Dienstag, 31. Juli 2012

Deaktiverung der „I like it“ und „Tags & Notes“ Funktion in SharePoint 2010

Seit SharePoint 2010 bietet SharePoint den Nutzern interaktive Möglichkeiten wie den „I like it“-Button sowie „Tags and Notes“. Diese sind dafür gedacht, um den Nutzern die Möglichkeit zu geben mit Inhalten zu interagieren sowie Inhalte zu kategorisieren.

Auf einem englischen SharePoint-System sieht das dann wie folgt aus:


Nun gibt es auch Szenarien mit SharePoint in denen diese Buttons nicht gewünscht sind.
Die Möglichkeit Inhalte zu „liken“ oder zu „taggen“ lässt sich leicht in der Zentraladministration deaktivieren. Hierfür muss man in der Zentraladministration in System-Settings > Farm-Features wechseln. Hier lässt sich dann das Feature „Social Tags und Note Board Ribbon Controls“ deaktivieren.


Durch die Deaktivierung des Features würde diese Funktion jedoch für die ganze Farm abgeschaltet werden, auch in Bereichen in denen sie vielleicht gewünscht ist. Aus diesem Grund ist es empfehlenswert lediglich einer bestimmten Benutzergruppe diese Berechtigung zu entziehen. Diese Änderung kann man auch in der Zentraladministration durchführen. Dafür wechselt man in den Bereich Application Management > Manage Service Applications. Unter dem Punkt „User Profile Service Application“ findet man unter People den Link „Manage User Permissions“. An dieser Stelle lassen sich den Nutzern die entsprechenden Rechte entziehen.


Von nun an werden die Icons für „I like it“ und „Tags and Notes“ nicht mehr angezeigt. Allerdings kann es in manchen Fällen auch vorkommen, dass der Link zur MySite ebenfalls verschwindet wie hier gezeigt:


Dies kann daran liegen, dass das kumulative SharePoint-Update 02/2012 (KB2597150) fehlt. Dieses Update behebt unter anderem diesen Fehler. Die Versionsnummer von SharePoint sollte demzufolge 14.0.6117.5002 oder höher sein. Die Versionsnummer kann in der Zentraladministration unter System Settings > Manage servers in this farm ermittelt werden.

Wichtig: Beim Einspielen des kumulativen Updates vom Februrar 2012 ist darauf zu achten, dass zwingend Service Pack 1 vorausgesetzt wird. Microsoft empfiehlt weiterhin erst das KU für den Foundation und erst dann das KU für den Server einzuspielen.

Eine Versionsübersicht und die Links zu den entsprechenden kumulativen Updates findet man in diesem Artikel:

http://todd-carter.com/page/SharePointVersions.aspx

Unser SharePoint Aktionsangebot im August 2012 – Analyse und Prüfung des Berechtigungssystems von SharePoint

Wir bieten Ihnen diesen Monat eine kostenlose Vorabanalyse für eine Prüfung Ihres Berechtigungssystems von SharePoint an. Dabei untersuchen und prüfen wir die Struktur ihres SharePoints sowie die dazugehörigen Berechtigungen in Form von SharePoint Gruppen, Einzelrechten, Vererbung, Berechtigungsstufen etc. Die Analyse hat zum Zweck, einerseits aufzuzeigen, ob noch Optimierungspotential hinsichtlich der Vereinfachung besteht und zum anderen soll es auch mögliche Sicherheitsprobleme aufzeigen.

Die Analyse wird online mittels einer Fernwartungssoftware wie z.B. Teamviewer von uns durchgeführt. Der Zeitaufwand ist dabei auf 2-3 h begrenzt.

Als Ergebnis erhalten Sie von uns ein kurzes Dokument, das Ihnen aufzeigt, wer in Ihrem Hause, welche Berechtigung hat, welche Schritte noch notwendig sind oder von uns empfohlen werden.

Freitag, 27. Juli 2012

Sicherheitslücken in SharePoint 2010 von Microsoft bekanntgegeben

​Microsoft warnt vor Sicherheitslücken in seiner Serversoftware Microsoft Exchange und Microsoft SharePoint.

Laut dem Artikel aus dem Technet handelt es sich um Sicherheitslücken im Zusammenhang mit den Microsoft Serverprodukten und der Verwendung von Oracle Bibliotheken.

Eine Sicherheitslücke, die mittlerweile durch das letzte CriticalPatchUpdate von Oracle behoben wurde, könnte das Ausführen von schadhaftem Code ermöglichen.

Davon betroffen sind Microsoft Exchange 2007 / 2010 und Fast Search Server 2010 für SharePoint in Verbindung mit der Verwendung von Oracle Biliotheken. In SharePoint sei diese Sicherheitslücke nur dann problematisch sobald das „Advanced Filter Pack“ aktiviert wurde.

Microsoft empfiehlt diese Funktion in SharePoint zu deaktivieren, um die Sicherheitslücke erst einmal provisorisch zu schließen.

