Dienstag, 29. Mai 2012

Customizing der MySite Benutzerattribute in SharePoint 2010

Durch die kontinuierliche Zunahme von Social Media Funktionen im Web sowie auch in Firmennetzen stehen SharePoint Features wie die MySite hoch im Kurs. Sie kann mit einer Menge an Möglichkeiten dazu beitragen, die Kollaboration und den Wissensaustausch im Unternehmen enorm zu verbessern. In der Praxis zeigt sich jedoch auch, dass die MySites manchmal je nach Anforderung um spezielle Funktionen oder Benutzerattribute erweitert werden sollen.
SharePoint bietet standardmäßig schon eine Vielzahl an Benutzerattributen. Diese kann man sich direkt über die Einstellungen der Mysite anschauen.
 
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Alternativ dazu kann man sich die User Properties auch in der Zentraladministration ansehen. Man wechselt hierzu in Application Management > Manage Service Applications. Nachdem man die User Profile Service Application per Klick ausgewählt hat, klickt man in der nächsten Maske auf Manage User Properties unterhalb von People. Hier kann man alle User Properties von SharePoint einsehen.
 
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Die User Properties enthalten zum einen Attribute, die aus dem adaptierten Active Directory importiert werden. Zum anderen sind es auch Eigenschaften, die lokal von SharePoint verwaltet und nicht synchronisiert werden.
 
Hinweis: Um die MySites mit weiteren Atrributen erweitern zu können, ist es Voraussetzung eine User Profile Service Application zu erstellen und hierfür die MySites aktiviert zu haben.
 
Beispielhaft sind folgende Anforderungen definiert:
 
• Erstellen einer neuen Kategorie
• Hinzufügen eines neuen Attributs Twitter-Account
• Property soll vom Benutzer gepflegt werden können
• Benutzer kann Sichtbarkeit steuern
• Property soll neben dem Bild auf der MySite erscheinen
 
Für die aufgeführten Änderungen ist keine Programmierung oder die Nutzung von SharePoint Designer notwendig.
 
Um die gewünschten Änderungen durchzuführen, wechselt man zunächst in die Liste der User Properties wie oben beschrieben. Hier kann man über New Section eine neue Kategorie erstellen:
 
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Für die neue Kategorie wurde der Name Social festgelegt. Im Feld Display Name kann man je nach installierten Language-Packs den Namen für weitere Sprachen hinterlegen. Die eingegebenen Werte lassen sich jederzeit auch wieder ändern. Wenn man sich nun die Liste der User Properties erneut ansieht, erscheint die neue Kategorie am unteren Ende. Die Reihenfolge kann man nachträglich mit den blauen Pfeilen ändern.
 
Um nun das neue Attribut Twitter-Account zu erstellen, klickt man in der User Property Liste auf New Property:
 
 
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Im folgenden Dialog gibt man zunächst im ersten Abschnitt den Namen sowie den Typ der neuen Property ein. Auch hier kann wieder ein weiterer Display Name für die Mehrsprachigkeit eingegeben werden.
 
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Im zweiten Abschnitt kann man festlegen, ob diese Property ein Pflichtfeld sein soll und wer dieses Attribut sehen darf. Durch die Auswahl User can override kann man dem Nutzer allerdings erlauben die Sichtbarkeitseinstellung zu ändern. Anschließend lässt sich noch festlegen, dass der Nutzer die Property editieren kann.
 
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Im nächsten Abschnitt kann man festlegen an welchen Stellen die Property sichtbar werden soll. In diesem Beispiel wird die Property neben dem Profilbild sowie bei allen anderen Properties mitaufgelistet. Eine nützliche Funktion stellt auch das „show updates to the property in newsfeed“ dar.
 
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Im folgenden Abschnitt kann man festlegen inwieweit das Property für die Suche relevant ist. Empfehlenswert ist in diesem Beispiel die Indizierung und die Behandlung des Alias für die Property analog zum Benuter- oder Accountnamen.
 
 
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Im letzten Abschnitt kann noch definiert werden, ob und in welcher Form das Property mit dem Active Directory verknüpft werden soll. Hier kann man, falls gewünscht, eine Synchronisation einstellen.
 
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Durch den Klick auf OK ist das neue Attribut Twitter-Account angelegt. Anschließend kann dieses ebenso wie die Kategorie per blaue Pfeile an die gewünschte Stelle gehievt werden.
Die Konfiguration hierfür ist damit beendet.
 
 
Sieht man nun in den Profileinstellungen der eigenen MySite nach, erscheint unter der Rubrik Social das Property Twitter-Account. Hier kann der Nutzer dann auch, wie zuvor definiert, einstellen, wer dieses Attribut sehen darf.
 
