Donnerstag, 7. Dezember 2017

S-PI Datenschutzlösung "compMS"


Am 25.05.2018 wird die Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) für alle EU-Mitgliedsstaaten verpflichtend. Dieser verschärfte Datenschutz wirkt sich massiv auf das Datenmanagement der Unternehmen in der gesamten europäischen Union aus, so auch in Deutschland. Praktisch alle Unternehmen hierzulande sind betroffen.

Bei Nichteinhalten drohen empfindliche Geldstrafen und Imageschaden. Um das zu vermeiden, ist eine Datenmanagement-Strategie notwendig, die den Anforderungen der EU-DSGVO gerecht wird.

Die Datenschutzmanagement-Lösung compMS für externe Beratungshäuser (Datenschutzbeauftragte), einzelne Unternehmen, aber auch Konzernstrukturen dient dazu, die auf Grund der EU-DSGVO erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen in Unternehmen umzusetzen.

Für alle diese Anforderungen stehen in compMS geeignete, integrierte Prozesse bereit:
  • Dokumentieren, Nachhalten und Auswerten der für die DSVGO notwendigen Informationen.
  • Erfassen und bewerten des Schutzniveaus der technischen und organisatorischen Maßnahmen.
  • Automatische Risikoanalysen, Identifizierung von Risiken mit Ampelgrafik und passenden Maßnahmenvorschlägen.
  • Erinnerung an die Überprüfung von bestimmten Maßnahmen und datenschutzrelevanten Bereichen.
  • Protokollieren von datenschutzrelevanten Vorfällen inkl. vorgefertigten Meldungen.
  • Umfangreiche Muster und Checklisten für datenschutzrelevante Themen.
  • Anlegen von Rollen- und Berechtigungskonzepten für Mitarbeiter mit Verwaltung von deren Verpflichtungen und Einwilligungen.
  • Protokollierungen zu Datenverarbeitungen.
  • Sowohl für onPremise-Umgebungen als auch in der Private Cloud verfügbar.
Der im compMS integrierte, auf das PDCA-Model aufbauende Kontrollzyklus – plan, do, act, check – unterstützt dabei, in regelmäßigen Abständen bestehende Maßnahmen auf ihr Schutzniveau hin zu überprüfen und gegebenenfalls auszubessern. Jedoch muss der Datenschutz immer auch nach individuellen, unternehmens- und branchenspezifischen Maßgaben bewertet und umgesetzt werden.

Sie möchten mehr über compMS erfahren? Nehmen Sie Kontakt zu uns auf.
Wir stehen gerne für eine kostenlose Erstberatung zur Verfügung.



Office 365 Advanced Threat Protection (ATP) veröffentlicht


Microsoft hat die allgemeine Verfügbarkeit von Office 365 Advanced Threat Protection (ATP) für SharePoint, OneDrive und Microsoft Teams veröffentlicht.

Office 365 ATP, ursprünglich bereits 2015 gestartet, soll neue und unbekannte Sicherheitsrisiken wie Malware, Viren, gefährliche URLs etc. entdecken und behandeln. 

ATP ist in den O365 Editionen E5 sowie Education A5 automatisch enthalten, kann aber zu den meisten anderen Editionen hinzugebucht werden.

Quelle:
https://techcommunity.microsoft.com/t5/SharePoint-Blog/Office-365-Advanced-Threat-Protection-for-SharePoint-OneDrive/ba-p/134234

Lite Edition der Migrationslösung unseres Partners ShareGate wurde eingestellt

Unser Partner ShareGate hat seine Migrationslösung "ShareGate Lite" eingestellt. Die Lösung bietet eine einfache Migration von verschiedenen SharePoint Umgebungen (sowohl onPremise als auch SharePoint Online / O365).

Bitte beachten Sie, dass ShareGate Lite noch bis einschließlich dem 05.02.2018 lizensiert werden kann, jedoch nur für 12 Monate. Diese Lizenz kann danach nicht mehr verlängert werden. Spätestens ab diesem Zeitpunkt steht nur noch die volle Version "ShareGate" für Migrationszwecke zur Lizensierung zur Verfügung.