Für Microsoft Exchange empfiehlt Microsoft das Transkodieren von Attachments zu deaktivieren, was allerdings dazu führen kann, dass die Vorschau von Dateianhängen in der Weboberfläche Outlook-Web-Access nicht mehr funktioniert.

Sobald entsprechende Patches für die Serverprodukte bereitstehen, wird Microsoft darüber informieren.

Quelle: http://www.heise.de/newsticker/meldung/Microsoft-warnt-vor-Oracle-Luecken-in-Exchange-und-Sharepoint-1652251.html

Wie bekommt man E-Mails zur Archivierung von Outlook am besten nach SharePoint?

​Je nach Szenario kann es sinnvoll sein E-Mails zur Ablage in SharePoint zu speichern. Der englischsprachige Blogpost (http://camerondwyer.wordpress.com/2012/01/04/five-out-of-the-box-ways-to-get-email-into-sharepoint/) von Cameron Dwyer beschreibt diverse Möglichkeiten, E-Mails aus Outlook heraus nach SharePoint zu übertragen. Im Folgenden werden 5 verschiedene Verfahren bezüglich des Vorgehens und ihrer Vor- und Nachteile beschrieben:

1. Möglichkeit: E-Mails manuell abspeichern
 
Bei diesem Verfahren werden E-Mails einfach direkt lokal als Dateien abgespeichert.
Vorgehen:
• Im Outlook auf „Datei speichern unter“ klicken
• Als Format das MSG-Format auswählen
• Die Mail zunächst lokal abspeichern und anschließend per Browser in eine SharePoint Liste oder Bibliothek hochladen
 




 
 
 



 
 
Vorteile:
• Durch das manuelle Hochladen erhält man im SharePoint Upload-Dialog die Möglichkeit die Metadaten bzw. den Inhaltstyp zu pflegen
• Durch die Abspeicherung im MSG-Format kann die Nachricht später problemlos wieder mit Outlook geöffnet werden
 
Nachteile:
• Nimmt viel Zeit in Anspruch
• In den Spalten von SharePoint werden die E-Mail-Attribute nicht angezeigt
 
 
 
2. Möglichkeit: E-Mails direkt an eine Liste oder Bibliothek senden
 
Seit der SharePoint Version 2007 können Listen und Bibliotheken über die Funktion „Eingehende E-Mails“ Inhalte direkt empfangen. Ist der SharePoint Server entsprechend konfiguriert, so werden die Dateien in die jeweilige Listen oder Bibliothek gespeichert. Dieses Vorgehen ist im Blogpost von Joe Olson auf MSDN nochmal näher beschrieben http://blogs.msdn.com/b/joelo/archive/2007/10/23/email-enabled-lists-and-inbound-email.aspx)
 
Vorteil:
• Schnell und einfach
 
Nachteile:
• Hoher Administrationsaufwand für die Einrichtung
• Portalnutzer müssen die betreffenden Adressen der Bibliotheken und Listen kennen und über Änderungen informiert werden
• In den Spalten von SharePoint werden die E-Mail-Attribute nicht angezeigt
• Die E-Mails selbst werden getrennt von den Anhängen gespeichert
• Als SharePoint-Nutzer kann man nicht mehr auf die Original-Mail zugreifen
• E-Mails werden von SharePoint standardmäßig im EML-Format gespeichert und können dann nicht mehr direkt mit Outlook geöffnet werden
• Diese Funktion wird stand heute noch nicht vom in Office 365 integrierten SharePoint Online unterstützt
 
3. Möglichkeit: SharePoint-Bibliothek mit Windows Explorer öffnen
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Bei diesem Vorgehen wird auf eine SharePoint-Bibliothek direkt über den Windows Explorer zugegriffen. Hat man die Bibliothek als Netzlaufwerk verbunden, kann man von nun an Mails aus Outlook per Drag & Drop in die Bibliothek übertragen.
 
Vorgehen:
Man navigiert zur betreffenden SharePoint Bibliothek und markiert sich aus der Adresszeile des Browsers nicht die gesamte Adresse sondern nur den vorderen Teil:
Bsp.: http://[servername]/[dokumentenbibliothek]
 
Diese Adresse muss noch für den Zugriff auf einen „Fileserver“ wie folgt angepasst werden: \\[servername]\[dokumentenbibliothek]
 
Diese Netzwerkadresse in die Adresszeile des Windows Explorers kopieren und mit Return öffnen. Bei häufiger Verwendung sollte mit selbiger Adresse ein Netzlaufwerk im Windows Explorer verbunden werden.
 
Vorteile:
• Einfache Möglichkeit zum Verschieben einzelner und mehrerer Mails
• E-Mails werden im gewohnten Outlook MSG-Format gespeichert
 
Nachteile:
• Funktioniert nur bei SharePoint Bibliotheken
• Keine optimale Schnittstelle von SharePoint, da die Eingabe von Metadaten nicht unterstützt wird
• Durch das einfache Hochladen der Dateien können eventuell
 
Dokumentenmanagementfunktionalitäten und eingebundene Mechanismen zur Datenvalidierung umgangen werden.
 
