Die verschiedenen Betriebsszenarien für SharePoint (Teil 1: Office 365 / SharePoint Online)

Cloud Computing ist und bleibt ein heiß diskutiertes Thema in der IT-Welt. Besonders Microsoft baut sein Geschäftsmodell mit Office 365 und weiteren Komponenten kontinuierlich Richtung Cloud um. Durch die Verwendung dieser Dienste ergeben sich neue, äußerst interessante Einsatzszenarien rund um SharePoint. In dieser Artikelreihe möchten wir Sie über die aktuell möglichen Szenarien informieren und klären auf, wann der Einsatz von On Premise-Lösungen trotzdem noch Sinn macht.

Was ist Office 365?

Mit Office 365 bietet Microsoft seinen Kunden die Option, die bekannten Funktionen aus Office in einem Abo-Modell zu mieten. Je nach Abonnement stehen Excel, Word, PowerPoint und Co. als Online-Version zur Verfügung und können unabhängig von Betriebssystem oder Plattform über den Internet-Browser verwendet werden. Zusätzlich erhält jeder Anwender ein Online-Speicherkontingent (1 TB pro Anwender) um Daten vor dem Verlust, z.B. durch Festplattenschäden, zu sichern. Ab bestimmten Abonnements besteht zusätzlich die Möglichkeit, die Office-Suite lokal auf bis zu 5 Geräten zu installieren. Für Unternehmen sind aber vor allem die Dienstanwendungen interessant – Exchange Online, Skype-for-Business Online (ehemals Lync) und SharePoint Online inkl. Active Directory-Integration stehen innerhalb weniger Minuten bereit. Dies ermöglicht die Nutzung der weltweit aufgestellten Microsoft Rechenzentren und Infrastruktur mit einer Verfügbarkeit von 99,9%. Diese haben nicht nur die Möglichkeit einer geo-redundanten Sicherung, auch die Wartung der Server und Programme wird von Microsoft übernommen. Um Versionsaktualisierungen, Patching und Backups müssen Sie sich keine Gedanken machen. Bei Ausfällen in einem Rechenzentrum wird automatisch und ohne Verzögerung auf ein Ausweich-Rechenzentrum gewechselt. Besonders bei der Zusammenarbeit mit externen Firmen oder Außendienstlern können Sie von der sehr guten Erreichbarkeit profitieren und zwar ohne eine aufwendige Konfiguration eines VPN-Netzes oder einer DMZ.

 

Es gibt einige Gründe die für einen Einsatz einer Cloud Lösung wie Office365 sprechen können:

1.   Keine eigene Server-Infrastruktur nötig

Durch die Nutzung der Microsoft Rechenzentren ist deutlich weniger Planung nötig. Sie ersparen sich den Aufbau und Betrieb eines Rechenzentrums sowie die Wartung und Administration der Systeme. Fertige Images erübrigen eine Installation, Lizenzen sind bereits im Mietpreis enthalten. Sogar ganze Farminstallationen inkl. Datenbank und Active Directory existieren bereits als fast fertig konfigurierte Vorlage. 

2.   Notwendige Performance kann skaliert werden

Ihr Rechenzentrum wächst mit Ihren Bedürfnissen: Sie können jederzeit im laufenden Betrieb die Maschinen skalieren und so bares Geld sparen.  

3.   Immer auf dem aktuellsten Stand der Technik

Die Hard- und Software ist immer auf einem sehr aktuellen bzw. aktuellsten Stand 

4.   Neue Features häufig exklusiv in der Cloud

Neue Features wie z.B. Office Delve erscheinen in der Regel entweder zuerst in der Cloud, dann in der On Premise Variante, oder evtl. sogar ausschließlich in der Office 365 Umgebung.