Sollten Sie Bedarf an einer Migration haben, stehen Ihnen unsere Berater jederzeit gerne zur Verfügung.

SharePoint Tipp: View Selektor ausblenden

Bibliotheks- und Listenwebparts ab SharePoint 2013 stellen standardmäßig eine Auswahl von bis zu drei direkt sichtbaren Ansichten zur Verfügung. Weitere vorhandene Ansichten können dann über das "..." Menü aufgerufen werden. Über den "View Selektor" kann einfach und schnell zwischen den drei sichtbaren Ansichten gewechselt werden.

Möchte man den Nutzern aber nur spezifische Ansichten zur Verfügung stellen (beispielsweise per Direktlink), ohne die bereits vorhanden Ansichten löschen zu müssen, kann über die Webparteinstellung dieses Ansichtenmenü ausgeblendet werden.

Hierzu muss einfach in die Webparteinstellungen des Listen/Bibliotheks Webparts navigiert werden. Dort gibt es unter dem Punkt "Miscellaneous / Sonstiges" die Option "Disable view selector menu", die man deaktivieren kann.

SharePoint Online Modern View Nachteile

Office 365 bietet innerhalb von SharePoint die sogenannte "Modern View" Optik. Bibliotheken und Listen in diesem Design sind durchaus schön anzusehen, allerdings sind hierbei aktuell einige der bekannten Funktionalitäten nicht vorhanden.

Im Folgenden erfahren Sie, welche Funktionen aus der Ribbon-Leiste noch zur Verfügung stehen, und für welche Funktionen wieder in die klassische Ansicht gewechselt werden muss, wenn man diese nutzen möchte.
  • "Export to Excel" funktioniert nur noch in Listen
  • "Open with Explorer" ist auch hier noch auf den Internet Explorer beschränkt
  • Die Listen- und Bibliothekseinstellungen wurden im Zahnradmenü oben rechts mit untergebracht
  • Folgende Funktionen fehlen vollständig:
    o Tags and Notes
    o  RSS-Feed
    o  Beliebteste Elemente
    o  Connect to Outlook
Microsoft arbeitet permanent daran, die Modern View funktionell zu erweitern. Es ist geplant, noch in 2018 über Updates den bisherigen Funktionsumfang zu erreichen.

Donnerstag, 9. November 2017

Fehlerhaftes SharePoint Foundation 2013 October CU Update – Nicht installieren!



Seit kurzem steht das Oktober CU Update für SharePoint Foundation 2013 bereit, welches auch über Windows Update verteilt wird. Leider enthält dieses Update einen Fehler, der verursacht dass keine SiteCollections und zum Teil sogar keine neuen Websites mehr angelegt werden können.
Aus diesem Grund empfehlen wir dringend dieses Update nicht zu installieren!

Quelle:
https://thesharepointfarm.com/2017/10/october-2017-cu-site-creation-error-sharepoint-foundation-2013/

Microsoft "SharePoint Migration Tool" veröffentlicht



Seit kurzem steht seitens Microsoft ein eigenes Tool für die Migration von SharePoint onPremise Systemen in die Public Cloud (O365) zur Verfügung, das "SharePoint Migration Tool". Das Tool ist kostenlos und kann aktuell noch in einer Preview Version heruntergeladen und genutzt werden.

Die Hauptaufgabe ist aktuell das transferieren von Dateien aus Bibliotheken oder File Shares nach SharePoint Online bzw. OneDrive. Als dritte mögliche Quelle sieht man im Screenshot “CSV”, gemeint sind damit Listen mit mehreren URLs für eine automatisierte Batch-Verarbeitung. Inhalte von Listen können über einen CSV Bulk Import übertragen werden.