 
4. Möglichkeit: SharePoint-Bibliothek über WebDav öffnen
 
 
 
 
 
 
 
 
Bei dieser Variante wird ähnlich wie bei der 3. Möglichkeit eine SharePoint Bibliothek mit dem Windows Explorer geöffnet. Der Unterschied dabei ist der, dass das Öffnen aus der Ribbon der SharePoint-Bibliothek heraus über den Menüpunkt „Mit Explorer öffnen“ erfolgt. Auch bei diesem Verfahren können Mails aus Outlook per Drag & Drop in ein Windows Explorer Fenster gezogen werden. Die Verbindung vom Client-PC zum SharePoint Server läuft dann jedoch über das WebDav-Protokoll.
 
Vorteile:
• Vergleichbar mit der 3. Möglichkeit, wobei die Kommunikation über WebDav als erweitertes Http-Protokoll allgemein bessere Möglichkeiten zur Dateiübertragung bietet
• E-Mails werden im gewohnten Outlook MSG-Format gespeichert
 
Nachteile:
• WebDav unterstützt nur ein Teil der SharePoint Funktionalität
• Eingabe von Metadaten werden auch hier nicht unterstützt
• Probleme in Kombination mit SharePoint & Load Balancer
• Durch das einfache Hochladen der Dateien können eventuell
 
Dokumentenmanagementfunktionalitäten und eingebundene Mechanismen zur Datenvalidierung umgangen werden.
 
5. Möglichkeit: Drag & Drop in eine SharePoint-Diskussionsrunde
 
Man kann SharePoint in Outlook auch über Diskussionsrunden andocken, um z.B. per Drag & Drop E-Mails in ein Forum zu speichern. Zwingende Voraussetzung ist hierfür allerdings, dass eingehende E-Mails in der Farm aktiviert sind.
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Vorgehen:
• Einrichten einer Diskussionsrunde über Websiteaktionen -> Weitere Optionen -> Erstellen einer Diskussionsrunde
• Zur erstellten Diskussionsrunde in SharePoint navigieren und auf den Menüpunkt „Verbindung mit Outlook herstellen“ klicken
In Outlook erscheint die NEU verknüpfte Liste nun unter SharePoint-Listen. Von jetzt an lassen sich E-Mails aus Outlook heraus in diese Liste ziehen.
 
Vorteile:
• Ermöglicht einfaches Drag & Drop
• Keine administrative Einrichtung nötig
• Inhalte der Diskussionsrunden sind in Outlook sowie in SharePoint einsehbar
 
Nachteile:
• E-Mails werden nicht im MSG-Format gespeichert
• Eingabe von Metadaten nicht unterstützt
• Integrität der Mail-Nachricht ist nicht gewährleistet
 
Fazit
Möchte man E-Mails aus Outlook / Exchange heraus in eine SharePoint-Archivierung überführen, stellt Microsoft bereits mit Standardmitteln einige Möglichkeiten bereit. Jede Methode hat dabei natürlich ihre Vor- und Nachteile. Für erweiterte Funktionalität oder Bedienkomfort können auch Zusatzlösungen von Drittanbietern wie harmon.ie for SharePoint zum Einsatz kommen.
 
Sollten Sie Fragen zu diesem Thema haben, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung unter contact@s-pi.de.

Freitag, 20. Juli 2012

SharePoint Referenzprojekt: SharePoint Wiki-Erweiterung für Entwicklungen

Auf Basis des SharePoint Servers 2010 wurde die Standard Wiki-Funktion für den Einsatz in ITEntwicklungsabteilungen (z.B. als Wissensdatenbank) erweitert. Zunächst wurde von uns ein Tool für automatisches Syntax Highlighting (über 20 verschiedene Programmiersprachen wie z.B. C#, Perl, Java, ABAP) innerhalb der Standard Ribbon integriert. Dieses ermöglicht einfach und schnell per Copy+Paste, Code-Blöcke in das Wiki einzufügen und per Mausklick korrekt zu formatieren.

Mit einer weiteren S-PI Erweiterung kann nun jeder Benutzer des Wikis einzelne Codeblöcke markieren und mit einer weiteren Funktion in der Ribbon als Datei exportieren. (z.B. als CodeSnippet1.cs).




Auswahl der relevanten Programmiersprache

 
Selektion des gewünschten Blocks und Export desselben
Sollten Sie Fragen zu diesem Thema haben, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung unter

Dienstag, 17. Juli 2012

SharePoint 2010 CU vom Juni 2012 released

​​Microsoft hat vor ein paar Tagen die kumulativen Updates der SharePoint 2010 Produktfamilie vom Juni 2012 veröffentlicht. Vor der Installation wird dringend empfohlen zu prüfen, ob das Service Pack 1 von SharePoint 2010 bereits auf dem Server installiert ist, denn nur dann sollte die Installation durchgeführt werden. Die Downloads finden Sie in den folgenden KB-Artikeln:

SharePoint Foundation 2010 (KB-Artikel: 2598373)
http://support.microsoft.com/kb/2598373
 
SharePoint Server 2010 (KB-Artikel: 2598354)
http://support.microsoft.com/kb/2598354
 
SharePoint Server 2010 inkl. Project Server (KB-Artikel: 2598355)
http://support.microsoft.com/kb/2598355
 
Nach der Installation des Hotfixes müssen die Configurations-Wizards auf jeder SharePoint-Maschine in der Farm ausgeführt werden.
 