 

Es gibt selbstverständlich auch Gründe die für einen On Premise Betrieb (intern) sprechen. Unabhängig der bekannten rechtlichen Thematik (Datenschutz in Deutschland / EU) sind dies die folgenden wichtigen technischen und funktionellen Fakten:

1.    Änderung im Funktionsumfang

Microsoft hält sich das Recht vor, Funktionsumfänge der jeweiligen Komponenten mit einer gewissen Vorankündigung zu ändern. Dies betrifft in einem aktuellen Beispiel Kunden, die eine öffentliche Webseite mit SharePoint Online betreiben. Anfang März wurde diese Funktion aus Office 365 entfernt. Bestehende Webseiten stehen zwar noch mindestens 2 Jahre zur Verfügung, die Erstellung neuer Webseiten ist aber nicht mehr möglich

 

2.    SharePoint verwendet Daten aus anderen Geschäftsanwendungen

Sie verwenden Daten aus Ihrem ERP- oder anderen Anwendungen? Sollten diese Anwendungen nicht das OData-Protokoll verwenden, ist die Integration äußerst aufwändig und meist nur über programmierte Webservices möglich.

 

3.    Hohe Anpassung der Funktionalität

Im Gegensatz zur On Premise Variante lässt sich SharePoint Online nicht vollumfänglich bis zur Systemebene anpassen. Umfangreiche Entwicklungen, die z.B. über das Client-Side Object Model, Server-Side Object Model oder über JavaScript realisiert wurden lassen sich kaum in die Cloud migrieren.

4.    Hohe Sicherheitsanforderungen

Zugriffe auf SharePoint lassen sich bisher einfach auf das eigene Netzwerk und z.B. VPN beschränken. Auch die jeweilige Client-Umgebung ist kontrollierbar. Standardmäßig ist dies in einer Cloud-Umgebung nicht möglich. Benutzername und Passwort reichen für einen weltweiten Zugriff aus. Allerdings bietet Microsoft hier mittlerweile einen zusätzlichen Schutz über eine mehrstufige Authentifizierung über Telefon und SMS an. Hierfür fallen allerdings Mehrkosten an.

5.    Eigene Updateregeln

     Das automatische Warten der Server kann sehr komfortabel sein. Allerdings ist der Verlust über die Kontrolle des Systemzustandes aber unter Umständen problematisch. Durch die Änderungen an bestehenden Funktionen steigt das Risiko, dass programmierte Anwendungen nicht mehr kompatibel sind.

 

6.    Netzausfälle

     Die Verlagerung in die Cloud ist stark von einer zuverlässigen und schnellen Breitband-Internetanbindung abhängig. Die Betriebssicherheit der Systeme hängt somit auch mit der Verfügbarkeit des Internets ab. Ebenso können große Datenmengen nicht immer so performant Online bereitgestellt werden, wie dies im eigenen Netzwerk möglich ist. Auch technische Einschränkungen gilt es zu beachten: Die Remote Blob Storage (RBS) zur Entlastung der SQL-Datenbanken bei großen Datenmengen steht bei SharePoint Online nicht zur Verfügung.

 

Gerne unterstützen wir Sie bei der Auswahl der geeigneten Variante sowie der Konzeption und Betreuung des Systems, unabhängig davon ob Sie sich für eine Public Cloud (Office 365), eine private Cloud (z.B. MS Azure), einen internen Betrieb oder eine Hybrid-Variante entscheiden.

 

Dokumente automatisieren mit dox42 – flexibel, mächtig und intuitiv

In Geschäftsprozessen müssen Entscheidungen getroffen und Dokumente generiert werden – am besten automatisch! Automatisieren Sie die Erstellung von Verträgen, Angeboten, Berichten, Gutachten, Policen, Bestätigungen, Tickets oder anderen strukturierten Dokumenten. So sparen Sie enorm Aufwand, vermeiden Copy/Paste Fehler und reduzieren Antwortzeiten.
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Den dox42 Server integrieren wir gerne als Softwarebaustein nahtlos in Ihre SharePoint Lösungen, Portale, Websites, Anwendungen, CRM-Systeme und Workflows.