Der aktuelle Funktionsumfang ist sehr gering und momentan auch noch fehlerbehaftet. Laut Aussage von Microsoft ist auch nicht geplant das Tool stark zu erweitern, so dass eine umfangreiche Migration weiterhin mit Hilfe von anderen Drittanbieter Lösungen umgesetzt werden muss. Als erfahrener SharePoint Dienstleister führen wir permanent Migrationen durch. Sollten Sie hierbei Bedarf haben, sprechen Sie uns gerne an.

Die Nutzung der Office 365 Public Cloud wird für viele Unternehmen immer attraktiver, nicht zuletzt auch durch die sogenannte "Deutschland Cloud", bei der das System bei der Deutschen Telekom steht. In unserem nächsten Newsletter werden wir umfangreich die Vor- und Nachteile der Public Cloud im Vergleich zu einem SharePoint onPremise System beleuchten.
Wir bieten Ihnen aktuell im Rahmen einer Aktion eine kostenfreie Kurz-Analyse für eine Migration zu Office365 Ihrer bestehenden onPremise Umgebung an. Als Ergebnis erhalten Sie von uns ein kurzes Dokument mit einer Zusammenfassung in Stichpunkten und einer ersten groben Aufwandsschätzung für die Migration.

Wir freuen uns über Ihre Kontaktaufnahme.

Life Cycle Ende von Nintex Workflow Workgroup Edition



Die vor einigen Jahren veröffentlichte Nintex Workflow Workgroup Edition hatte die Möglichkeit, unbegrenzt viele Workflows auf maximal 5 unterschiedlichen Websites zu nutzen. Diese Einstiegsedition wurde aufgrund der geringen Nachfrage bereits vor längerer Zeit vertriebsseitig eingestellt und die meisten Kunden sind in der Zwischenzeit auf andere Editionen bzw. Lizensierungsformen gewechselt.

Nun wurde daher offiziell der End of Live des Produkts zum 15.10.2017 bekanntgegeben. Damit bestehende Kunden genügend Zeit für eine Umstellung auf ein anderes Nintex Produkt haben, werden bestehende Kunden mit einer gültigen Software Assurance noch zwei volle Jahre mit Support versorgt, also bis zum 14.10.2019.

Für diesen Zeitraum können Sonderkonditionen für ein Upgrade auf Nintex Workflow Standard oder einen der anderen möglichen Pläne eingeräumt werden. Sollten Sie Interesse an einem Upgrade/Update haben sprechen Sie unsere Berater gerne an.

Umstellung von Skype Business zu MS Teams

Viele Unternehmen die im Bereich Kollaboration auf Microsoft setzen, haben Skype for Business im Einsatz. Aufgrund der Einführung von Microsoft Teams ist hier jedoch eine Umstellung geplant, d.h. der Dienst Skype for Business wird komplett durch Teams ersetzt. Da allerdings noch nicht alle Funktionen in Teams bereitstehen, die benötigt werden, gibt es nun seitens Microsoft einen offiziellen Zeitplan für die Umstellung:

Nachrichten und Chat
Die Nachrichten-Funktionalität von Skype for Business wird bis zum Ende des zweiten Quartals 2018 in Microsoft Teams implementiert. Das Update wird das Screensharing (Freigeben des Bildschirminhalts) während Chats beinhalten sowie Partnerverbünde zwischen zwei Unternehmen.

Meetings
Ebenfalls bis zum Ende des zweiten Quartals 2018 plant Microsoft, die Meeting Room-Unterstützung mit Skype Room Systems sowie die Unterstützung für Meeting Room-Geräte anderer Hersteller zu implementieren.

Anrufe
Microsoft Teams bietet bereits eine Reihe von Anruf-Funktionen und weitere Neuerungen kommen ebenfalls bis zum Ende des zweiten Quartals 2018. Dazu wird die Möglichkeit gehören, Anrufe über das Mobilfunknetzwerk mit den Anrufdiensten in Office 365 zu verbinden.