Hinweis: Der Hotfix für den SharePoint Server 2010 beinhaltet den Hotfix für den SharePoint Foundation 2010. Das bedeutet, es muss immer nur die Installation eines Packages durchgeführt werden.
 
Wie immer empfiehlt es sich dieses Update zuerst auf einem Testsystem einzuspielen. Sollten Sie Hilfe beim Installieren des Updates oder der Konfiguration Ihrer Farm benötigen, wenden Sie sich bitte gerne an einen Berater unter 07 131/ 72 40-500 oder contact@s-pi.de.

Neue Nintex Forms 2010 Version veröffentlicht

​​Am 22. Juni hat unser Partner Nintex eine neue Version seines innovativen Produktes Nintex Forms 2010 veröffentlicht. Das neue Release unterstützt nun 10 weitere Sprachen, darunter auch Deutsch. Außerdem wurde an der Funktionalität von Nintex Forms zur Veröffentlichung in die Cloud (Nintex Live) geschraubt. So unterstützen Nintex Live Forms nun auch Listenanhänge und externe Inhaltstypen.

Kunden, die eine Software Assurance gekauft haben, können wie immer kostenlos auf die neue Version updaten.
 
Weitere Informationen zu diesem Update finden Sie in den Release Notes unter
http://nintexdownload.com/sl/supportfiles/NF2010_version_history.pdf.
 
Die Installationsdateien sowie Handbücher können hier http://connect.nintex.com/files/folders/download_and_update_nf2010/default.aspx heruntergeladen werden.

Sollten Sie noch Fragen zu Nintex Forms 2010 oder Nintex Workflow 2010 haben, rufen Sie oder mailen Sie uns gerne direkt an.

Dienstag, 10. Juli 2012

Erfolgreiches Wissensmanagement mit SharePoint

Allgemeine Fakten zu Wissensmanagement
Die oft zitierte Analogie „Wissen ist Macht“ hat in unserer Gesellschaft eine neue Aktualität und Brisanz erhalten. Allerdings ist dieses Wissen nur dann „Macht“ bzw. hilft einem Unternehmen, wenn es mittels eines Wissensmanagements den Mitarbeitern in sinnvoller Weise zur Verfügung steht und auch gelebt wird.

Um ein erfolgreiches Wissensmanagement, oft auch Knowledge Base genannt, aufzubauen, muss zunächst einmal etwas auf das Thema Wissensmanagement generell eingegangen werden. Viele Firmen haben zum Thema Wissensmanagement ähnliche Probleme, evtl. erkennen Sie sich in einem der folgenden Punkte wieder:

- Sie erzeugen zwar sehr viel Dokumentation - aber wird diese auch genutzt, bzw. erfolgt ein echter Wissenstransfer?
- Sind Ihre Mitarbeiter motiviert und von der Notwendigkeit Wissen zu speichern überzeugt?
- Haben Sie einen Anreiz mit der Ressource Wissen sinnvoll zu arbeiten?
- Wird das Wissen überhaupt gespeichert und wenn ja, strukturiert und auffindbar?
- Wird das Wissen evtl. oft extern je nach Bedarf eingekauft und geht dann verloren?
Die oben genannten Punkte führen zwangsläufig zu problematischen Konsequenzen. So wird oft sehr viel Zeit für eine oft mühsame Aufnahme von Wissen verwendet. Schlimmer noch ist, dass dieses Wissen häufig nicht strukturiert gespeichert ist, sondern nur in den Köpfen der einzelnen Beteiligten zu finden ist und somit anderen Mitarbeitern zur Recherche nicht zugänglich.
Um eine sinnvolle Strategie entwickeln zu können, ist zunächst die Definition des Begriffs „Wissen“ zu klären. Es sollte beispielsweise klar sein, ob es eher um die sogenannte „Kodifizierung“, also der Nutzung von vorhandenem Wissen geht oder eher um eine „Personalisierungsstrategie“, d.h. um die Verteilung von sehr komplexem Wissen und vor allem der Generierung von neuem Wissen.
Beide Fälle von Wissensmanagement können jedoch mit technischen Hilfsmitteln sehr gut unterstützt werden. Allerdings wird eben dieser Aspekt leider häufig vernachlässigt oder nicht optimal umgesetzt, auch wenn es das letzte Glied in der Kette eines erfolgreichen Wissensmanagement ist.
Mit einigen sehr einfachen allgemeinen Grundregeln kann man hier schon sehr viel erreichen:
- Das Wissen/ die Informationen sollten sauber und vor allem strukturiert dokumentiert sein
- Erarbeitetes Wissen (z.B. in einem Projekt) sollte möglichst schnell festgehalten werden
- Das Wissen muss allen Mitarbeitern gleichermaßen einfach zugänglich sein
- Evtl. kann sich auch der Einsatz von sogenannten Yellow Pages, also Profilen von internen und externen Fachexperten empfehlen
Allerdings nützt die technische Umsetzung und Unterstützung nichts, so lange die Menschen nicht integriert und motiviert und die organisatorischen Rahmenbedingungen nicht geschaffen sind. Diese beiden Punkte sind bei der Planung neben dem technischen Aspekt ebenso zu berücksichtigen.