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Sobald man für diese Property einen Wert einträgt, erscheint dieser auch direkt neben dem Profilbild der Mysite:
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Auf diese Art kann man Profile der MySite um zusätzliche Attribute erweitern. Es empfiehlt sich jedoch zuerst zu prüfen, ob die gewünschten Benutzereigenschaften mit Standard-Properties abgebildet werden können und erst falls nicht gegebenenfalls neue Attribute einzuführen.

Falls Sie Unterstützung bei der Konfiguration oder der Erweiterung Ihrer MySites benötigen, sprechen Sie uns bitte direkt an unter Telefon 07131/ 72 40-503 oder per email an contact@s-pi.de.

Mittwoch, 23. Mai 2012

Mögliche Konfigurationsfehler des kumulativen SharePoint-Updates vom Februar 2012 beheben

Das kumulative Update für SharePoint 2010 Installationen vom Februar 2012 kann beim Einspielen häufig zu schon bekannten Problemen führen. Im Folgenden sind hilfreiche Tipps aufgeführt um diese Probleme zu beheben.

Sobald das Update eingespielt wurde, kann es in manchen Fällen zu merkwürdigem Verhalten von SharePoint führen. Es ist möglich, dass es zu Fehlermeldungen kommt, die besagen das der State-Service nicht mehr aktiv ist oder die Suchseite keine Verbindung mehr zum Suchservice herstellen kann.

Nach entsprechendem Verhalten von SharePoint empfiehlt sich zunächst ein Blick in die Zentraladministration . Sollte diese nicht mehr verfügbar sein, kann man im IIS-Manager unter Application Pools den jeweiligen Application Pool für die Zentraladministration wieder manuell starten.

In der Zentraladministration stellt man dann eventuell fest, dass alle Dienste außer dem User Profile Synchronisation Dienst, den man laut Configuration Wizard selbständig starten muss, ordnungsgemäß ausgeführt werden.


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Nun stellt sich die Frage, weshalb die zuvor genannten Fehlermeldungen auftreten, obwohl die Service Applications richtig gestartet wurden. Die SharePoint Logfiles geben in dieser Sache leider auch keinen entsprechenden Hinweis, woher diese Fehler kommen.

Die Antwort darauf ist nicht sofort ersichtlich, die Fehler lassen sich aber nach folgender Überlegung leicht korrigieren:

In SharePoint 2010 kann man die Service Applications in der Zentraladministration starten und hier auch direkt überwachen, ob diese gestartet sind. Jedoch lässt sich hier nicht erkennen, ob die Service Applications auch mit einer Web-Application verbunden sind.

Aus diesem Grund sollte man sich in der Zentraladministration unter Application Management > Manage Web Application die Service Connections der entsprechenden Web Application ansehen.

Es kann sein, dass in der Gruppe default alle Haken gesetzt sind, die Haken in der Gruppe custom allerdings fehlen:
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Falls hier die Haken fehlen, fehlen auch die Verbindungen zwischen der Web Application und den Service Applications. Dies kann die Ursache für die zu Anfang genannten Fehler sein. Nach dem Anhaken der betreffenden Service Applications verrichtet SharePoint seine Arbeit wieder wie gewünscht.

Sollte es nach dem Einspielen von kumulativen Updates zu derartigen Problemen kommen, empfiehlt es sich deshalb in jedem Fall sich die Service Connections anzuschauen. Zudem empfiehlt es sich nach einem Update immer auch nach dem Status der Datenbanken zu sehen. Hierfür navigiert man in der Zentraladministration auf Upgrade and Migration > Review Database Status. Wenn hier im Feld Status „Database is in compatibility range and upgrade is recommended“ steht, kann der folgende Befehl hilfreich sein:

PSConfig.exe -cmd upgrade -inplace b2b -force -cmd applicationcontent -install -cmd installfeatures

Als letzten Schritt empfiehlt sich ein Neustart des SharePoint-Servers.
Sollten Sie Fragen zum Einspielen von SharePoint-Updates haben oder Hilfestellung bei der Konfiguration von SharePoint benötigen, können Sie sich gerne an unser SharePoint-Beraterteam telefonisch unter 07131/ 72 40-503 oder per email an contact@s-pi.de wenden.

Montag, 21. Mai 2012

Verschiedene Ansätze von Enterprise Social Networking mit SharePoint 2010

Xing, Facebook, Twitter, Microblogs und Messenger Funktionen halten verstärkt Einzug in die Unternehmen und stärken die Unternehmenskultur und die Beziehungen untereinander. Eine unternehmensweite und unternehmensübergreifende "Verdrahtung" egal ob aus SharePoint 2010, Microsoft Dynamics CRM, MS Office Outlook 2010 Anwendungssicht. Es werden zunehmend Zusatzprodukte für diese Anwendungen entwickelt, die darauf abzielen die Anwender durchaus intuitiv bei ihrer täglichen Arbeit und verteilten Teamarbeit zu unterstützen. Kommunikation über Messenger sind bereits heute sehr beliebt - mal eben eine Frage an einen Kollegen stellen, während man z.B. an einem Dokument arbeitet. Oder mal eben einen Microblog-Eintrag verfassen, um Wissen an Kollegen/Teammitglieder zu verteilen, sind nur einige Beispiele für Enterprise Social Networking Funktionen im Alltag.

