, ihr Wissen mit anderen Teilnehmern zu teilen und sich gleichzeitig für Neues zu öffnen.

Das Barcamp findet am 20. und 21. Mai ganztägig in der Innovationsfabrik in Heilbronn statt.

Sollten Sie Interesse an der Veranstaltung haben, können Sie uns gerne kontaktieren.

Neue Features für Microsoft Flow

Die systemübergreifende Workflow Lösung "Flow" von Microsoft erhält aktuell seit Mitte April mit dem Q1 Update wieder einige neue Funktionen. Die wohl interessanteste ist eine sehr einfach zu nutzende Genehmigungsfunktion. Diese kann auch mobil genutzt werden.

Außerdem können Flows, jetzt auch Teams, also Gruppen von Personen, zugeordnet werden. Diese sind dann auch die Besitzer der Flows, was bisher immer nur für eine Person möglich war.

Um dem mobilen Gedanken noch mehr Rechnung zu tragen, gibt es jetzt auch direkte Flow Buttons in Form von Widgets für Home und Lock Screens von Smartphones. Dieses ist für Android Geräte bereits verfügbar, folgt aber auch noch für iOS Geräte.

Einige andere neue Funktionen machen das Update durchaus interessant. Den Original Blog Artikel von Microsoft finden Sie hier:
https://flow.microsoft.com/en-us/blog/q1-2017-update/.

Co-Authoring ermöglicht gemeinsames Bearbeiten von Excel Dateien

Bisher nur von Microsoft Word bekannt, unterstützt jetzt auch MS Excel das sogenannte Co-Authoring. Mit dessen Hilfe ist es möglich, gemeinsam an einem Dokument zu arbeiten. Bei einem auf diese Weise gemeinsam genutzten Dokument sieht jeder Bearbeiter die Änderungen der anderen User, die Anzeige erfolgt nahezu in Echtzeit. Um die Kommunikation zu vereinfachen ist außerdem eine einfache Chat-Funktion mit integriert.

Die Funktion Co-Authoring ist in der Webanwendung für Office365 Dokumente (SharePoint Online, OneDrive & OneDrive for Business) und auf Windows Mobile, iOS und Android bereits verfügbar. Aktuell steht sie jedoch nur Anwendern des Office Insider Programms zur Verfügung.

Original Blog Beitrag von Microsoft:
https://answers.microsoft.com/en-us/msoffice/forum/msoffice_excel-mso_win10/co-authoring-comes-to-excel-on-windows-desktops/42ea1b8e-6601-4e53-aeb7-381e50387125?tm=1490716897997.

Microsoft Teams Fähigkeiten und Probleme

Wie bereits in unserem Blogbeitrag vom letzten Jahr beschrieben, gibt es mit Microsoft Teams eine interessante Alternative zur bereits seit längerem bestehenden Collaboration Lösung "Slack". Diese bietet bereits viele nützliche Funktionen, allen voran natürlich die sehr gute Integration in die Microsoft Welt.

Zu den größten Stärken zählen ganz klar die Cross-Plattform Fähigkeit (Windows, MacOS, iOS & Android), sowie die perfekte Integration in die restliche Microsoft Welt. So hat der Nutzer z.B. einen direkten SSO auf Basis des bestehenden Active Directory / Exchange inkl. Integration mit Exchange Kalender und natürlich auch OneDrive for Business, sowie Skype for Business (Erweiterung der Standard Chat Funktionen um Audio, Video und Screen-Sharing).

Dennoch fehlen leider auch noch viele wichtige Funktionen wie z.B. Private Channels (derzeit können noch keine privaten Unterhaltungen zwischen konkreten Personen geführt werden), externe Teilnehmer (z.B. für Partner oder Kunden) und marktübliche Messaging-Funktionen wie Folgen, Stummschalten, Erinnern, Anpinnen etc.

Die meisten dieser Funktionen wurden glücklicherweise bereits konkret angekündigt, und es ist nur noch eine Frage der Zeit, bis sie zur Verfügung stehen.

Nun noch einige generelle hilfreiche Tipps aus unserer Erfahrung:

  • Überlegen Sie, ob Sie Self Service Creation für neue Teams nutzen möchten oder nicht.
  • Bevor Sie ein neues Team erstellen, prüfen Sie zuerst, ob bereits ein passendes existiert.
  • Nutzen Sie auf jeden Fall einheitliche Namenskonventionen für die Teams (z.B. DE-Marketing oder PRJ-ERP Einführung).
  • Erstellen Sie für jedes Projekt ein eigenes Team, vermischen Sie diese nicht.
  • Vermeiden Sie spezielle Anpassungen in der Dokumentenbibliothek der verbundenen SharePoint Site. Custom Metadaten werden in Teams nicht angezeigt, nur im dahinterliegenden SharePoint.
  • Verlinken Sie auf Ihren Team Bereich aus SharePoint heraus, nicht nur umgekehrt.

Sollten Sie Interesse an der Teams Lösung und einer möglichen Integration in Ihre SharePoint / Microsoft Umgebung haben, sprechen Sie uns gerne dazu an.

Office365 Aktion: Analyse Migrationsmöglichkeiten Ihres SharePoint Portals auf O365

Seit kurzem steht die deutsche Microsoft Cloud für Office365 und Azure zur Verfügung, wie bereits dazu berichtet. Da nicht zuletzt diese erfreuliche neue Möglichkeit zu einer immer mehr zunehmenden Attraktivität der Public Cloud im Vergleich zu on Premise Systemen führt, bieten wir aktuell im Rahmen einer Aktion eine kostenfreie Kurz-Analyse für eine Migration zu Office365 Ihrer bestehenden onPremise Umgebung an. Als Ergebnis der Analyse erhalten Sie von uns eine kurze Beschreibung mit möglichen Problemen.