Analyse und Definition

Um ein erfolgreiches Tool zur Verwaltung des Wissens aufzubauen, sollte man einige wichtige Themen analysieren und definieren:
- Analyse wie und wo wird derzeit Wissen erzeugt (auch extern eingekauftes)
- Ziele und Zielgruppen des Systems definieren
- Aufnahme der Wissenstopografien
(Art des Wissens, z.B. Prozesswissen, Produktwissen, Methodenwissen)
- Detailanforderungen aufnehmen
o Wer darf neue Ordner/ Themen anlegen
o Welche Informationen werden wo abgelegt
o Wer darf Inhalte löschen
o Wer ist Ansprechpartner und verantwortlich für die Qualität der Inhalte
- Definition der (organisatorischen) Rahmenbedingungen, die notwendig sind
- Analyse des bereits eingesetzten Systems
(Groupware, Intranet, Social Media, Laufwerke etc.)
- Muss/ Soll bereits vorhandenes Wissen (z.B. in Laufwerken) übernommen werden

Die technische Lösung – Microsoft SharePoint als Wissensplattform


Wichtig ist es hierbei, das Wissen in der richtigen Qualität und Quantität zur richtigen Zeit an den richtigen Ort zu bringen. Das Wissen kann den Nutzern mittels des sogenannten Push-(das automatische Verteilen des Wissens, z.B. via eMail) und Pull-Prinzip (das explizite Abrufen des Wissens durch den Mitarbeiter) zur Verfügung gestellt werden.
Die Microsoft SharePoint Plattform bietet Ihnen bereits im Standard diese beide Möglichkeiten und vieles mehr.

Welche Möglichkeiten der Strukturierung und allgemeinen Verwaltung stellt SharePoint für Wissensmanagement zur Verfügung?


Abbildung 1 Beispiel SharePoint Metadaten
- Klassifizierung und Strukturierung mittels Metadaten
Egal welches der folgenden SharePoint Funktionen man verwendet. Eines ist generell sehr wichtig und zwar die Definition der sogenannten Metadaten und darauf aufbauend evtl. der Einsatz von Templates/ Vorlagen für die Erfassung und Verwaltung des Wissens. SharePoint bietet hier mit seinen Metadatenfunktionen ein ausgereiftes, einfaches, flexibles und anpassbares System. Beispiele für solche Metadaten sind Gültigkeitsinformationen (Datum), Querverweise, Dokumentenstatus, Schlagworte, Themen und vieles mehr.

Mit der Definition von Vorlagen in denen diese Metadaten kategorisiert und einheitlich erfasst werden ist eine Strukturierung der Daten sowie eine einfachere Auffindbarkeit gewährleistet. In SharePoint 2010 wurden diese Möglichkeiten stark erweitert. So ist es z.B. möglich die Metadaten für eine zentrale, serverübergreifende Nutzung in einen sogenannten „Content Type Hub“ auszulagern und hierarchisch definierte Metadaten (z.B. Themen und Unter-Themen) als sogenannte „Managed Metadata“ (Verwaltete Metadaten) zentral und dezentral anzulegen und zu verwalten.
- Definition einer Ordnerstruktur
Die Struktur kann sowohl klassisch in Ordnern angelegt werden, aber auch über die Metadatenklassifizerung in einer Baumdarstellung


Abbildung 2 Beispiel Metadaten Navigation

Welche konkreten Werkzeuge/ Tools können für die Erfassung von Wissen genutzt werden?

- Blog
Wenn man die Mitarbeiter fragt, warum Sie ihr Wissen nicht erfassen, kommt oft die Antwort, dass keine Zeit dafür vorhanden ist. Für eine einfache und sehr schnelle Erfassung und Verteilung von Wissen ist hier z.B. die Blog-Technologie vorhanden. Blogs sind eine sehr direkte und unstrukturierte Wissenserfassung, die zumindest durch Leitlinien geführt werden sollte. Beispiele für interne Blogs sind: Newsletter, fachspezifische Blogs, Wissensentwicklung, Ergebnis- und Erfahrungsberichte zu einem Projekt usw.
Abbildung 3 Beispiel SharePoint Blog


- Wiki
Der Begriff Wiki stammt von Wikipedia, das sich aus „wikiwiki“, dem hawaiischen Wort für „schnell“ und „encyclopedia“ zusammensetzt. Ein Wiki ist in der Regel eine gemeinschaftlich verwaltete Seite, deren Inhalte ohne große technische Vorkenntnisse direkt geändert, ergänzt und gelöscht werden können. Im Vordergrund steht hierbei die kooperative Erstellung von Produkten/ Inhalten.
Eine typische Redaktion mit einem Genehmigungsprozess gibt es dabei oft nicht, das Prinzip basiert auf der Annahme, dass sich die Benutzer gegenseitig kontrollieren und korrigieren. Durch die einfache Möglichkeit Querverweise zu setzen sowie Inhalte wie Dokumente, Bilder etc. einfach und schnell einzupflegen stellt das Wiki in SharePoint ebenfalls ein sehr gutes Instrument zur Wissensverwaltung dar. Beispiele für ein Wiki wären die Erstellung einer Falldatenbank, FAQ, Tipps für neue Mitarbeiter oder die Erstellung eines Glossars für unternehmensrelevante Fachbegriffe.