Hier finden Sie einen Überblick über die aktuell am Markt vorhandenen Enterprise Social Networking Zusatzprodukte, die sich in bestehende Client-Applicationen und Serverapplicationen, wie SharePoint 2010 integrieren: http://www.computerwoche.de/mittelstand/2508580/



Quelle: www.computerwoche.de

Mittwoch, 16. Mai 2012

Kumulative Updates für SharePoint 2010 Foundation und SharePoint 2010 Server stehen zur Verfügung

Seit April 2012 stehen kumulative Updates für SharePoint Foundation Server 2010 und SharePoint Server 2010 zur Verfügung.
Die Updates können unter den folgenden Links bei Microsoft bezogen werden:
SharePoint Foundation 2010 (KB-Artikel: 2598321)
http://support.microsoft.com/kb/2598321
SharePoint Server 2010 (KB-Artikel: 2598151)
http://support.microsoft.com/kb/2598151
Hinweis: Es wird empfohlen das entsprechende Update zuerst in einer Testumgebung durchzuführen. In jedem Fall empfiehlt es sich ebenso vorher eine Datensicherung des Systems anzulegen. Die Updates lassen sich über die Exe-Datei installieren. Anschließend führt man danach den Konfigurations​-Wizard von SharePoint aus. Alternativ kann man das Update auch mit dem Befehl: “psconfig -cmd upgrade -inplace b2b -wait” durchführen.

Es ist ratsam dieses Update nur zu installieren, wenn das SharePoint 2010 Service Pack 1 bereits installiert ist.
Gerne beraten und unterstützen wir Sie bei der Installation und möglichen Problemen. Kontaktieren Sie uns hier: http://www.s-pi.de/kontakt/kontakt.aspx?contactName=Geschaeftsleitung&contactTopic=contact

Montag, 14. Mai 2012

Website übergreifende Lookup Felder in SharePoint

Die Begrenzung, dass ein Lookup (Nachschlage-) Feld in SharePoint nur in Listen innerhalb der gleichen Website nachschlagen kann, ist leider auch noch in der Version 2010 vorhanden.
Hinzugekommen ist hier die sehr nützliche Funktion einer relationalen Verbindung und der Möglichkeit zusätzliche Felder aus der Quell-Liste in der Ziel-Liste mit anzuzeigen.

Es gibt allerdings eine einfache Möglichkeit, um ein Lookupfeld die Daten aus Quell-Listen einer übergeordneten Website ziehen zu lassen. Dazu muss das Lookupfeld lediglich als sogenannte Site Column / Websitespalte auf der oberen Website angelegt werden.


  1. Wählen Sie auf der entsprechenden Quell-Website den Befehl "Site Actions / Web Site Settings" (Websiteaktionen / Websiteeinstellungen) aus und klicken Sie auf den Punkt "Site Columns" (Website Spalten).
  2. Klicken Sie auf "Erstellen" und wählen Sie als Typ "Lookup" (Nachschlagen) aus. In den zusätzlichen Einstellungen wählen Sie dann die Liste und die Spalte(n) aus, die Sie anzeigen möchten. Ich empfehle die Websitespalte (generell) in eine eigene Gruppe aufzunehmen.
  3. Gehen Sie in die Liste in der Sie das Lookup Feld nutzen möchten in die Einstellungen und wählen Sie "Aus vorhandenen Websitespalten hinzufügen" aus und fügen Sie die neue Spalte hier mit hinzu.
Wählen Sie auf der entsprechenden Quell-Website den Befehl "Site Actions / Web Site Settings" (Websiteaktionen / Websiteeinstellungen) aus und klicken Sie auf den Punkt "Site Columns" (Website Spalten).


Klicken Sie auf "Erstellen" und wählen Sie als Typ "Lookup" (Nachschlagen) aus. In den zusätzlichen Einstellungen wählen Sie dann die Liste und die Spalte(n) aus, die Sie anzeigen möchten. Ich empfehle die Websitespalte (generell) in eine eigene Gruppe aufzunehmen.
Gehen Sie in die Liste in der Sie das Lookup Feld nutzen möchten in die Einstellungen und wählen Sie "Aus vorhandenen Websitespalten hinzufügen" aus und fügen Sie die neue Spalte hier mit hinzu.


Dienstag, 8. Mai 2012

Datenvolumen pro SharePoint Website bestimmbar?