Wir freuen uns über Ihre Kontaktaufnahme.

Freitag, 7. April 2017

Zwei Faktor Authentifizierung

Manche unserer Kunden legen Wert auf eine erhöhte Sicherheit, die über den SharePoint-Standard hinausgeht. Aus diesem Grund haben wir eine Lösung entwickelt, die das Anmeldeverfahren eines SharePoint-Systems noch sicherer gestaltet. Hierbei kommt eine sogenannte „Zwei-Faktor-Authentifizierung“ zum Einsatz. Eine Zwei-Faktor Authentifizierung im klassischen Sinne dient dem Nachweis der Identität durch zwei unabhängige Komponenten, auch Faktoren genannt. In unserem Szenario muss ein Benutzer seine Benutzerdaten kennen und Zugriff auf sein E-Mail Postfach haben. Nachfolgend beschreiben wir kurz wie unsere Lösung funktioniert:

Der Benutzer meldet sich im ersten Schritt wie gewohnt am SharePoint an. Der einzige Unterschied hierbei ist, dass der Benutzer nicht auf Anmelden klickt sondern auf „Code generieren“:

 
Wenn im ersten Schritt der Benutzername und das Passwort richtig eingegeben wurden, erhält der Benutzer folgende E-Mail:
 

Im letzten Schritt der Anmeldung muss der Benutzer den Secure-Code aus der E-Mail eingeben und auf Anmelden klicken. Der Secure-Code ist nur für eine bestimmte Zeit gültig, die Dauer kann nach Bedarf definiert werden.



Falls Sie noch Fragen oder Interesse an dieser oder anderen individuellen Lösungen rund um SharePoint haben, stehen Ihnen unsere Berater gerne zur Verfügung.                                    




 
 

Unterschiede bei Dokumentenbibliotheken in Modern Teamsites vs. klassischer Ansicht

Einige unserer Kunden arbeiten bereits unterschiedlich lange mit Office 365 bzw. SharePoint Online. Im Zuge des SharePoint 2016 Updates wurden hier letztes Jahr zahlreiche neue Funktionen bereitgestellt. Eine dieser Neuerungen sind die "Modern Teamsites", die verschiedene sinnvolle Funktionen mit sich bringen, allen voran ein sogenanntes "Responsive Layout", d.h. die automatische Anpassung der Darstellung für mobile Endgeräte. In diesem Zug wurde auch die Darstellung von Dokumentenbibliotheken modernisiert.

Die neue Darstellung bringt einige sinnvolle Neuerungen mit sich, enthält aber auch viele Änderungen und Einschränkungen im Vergleich zur bekannten älteren Darstellung. Eine der wichtigsten Unterschiede ist, dass es keine Ribbon/Menüband Darstellung mehr gibt.

Die aus unserer Sicht wichtigsten Unterschiede listen wir Ihnen hier auf.

 
Moderne
Darstellung
Klassische
Darstellung
Öffnen in Office
Nein
Ja
Öffnen in Explorer (WebDAV)
Nein
Ja
Speichern ohne Ausfüllen von Pflichtfeldern möglich
Ja
Nein
Auswahl Inhaltstyp beim Einzelupload
Nein
Ja
Dokumentenmappen (Document Sets)
Nein
Ja
Metadata Navigation
Nein
Ja
Externe Daten Spalten
Nein
Ja
Publishing Spalten
Nein
Ja
Excel Export
Nein
Ja
Conditional Formating
Nein
Ja
Responsive Design
Ja
Nein
Anpassbarkeit via Framework
Ja
Nein
Permanente Weiterentwicklung
Ja
Nein
Einfachere "Command Bar" anstatt Ribbon
Ja
Nein
"Anpinnen" von wichtigen Dokumenten an oberster Stelle
Ja
Nein
Kopieren und Verschieben (inkl. Ordner Anlage)
Ja
Ja (nur auf Umwegen)
"Links" zu anderen Dokumenten einfügen
Ja
Ja (nur mit manueller Konfiguration, umständlich)
Spalten (Columns):Sortieren, filtern, Größe ändern direkt in der Listendarstellung
Ja
Nein, nur über Ansichtskonfiguration
Inline Metadata Editing
Ja
Ja (nur mit manueller Konfiguration, umständlich)
Vorschau "Panel" mit allen wichtigen Information inkl. Versionshistorie
Ja
Nein

Zusammengefasst können wir sagen, dass zum aktuellen Zeitpunkt ein kompletter Umstieg auf die moderne Darstellung bzw. der Verzicht auf die klassische Darstellung leider nicht zu empfehlen ist. Dafür fehlen einfach viel zu viele sinnvolle Funktionen.

Immerhin ist es möglich, je Dokumentenbibliothek zu entscheiden, ob diese in der modernen oder klassischen Darstellung angezeigt wird - dies kann jederzeit ad hoc umgestellt werden. Außerdem ist es so, dass alle Bibliotheken die bereits Funktionen enthalten, die von der modernen Darstellung nicht unterstützt werden, automatisch in der klassischen Variante dargestellt werden. Die klassische Darstellung wird auch mindestens noch für das gesamte Jahr 2017 weiter bestehen. Ein Update in Form eines Feature Packs soll im Laufe des Jahres diese Funktionen auch noch für onPremise Systeme bringen.

Sollten Sie weitere Fragen zu diesem Thema haben, freuen wir uns auf Ihre Kontaktaufnahme.