Abbildung 4 Beispiel SharePoint Wiki
- Diskussionsforen
Diskussionsforen erleichtern die Zusammenarbeit von virtuellen Teams. Bei Beachtung einiger wichtiger Regeln können damit unabhängig von Zeit und Ort Wissensbeiträge der Mitarbeiter eingestellt werden. Mit Hilfe dieses Tools können z.B. Lösungen zu Problemstellungen erarbeitet werden oder konkrete Fragen beantwortet. Somit wird Wissen identifiziert, erzeugt und verteilt.

Abbildung 5 Beispiel SharePoint Diskussionsforum



- Yellow Pages / SharePoint mySite
Die SharePoint mySite Technologie stellt im Prinzip eine Art „Xing“ fürs Unternehmen dar. Jeder Mitarbeiter erhält hier eine Profilseite auf der er sich und seine Fähigkeiten darstellen kann. So kann er z.B. auch mittels Success Stories über erfolgreiche Projekte berichten und deren Fallstricke/ Probleme und die umgesetzten Lösungen darzustellen. Die Yellow Pages sind eine sehr stark personenbezogene Art Wissen von Personen zu verwalten. In Kombination mit der SharePoint Suchfunktion kann so z.B. problemlos ein Mitarbeiter mit Kenntnissen in der Kombination von SharePoint mit SAP gefunden werden.

In den Yellow Pages kann der Mitarbeiter auch problemlos Lesezeichen/ Bookmarks auf für Ihn wichtige Inhalte des Wissensmanagements setzen.



Abbildung 6 Beispiel SharePoint mySite
- Anbindung von Client-Programmen
Durch die sehr gute Integration der Microsoft Office Werkzeuge ist eine Erfassung der jeweiligen Inhalte z.B. auch mittels Word möglich. Hier kann dann direkt im Word Dokument die Klassifizierung bzw. die Pflege der Metadaten erfolgen.


Welche Möglichkeiten der Wissensverteilung an den Mitarbeiter bietet SharePoint?


- Suchmaschine
Wissen ist ein kostbares Gut, wird aber häufig nicht gefunden. Daher ist eine gute Suchstrategie sehr wichtig. Neben der reinen Volltextsuche (auch in Dokumenten) bietet SharePoint hier auch die Möglichkeit nach Keywords (den Metadaten) zu suchen, sowie die Suche über Filtermöglichkeiten einzugrenzen oder gar zu personalisieren.
Eine weitere sehr wichtige Funktion ist die sogenannte Personensuche. Mit ihr lassen sich schnell und einfach Informationen zu bestimmten Mitarbeitern finden oder auch Mitarbeiter mit bestimmten Fähigkeiten ermitteln. Im Optimalfall wird für das Wissensmanagement sogar ein eigenes Suchcenter konfiguriert in dem die entsprechen Kriterien und Kategorien abgefragt werden können.

Mit der Funktion „Federated Search“ können sogar noch externe Wissensquellen in die Suche mit eingebunden werden (z.B. Google / Wikipedia etc.)

Abbildung 7 Beispiel SharePoint Suche

Abbildung 8 Beispiel SharePoint Personensuche


- Push-Technik/ Newsletter
Über die Standardfunktion „Benachrichtigungen“ kann SharePoint den Nutzern automatisch neu erzeugtes Wissen z.B. via eMail und RSS-Feeds zur Verfügung stellen. Jeder Mitarbeiter kann dies individuell je nach Bedarf und Wunsch verwenden. In Kombination mit der Suchfunktion kann dies sogar für ganz spezielle Begriffe verwendet werden (z.B. wird ein bestimmter Mitarbeiter immer informiert, wenn ein neuer Text zum Thema „Motoren“ eingestellt wird).
- Personalisierungsfunktion
Jeder Mitarbeiter könnte sich z.B. seine individuelle Startseite im Bereich Wissensmanagement aufbauen, indem z.B. die einzelnen Module (die Webparts) individuell zusammengestellt werden.
- Mobile Ansicht + Offline Bereitstellung
Alle wichtigen Inhalte eines SharePoint Systems (z.B. auch Wiki-Inhalte) werden automatisch in einer mobilen Ansicht (für Smartphones etc.) bereitgestellt. Zusätzlich kann es z.B. für Personen, die sehr viel unterwegs sind, auch interessant sein, die Inhalte der Wissensdatenbank auch immer offline dabei zu haben. Hierzu gibt es ebenfalls verschiedene Möglichkeiten, unter anderem die Microsoft Client Applikation „SharePoint Workspace“, die auch in einer App für Windows Phone und demnächst iPhone/ Android zur Verfügung steht.