Weitere Neuerungen
Weitere Anruffunktionen, die ausschließlich Teil vom O365 E5-Plan sind, sollen noch bis Ende diesen Jahres implementiert werden. Dazu zählen Cloud PBX, PSTN Conferencing (auch: Audio Conferencing) und PSTN Calling (auch: Calling Plan), die wichtige Feature für viele Unternehmenskunden sind.

Microsoft empfiehlt allen Kunden bereits jetzt mit der Nutzung von Microsoft Teams zu beginnen.

Conditional Formatting in SharePoint Online



Viele Unternehmen werden die Anforderung kennen: In SharePoint Aufgabenlisten möchte man z.B. überfällige Aufgaben oder diejenigen mit hoher Priorität klarer kennzeichnen, z.B. mit einer Ampel Grafik oder einer entsprechenden Farbe. In früheren Versionen war so etwas z.B. mit Einsatz des SharePoint Designers möglich, in aktuellen jedoch nur noch durch das Einbinden von zusätzlichen Komponenten oder dem Einsatz von jQuery bzw. jsLink in Kombination mit CSS.

Da dies aber für einen nicht IT affinen Menschen eher umständlich und sehr technisch ist, gibt es nun von Seiten Microsoft mit der Funktion "Column Formatting" (Spaltenformatierung) endlich eine einfache Möglichkeit um dies zu bewerkstelligen, leider aktuell nur für SharePoint Online.

Die neue Funktion wurde auf der diesjährigen Ignite offiziell angekündigt, wobei auch diese kein reines "Zusammenklicken" ermöglicht. Der Benutzer muss aber zumindest nicht mehr selbst komplett programmieren, sondern kann z.B. mit fertigen einfachen Scripts im JSON Format arbeiten. Dennoch ist auch dieser Weg noch sehr technisch, wie in der unten aufgeführten Quelle gesehen werden kann.

Sollten Sie Bedarf an solchen Funktionen haben unterstützen wir Sie gerne - egal ob in Ihrem onPremise SharePoint oder in Ihrem Office 365 / SharePoint Online System.

Quelle:
https://support.office.com/en-us/article/Column-formatting-1f927342-2bed-4745-b727-ff8b7ff96b22?ui=en-US&rs=en-US&ad=US

https://docs.microsoft.com/de-de/sharepoint/dev/declarative-customization/column-formatting

PowerPoint Dateien im SharePoint anzeigen

Im Laufe der Jahre kam immer wieder einmal die Anforderung eine PowerPoint Datei innerhalb eines SharePoint direkt darzustellen. Dies ist zwar unter Einsatz der Office Web Apps Technologie möglich, allerdings öffnet sich die Datei dann üblicherweise in einem neuen Fenster und enthält die Ribbon Leiste von Office PowerPoint.

Mit zwei kleinen und einfachen Tricks kann dies jedoch optimiert werden. Die Standard Funktion "Einfügen" und dann "Video und Audio / Einbetten" ermöglicht es die PowerPoint Datei mit Hilfe eines iFrames direkt auf einem Publishing oder Webpart / Wiki Seite einzubinden, also als ein Teil der Seite. Hierzu muss nur die Wopi URL der Datei angegeben werden. Standardmäßig enthält die dargestellte PowerPoint Datei dann jedoch die Ribbon mit allen Menüs. Ruft man die URL jedoch mit dem zusätzlichen Parameter "?action=embedview" auf, wird die Ribbon des PowerPoints ausgeblendet.

Ein Beispiel für solch eine URL ist die folgende (bitte die !-- und -- entfernen):
<!--iframe width="100%" width="500" src="/_layouts/15/wopiframe.aspx?sourcedoc=/list/fileName.docx&action=embedview" ></iframe-->

Übrigens funktioniert derselbe Trick natürlich auch für Office Word und Excel Dokumente.

Mittwoch, 11. Oktober 2017

Nintex Responsive Forms Designer für O365

Neben vielen anderen neuen kleineren Funktionen bietet der Forms Designer für O365 nun beim Erstellen die Auswahl eines klassischen Formulars oder eines Responsive Formulars. Die Erstellung bzw. auch die Anordnung von Feldern ist hiermit deutlich komfortabler möglich, in der untenstehenden Quelle von Nintex ist dies sehr gut zu sehen.