Die Daten in SharePoint Portalen wachsen stetig. Daten werden in seltenen Fällen gelöscht. Administratoren haben über die SharePoint Web-Oberfläche(n) leider keine Möglichkeit das Datenvolumen pro SharePoint Website/Site abzurufen. Dies ist allerdings essentiell um notwendige Maßnahmen zu treffen, um an Website-Zuständige heranzutreten und Optimierungen vorzuschlagen.

Um sich einen Überblick über das Datenvolumen pro Website zu verschaffen, gibt es ein hilfreiches Tool mit dem Administratoren den Speicherbedarf pro Website in eine CSV-Datei exportieren können.

Das Tool funktioniert mit WSS 3.0 / MOSS 2007 / SharePoint Foundation 2010 und SharePoint Server 2010.


Das "SharePoint Used Space Information" Tool ist zu finden unter Codeplex http://spusedspaceinfo.codeplex.com/

Hinweis: Die Web Analytics der SharePoint Server (2007/2010) bietet diese Information leider nicht. Dafür aber zahlreiche andere Funktionen. Mehr Details hier: http://blogs.msdn.com/b/sharepoint_de/archive/2010/12/07/einf-252-hrung-in-web-analytics-in-sharepoint-160-2010.aspx

Freitag, 4. Mai 2012

SharePoint 2013 / 2012 bzw. SharePoint 15 / Office Wave 15

Die nächste SharePoint Version (voraussichtlich SharePoint 2013) steht sozusagen vor der Tür und wird unbestätigten Gerüchten zufolge Anfang 2013 erscheinen.

Ab Mitte des Jahres soll es eine öffentliche Beta Phase geben. Sicherlich wird es auf der offizieleln Microsoft SharePoint Conference 2012 im November in Las Vegas sehr viel Offizielles dazu geben: http://sharepointportalsolutions.blogspot.de/2012/03/microsoft-sharepoint-conference-2012.html

Einige der mittlerweile bestätigten neuen Funktionen:

· Unterstützung für Multi Tenancy Installationen

· SharePoint Apps Marketplace

· Integration Metro Style von Windows 8

· Education App (Office for Education 15) ähnlich wie Moodle

Wir halten Sie weiterhin über interessante Neuigkeiten rund um die neue SharePoint Version auf dem Laufenen.

Geschäftsprozessautomatisierung mit SharePoint

Kürzlich veröffentlichte die Computerwoche einen Artikel zum neuen BPM-Report 2012. Demnach sind mehr als 75% der Führungskräfte mit der Umsetzung und Automatisierung ihrer Geschäftsprozesse im Unternehmen unzufrieden.

SharePoint bietet ausgezeichnete Möglichkeiten um Prozesse zu modellieren, ablaufen zu lassen und zu dokumentieren. Dies kann schon mit Standardfunktionen erreicht werden. Noch komfortabler lassen sich die Anforderungen aus dem BPM in Verbindung mit Nintex Workflow für SharePoint umsetzen.

Diesbezüglich werden wir im Juni eine Aktion für unsere SharePoint Kunden anbieten:
Wir automatisieren Ihren individuellen Prozess in kürzester Zeit.

Während unserem kostenlosen 1-tägigen Workshops bei Ihnen vor Ort nehmen wir mit den Beteiligten Ihren Prozess auf und beraten Sie über die Umsetzungsmöglichkeiten.
Nach nur 1 Woche können Sie dann den ersten Workflow auf Ihrer SharePoint Plattform einsetzen und bringen damit mehr Geschwindigkeit und Flexibilität in Ihr Unternehmen.

Vereinbaren Sie schon heute einen Termin mit einem unserer Berater:
http://www.s-pi.de/kontakt/kontakt.aspx?contactName=Geschaeftsleitung&contactTopic=contact

Donnerstag, 3. Mai 2012

Nintex Live für SharePoint - Neue SkyDrive Aktion für Workflows

Die Nintex Live Funktionen in Nintex Workflow 2010 haben ein neues Feature: die sogenannten SkyDrive Aktionen. Mit diesen können im Workflow Dateien in der Microsoft Cloud Lösung SkyDrive hoch- und heruntergeladen werden.
Damit ist es z.B. möglich bestimmte Dateien die von überall auf der Welt verfügbar sein müssen, aber innerhalb des geschlossenen Intranet-SharePoint Systems bleiben müssen, zusätzlich dort zu veröffentlichen.
Um die Aktion zu nutzen muss man eine gültige Software Assurance besitzen, und kann dann einfach im Nintex Workflow Designer Ribbon auf "Catalog" klicken.
Haben Sie Fragen zu dieser Funktion und den anderen nützlichen Nintex Live / Nintex Workflow 2010 Funktionen ? Sprechen Sie uns gerne direkt an: http://www.s-pi.de/kontakt/kontakt.aspx?contactName=Geschaeftsleitung&contactTopic=contact