Wie unterstützt SharePoint die wichtige Bewertung des verwalteten Wissens?

- Bewertungsfunktion
Mit der Standardfunktion „Rating“ kann das in Form von Dokumenten und Texten erfasste Wissen von den Mitarbeitern bewertet werden. Denn nicht die Quantität des erfassten Wissens, sondern vor allem die Qualität ist von entscheidender Bedeutung für ein erfolgreiches Wissensmanagement. Der Verfasser hat auf diese Weise ein direktes Feedback über seine Inhalte und die Geschäftsführung erhält einen Überblick über sinnvolle und weniger sinnvolle Beiträge. Auf diese Weise können z.B. wertlose Informationen entfernt bzw. überarbeitet werden.
- Reporting und Auswertung
Mit verschiedensten Ansätzen kann der Wert von gespeichertem Wissen gemessen werden, z.B. die Abfragehäufigkeit der Inhalte, die Bewertungsfunktionen, die Messung der Suchzeiten bzw. Suchergebnisse.

Sollten Sie Interesse an weiteren Informationen haben oder planen Sie konkret die Einführung einer Wissensmanagement-Plattform in SharePoint, kontaktieren Sie uns gerne.

Unser SharePoint Aktionsangebot im Juli 2012 – Migrationsanalyse von SharePoint 2007 zu 2010


Wir bieten Ihnen diesen Monat eine kostenlose Vorabanalyse für eine Migration Ihres SharePoint 2007 Systems auf die SharePoint 2010 Plattform an.
Dies beinhaltet sowohl den Wechsel von SharePoint Services (WSS) 3.0 auf SharePoint Foundation, als auch den Wechsel von MOSS 2007 auf SharePoint Server 2010.

Die Analyse wird online mittels einer Fernwartungssoftware wie z.B. Teamviewer von uns durchgeführt. Der Zeitaufwand ist dabei auf 2-3 h begrenzt.

Als Ergebnis erhalten Sie von uns ein kurzes Dokument, das Ihnen aufzeigt, ob eine Migration problemlos möglich ist, bzw. welche Schritte (z.B. Update von Zusatzkomponenten etc.) ggfs. noch notwendig sind oder von uns empfohlen werden.

Die Analyse umfasst z.B. die Prüfung auf Zusatzkomponenten und deren Auswirkungen, wie auch beispielsweise notwendige Anpassungen von Masterpages etc. Weiterhin enthält das Ergebnis eine Aufwandsschätzung für die Durchführung der Migration mit unserer Unterstützung. Gerne führen wir nach der kostenlosen Vorabanalyse auch eine Probemigration durch, um Ihre Planungssicherheit weiter zu erhöhen.


Sollten Sie Fragen zu diesem Thema haben, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung unter contact@s-pi.de.

SharePoint und die Wichtigkeit des Look & Feels

​Schon seit vielen Jahren macht die Firma Siller Portal Integrators GmbH Projekte im Bereich SharePoint. In der Praxis zeigt sich immer wieder, dass Firmen bereit sind, ein hohes Budget für jegliche Art von Lösungen und Anpassungen von SharePoint zu investieren.
Leider wird dabei oft die Komponente Screen-Design außer Acht gelassen. Als Grund dafür wird oft genannt, dass SharePoint nur für den internen Gebrauch gedacht ist oder dass das Budget dafür nicht ausreicht.
Dies führt unserer Erfahrung gemäß häufig zu Akzeptanzproblemen bei den Nutzern. Der Akzeptanz sollte bei einem SharePoint-Projekt jedoch immer große Beachtung beigemessen werden, denn Sie stellt eine der Herausforderungen bei der Einführung von SharePoint dar.
Um also das volle Potential von SharePoint auszuschöpfen, ist es wichtig, jeden einzelnen Nutzer von SharePoint zu überzeugen. Der erste Kontakt, die erste Erscheinung eines Softwaresystems geht zwangsläufig mit der optischen Benutzeroberfläche einher.
„Umso wichtiger ist es dem Benutzer zu symbolisieren, dieses SharePoint gehört zu unserer Firma, das sieht man doch.“
Grundsätzlich kann schon mit einfachen Mitteln (z.B. durch Anbringung vom Logo oder Anpassung der verwendeten Farben) viel erreicht werden. Aber auch komplexe Designumsetzungen sind möglich. In jedem Fall gilt es natürlich die genauen Anforderungen zu prüfen. So ist z.B. bei einem SharePoint als Internet-Site darauf zu achten, welche Seitenlayouts (CI-Konform) verwendet werden, welche Dinge anonyme Nutzer sehen dürfen oder ob Barrierefreiheit benötigt wird.
Bei SharePoint für lokale Intranet-Sites stehen eher Themen wie eine ergonomische Benutzeroberfläche und eine einfache Navigation im Vordergrund.
 