Ein weiterer großer Vorteil ist die neue Funktion "Set Field Value". Die Funktion ist natürlich recht selbsterklärend und dient zum Setzen von (Standard)-Werten eines Feldes. Das Schöne ist, dass es für diese doch recht häufige Anforderung nun nicht mehr notwendig ist, eigenes JavaScript zu hinterlegen.

Die genannten Funktionen werden auch für onPremise Systeme im September/Oktober Update bereitgestellt.

Quelle: Nintex

Persönlicheres Intranet

Immer wieder wird bemängelt, dass Intranet-Portale zu unpersönlich sind. Mit relativ einfachen Mitteln kann man dem entgegenwirken. Beispielsweise mit einer Tageszeit abhängigen Begrüßung der Mitarbeiter.

Die Darstellung von neuen Mitarbeitern mit Name, Bild + Telefon/E-Mailadresse in einem modernen Slider frischt die Seite nicht nur auf, sondern hilft einem auch wirklich weiter, wenn man jemandem Neuen auf dem Flur begegnet. Dasselbe gilt natürlich auch für die Mitarbeiter einer bestimmten Abteilung auf deren Bereich.

Die Möglichkeit, bestimmte Inhalte / Kategorien aktiv zu abonnieren oder eine schlichte Favoritenfunktion kann ebenso dazu beitragen, wie auch Bewertungsfunktionen und Kommunikationsfunktionen.

Gerne können wir Ihnen konkrete Beispiele in einer kurzen Remote Demo zeigen, sprechen Sie uns einfach an.

Themenbezogene Newsfeeds

Die SharePoint Standard Funktionen bieten bereits unterschiedliche Möglichkeiten einer aktiven Benachrichtigung bei neuen Inhalten.

Zum einen gibt es hier die "Benachrichtigen"-Funktion, mit der man sich aktiv via eMail informieren lassen kann, wenn in einer bestimmten Dokumentenbibliothek oder Liste z.B. neue Inhalte hinzukommen. Ebenso existiert mit der "Folgen"-Funktion eine Möglichkeit, sich zu den neuen Inhalten ganzer Websites oder auch einzelner Dokumente auf der mySite auf dem Laufenden zu halten. Leider ist die Nutzung dieser Möglichkeit nicht in Abhängigkeit von Metadaten, z.B. Kategorien möglich.

Mit der Hilfe von Standard Customizing kann z.B. in der mySite eine Funktion bereitgestellt werden, mit dem entsprechend per Managed Metadata verschlagwortete Dokumente, Listenelemente, Kalendereinträge usw. "abonniert" werden können. Die abonnierten Inhalte werden über die SharePoint Suche und deren Refinement Funktionen performant dargestellt. Eine konfigurierbare Push-Funktion via täglicher oder wöchentlicher eMail Zusammenfassung ergänzt die Möglichkeiten.

Gerne demonstrieren wir Ihnen die Funktionen in einer kurzen persönlichen Remote Präsentation.

Collaboration Chaos mit MS?

Jeder, der sich schon etwas länger mit dem Thema Collaboration und Microsoft Lösungen beschäftigt, kennt das - es wurden regelmäßig neue Lösungen wie z.B. O365 Groups oder Teams auf den Markt gebracht. Aber welches der vielen Systeme wie SharePoint, Teams, Yammer, Skype 4 Business und Co. sind denn nun die richtigen, die vor allem langfristigen Bestand haben werden? Denn als Unternehmen möchte man natürlich strategisch nicht auf eine Lösung setzen, die vielleicht in 1-2 Jahren nicht mehr existiert.