 

 

Microsoft verschiebt nächsten SharePoint Server auf 2016

Als Microsoft den Namen der nächsten Version von SharePoint mit „SharePoint 2016“ bekanntgegeben hat, sollte die Veröffentlichung noch im Jahr 2015 stattfinden. Seit Mitte April steht fest, das SharePoint 2016 erst Ende des 2. Quartals 2016 erscheint. Es scheint jedoch keinen Zusammenhang mit der Verschiebung von Windows Server 2016 zu geben, da SharePoint Server 2016 auch auf Windows Server 2012 R2 laufen wird.

Die Beta Version von SharePoint 2016 wird uns als Microsoft Gold Partner bereits im
4. Quartal 2015 vorliegen, so dass wir die Möglichkeit haben werden, uns damit bereits vor dem offiziellen Erscheinungstermin intensiv zu beschäftigen. Wir werden Ihnen über unsere Erfahrungen mit SharePoint 2016 berichten.

Microsoft gab auch bekannt, dass der nächste Exchange Server für die Installation vor Ort, Exchange Server 2016, definitiv in der zweiten Jahreshälfte 2015 erscheinen wird.

Solutions - Telefonverzeichnis Webpart (Quelle: Active Directory)

Wenn man in SharePoint eine Telefonbuch / Adressbuch Funktion benötigt, kann man dieses auf verschiedene Möglichkeiten lösen.

Verfügt man über den SharePoint Server (Standard oder Enterprise), so bietet sich in jedem Fall die Verwendung der mySite Technologie an. Durch User Profile Import Einstellungen in der Zentral Administration können Basisdaten wie Telefonnummer, Abteilung etc. bereits automatisch aus dem AD in das SharePoint User Profile geladen werden. In der mySite kann es den Usern dann ermöglicht werden diese Daten (im User Profile) z.B. teilweise selbst zu aktualisieren / zu ergänzen. Mit Hilfe der Personensuche könnten diese Daten dann visualisiert und genutzt werden.

Selbstverständlich sind am Markt auch verschiedene Drittanbieter Komponenten verfügbar, mit denen diese Daten direkt visualisiert werden können.

Sofern allerdings der Einsatz der mySite nicht gewünscht ist, oder z.B. nur ein SharePoint Foundation vorhanden ist, kann es Sinn machen eine Telefonbuch Funktion zu erstellen die direkt auf den Daten des Active Directory basiert (ohne den Umweg über das SharePoint User Profile).

Für diesen Fall können wir ein Webpart anbieten. Das Webpart beherrscht die Darstellung aller AD-Felder (wie z.B. Abteilung, Firma etc.), die Möglichkeit nach all diesen Feldern zu gruppieren, sortieren und filtern, sowie die Möglichkeit innerhalb aller Felder zu suchen. Ein A-Z Schnellzugriff rundet die Funktionen ab. Die Darstellung ist hierbei tabellarisch und verlinkt bei Klick auf den Namen auf eine Detailseite mit mehr Informationen. Durch verschiedene Konfigurationsmöglichkeiten lässt sich die Datenquelle z.B. auch nur auf eine AD-Gruppe einschränken.

Sollten Sie Interesse oder Fragen zu unserer Lösung oder den hier angesprochenen Themen haben, wenden Sie sich jederzeit gerne an unsere Berater.

Zentrale Verwaltung von SharePoint Berechtigungsgruppen mit S-PI Lösung

Auch in SharePoint 2013 ist es leider nicht möglich, in eine SharePoint Gruppe eine andere SharePoint Gruppe aufzunehmen, um die dort hinterlegten Benutzer entsprechend zu berechtigen. Stattdessen lassen sich SharePoint Gruppen nur mit SharePoint Benutzern, Active Directory Gruppen oder Benutzern pflegen. Auch bietet SharePoint keine Möglichkeit an, SharePoint Benutzergruppen von anderen Site Collections zu pflegen oder aus einer zentralen Site Collection heraus zu synchronisieren.