In den meisten Fällen empfiehlt Siller Portal Integrators aus den genannten Gründen, Investitionen auch für eine bessere Usability und einen sofortigen Wiedererkennungswert von SharePoint in Betracht zu ziehen.
 
Einige unserer Referenzprojekte:

 
• Intranet Helmholtz Zemtrum für Infektionsforschung
• Hochschule Albstadt Sigmaringen
• Wittenstein AG
• EKD-Evangelische Kirche Deutschland
 
Falls Sie Unterstützung bei der Gestaltung Ihres SharePoints benötigen, wenden Sie sich bitte an contact@s-pi.de.

Freitag, 6. Juli 2012

Offizieller Mainstream Support der SharePoint 2007 Technologie endet im Oktober

​​Seit dem Launch im Mai vor zwei Jahren freut sich SharePoint Foundation & SharePoint Server 2010 sehr großer Beliebtheit. Die Vorgängerversionen Windows SharePoint Services 3.0 und Microsoft Office SharePoint Server 2007 sind aber schätzungsweise noch immer in vielen Unternehmen im Einsatz. Der Umstieg auf die aktuelle Version von SharePoint ist sehr zu empfehlen. Nicht nur weil umfangreiche Verbesserungen vorgenommen wurden und SharePoint 2010 wieder mit einer „kostenlosen“ Variante daher kommt. Am 9. Oktober diesen Jahres kommt noch ein weiterer Grund hinzu, denn da endet der Mainstream Support von Microsoft für den SharePoint Server 2007. Dies können Sie der Microsoft Support Lifecycle Seite unter http://support.microsoft.com/lifecycle/?p1=11373 entnehmen.
Nach dem 9. Oktober werden also keine Hotfixes und keine Kumulativen Update Packages (CU‘s) mehr für SharePoint Server 2007 von Microsoft bereitgestellt. Lediglich die Sicherheits-Fixes werden weiterhin veröffentlicht. Darüber hinaus gewährt Microsoft jedoch noch bis zum Jahr 2017 den Extended Support, welcher an besondere Vereinbarungen geknüpft ist. Siehe http://support.microsoft.com/gp/lifepolicy
Die Firma S-PI hat schon eine Vielzahl erfolgreicher Migrationen durchgeführt. Falls Sie Unterstützung bei Ihrer Migration von SharePoint benötigen, können Sie gerne einen unserer Berater kontaktieren: support@s-pi.de

Dienstag, 3. Juli 2012

Kumulatives Update für SharePoint 2010 vom April wieder online

​​​Das Kumulative SharePoint Update des Monats April 2012 wurde Ende Mai von Microsoft wieder zurückgezogen, da es Fehler enthielt (siehe KB-Artikel). Seit dem 14.06.2012 hat Microsoft das Update wieder zur Verfügung gestellt. Unter folgenden Links, kann man sich die Updates herunterladen:
• SharePoint Foundation 2010 CU Package (KB2598321)
http://support.microsoft.com/kb/2598321
• SharePoint Server 2010 CU Package (KB2598151) http://support.microsoft.com/kb/2598151
Das Installieren des Updates erfordert zuletzt einen Neustart des Servers. Nach dem Einspielen des korrigierten CU sollte der Versionsstand von SharePoint nicht 14.0.6120.5000 (ursprüngliches CU vom April) sondern 14.0.6120.5006 sein.
Sollten Sie Fragen zum Einspielen von SharePoint-Updates haben oder Hilfestellung bei der Konfiguration von SharePoint benötigen, können Sie sich gerne an unser SharePoint-Beraterteam wenden: contact@s-pi.de

Kumulatives Update vom Juni 2012 für WSS 3.0 und MOSS 2007 erschienen

​​Am 26. Juni hat Microsoft das Kumulative Update Package des Monats Juni für WSS 3.0 und den MOSS veröffentlicht. Die Knowledgebase-Artikel mit den Downloadlinks finden Sie hier:
Windows SharePoint Services 3.0 (KB-Artikel: 2687257)
http://support.microsoft.com/kb/2687257
Microsoft Office SharePoint Server 2007 (KB-Artikel: 2687256)
http://support.microsoft.com/kb/2687256
Es ist ratsam dieses Update nur zu installieren, wenn das WSS 3.0 / MOSS 2007 Service Pack 3 bereits installiert ist. Wie immer gilt die Empfehlung den Hotfix zuerst in einer Testumgebung zu installieren.
Nach erfolgreicher Installation muss der Konfiguration-Wizard auf jeder Maschine in der Farm ausgeführt werden.
Das CU für die Unternehmen, die SharePoint 2010 nutzen, müsste in Kürze veröffentlicht werden. Das Erscheinen dieser Updates kann hier verfolgt werden:
S-PI hält Sie darüber auf dem neusten Stand. Falls Sie Fragen zur Installation haben, beraten und unterstützen wir Sie gerne. Kontaktieren Sie uns unter: http://www.s-pi.de/kontakt/kontakt.aspx?contactName=Geschaeftsleitung&contactTopic=contact