Scheinbar ist Microsoft sich dieses Problems endlich bewusst geworden und hat auf der kürzlich stattgefundenen Ignite Konferenz ein Schaubild präsentiert, wie eine sinnvolle Collaboration im Unternehmen stattfinden kann, zumindest wenn man Office365 einsetzt. Dies ist zwar natürlich noch lange keine Garantie dafür, dass die vorgeschlagene Variante längerfristig Bestand hat, aber es ist zumindest eine klare Positionierung.

Im Vorschlag steht SharePoint ganz klar im Mittelpunkt, und zwar für die Bereitstellung und Verwaltung von Content wie z.B. Dokumenten. Mit der totgesagten Plattform Yammer soll die "offene", also nicht themenbezogene Kommunikation, innerhalb des Unternehmens stattfinden, wohingegen MS Teams der Kommunikation innerhalb von (Projekt-)Teams das Mittel der Wahl ist. Interessanterweise wird auch Outlook hier klar benannt, und zwar für zielgerichtete und verbindliche Kommunikation, somit ist die immer wieder einmal totgesagte eMail beileibe nicht tot.

Die "Klammer" um alles können dann die O365 Groups bilden, da diese alle genannten Systeme / Plattformen umfassen können.
 
 

Release von Feature Pack 2 für SharePoint 2016

Im September erfolgte in Form des "September 2017 Public Update" endlich der lange angekündigte Rollout des Feature Pack 2 für SharePoint 2016 onPremise Systeme. Das Feature Pack 1 wurde vor ziemlich genau einem Jahr bereitgestellt, und wer dies noch nicht installiert hat, kann direkt das neue Feature Pack installieren, es inkludiert auch FP1. Wie immer gilt, dass man dies natürlich erst in einer Testumgebung deployen sollte.

Die wichtigste Neuerung ist die Unterstützung für das SharePoint Framework (SPFx). Entwickler können damit nun eigene Webparts / Add Ins entwickeln, die auch in der Cloud funktionieren, da sie auf derselben clientseitigen Logik basieren. Allerdings sind die neueren SharePoint Framework Extensions nicht Bestandteil vom Feature Pack 2. Diese sind weiterhin im Release Candidate Status für SharePoint Online. Natürlich bringt Feature Pack 2 auch viele Optimierungen und Bugfixes für SharePoint Server 2016 mit.

Quelle: Microsoft

Montag, 4. September 2017

Längere Dateinamen in SharePoint Online und OneDrive for Business

Microsoft hat die maximale Länge für Pfadnamen in OneDrive for Business und SharePoint Online von 256 Unicode-Zeichen auf 400 vergrößert.

Für die Migration von Dateien eines onPremise Systems zu SharePoint Online oder OneDrive 4 Business kann das sehr helfen, da dies bei Bibliotheken mit verschachtelten Ordnerstrukturen durchaus Probleme machen konnte. Die einzige bisherige Lösung war der Einsatz von Migrationstools, die Datei- bzw. Ordnernamen einfach gekürzt und Sonderzeichen durch erlaubte Zeichen ersetzt hat.

Für größere Migrationen können wir auf unsere Erfahrung vieler Migrationsprojekte sowie verschiedene Tools zurückgreifen. Sprechen Sie uns bei Bedarf gerne an.

Neue Lizensierungsoption für Nintex


Seit kurzem steht für die SharePoint Zusatzlösungen unseres Partners Nintex (Workflows & Formulare) eine neue Möglichkeit der Lizensierung zur Verfügung. Bisher gibt es die Möglichkeit, die Lizenzen (+ jährliche Software Assurance) einmalig zu erwerben, oder diese in verschiedenen Paketen nach der Anzahl der benötigten Workflows bzw. Formulare zu mieten.

Die neue Variante Unlimited Enterprise Wide ist in erster Linie für Unternehmen mit einer hohen Anzahl an Workflows und/oder Formularen interessant, da hierbei in Abhängigkeit der Mitarbeiteranzahl, lizensiert wird.

Sollten Sie Fragen zu Nintex und den möglichen Lizensierungsmöglichkeiten haben, sprechen Sie gerne unsere Berater an.