Diese Lücken schließt S-PI mit einer neuen Lösung. In dieser Lösung ist es möglich, SharePoint Benutzergruppen in andere SharePoint Benutzergruppen einzuordnen. Eine zentrale Konfiguration macht es dabei möglich, dass einer SharePoint Benutzergruppe entweder Active Directory Benutzer und Gruppen oder auch SharePoint Benutzer und Gruppen zugeordnet werden können. Sollte sich dann innerhalb einer SharePoint Gruppe eine Änderung ergeben, findet eine automatische Aktualisierung aller SharePoint Gruppen statt, welche als Quelle die geänderte Gruppe besitzen. Diese Synchronisation ist sogar Site Collection übergreifend möglich.

 

Sprechen Sie uns an, wir beraten Sie gerne!

Powershell Script: Liste von Template zu allen bestehenden Websites hinzufügen

Websitetemplates sind ein geeignetes Werkzeug zur Anlage von gleich aufgebauten Websites im SharePoint. Die Erstellung solcher Vorlagen ist sehr einfach. Es wird eine Website mit allen benötigten Listen, Bibliotheken, Seiten und Webparts angelegt und anschließend als Vorlage gespeichert. Bei der Anlage einer neuen Website kann diese Vorlage ausgewählt werden und es wird eine entsprechend vorkonfigurierte Website angelegt. Das erleichtert zum Beispiel die Anlage von gleich aufgebauten Projektseiten in einem Projektportal ungemein.

Dies ist sehr praktisch, solange sich die Vorlage für die Projektseiten nicht ändert. Wird allerdings zu einem späteren Zeitpunkt festgestellt, dass auf allen Projektseiten noch eine zusätzliche Liste angelegt werden soll, entstehen zwei Probleme:

1.    Das aktuelle Websitetemplate ist veraltet. Auf neu anzulegenden Websites fehlt dementsprechend auch die Liste, solange das Template nicht aktualisiert wurde.

2.    Auf bereits angelegten Websites fehlt diese Liste natürlich auch

Problem eins lässt sich einfach lösen, indem das Websitetemplate aktualisiert wird. Von nun an angelegte Websites auf Basis des Templates enthalten die neue Liste. Bei bereits existierenden Websites ist es problematischer. Hier gibt es nur zwei Möglichkeiten: Die Liste kann natürlich auf vorhandene Websites manuell angelegt werden. Das ist, je nach Anzahl der vorhandenen Websites, sehr zeitaufwändig. Um Aufwand beim Anlegen der neuen Liste auf den einzelnen Websites zu sparen, ist eine automatisierte Lösung praktischer.

Die automatische Anlage von Listen auf einer Website und allen Unterwebsites kann zum Beispiel mit Hilfe eines PowerShell Skriptes erfolgen. Bevor das PowerShell Skript verwendet werden kann, muss von der anzulegenden Liste ein Template erstellt werden. List-Templates lassen sich über die Listeneinstellungen einer Liste einfach erstellen. Das erstellte Template wird in einer zentralen List-Template Bibliothek abgelegt.

Folgendes PowerShell Script erstellt auf einer angegebenen Website und allen Unterwebsites eine Link-Liste basierend auf einer Listenvorlage:

 

Abbildung 1 Automatische Anlage einer Liste auf eine Website und allen Unterwebsites

 

Im PowerShell Script wird zunächst festgelegt, unter welchen Namen und auf welcher Website die neue Liste angelegt werden soll. Weiterhin wird das zuvor angelegte Listtemplate angegeben.

In einer „For Each"-Schleife werden die angegebene Website sowie alle darunterliegenden Websites durchlaufen. Pro Website wird überprüft, ob bereits eine Liste mit dem Namen „LinkList" existiert. Ist dies nicht der Fall, wird eine neue Liste mit dem Namen „LinkList" auf des angegebenen Listtemplates angelegt.

Mit Hilfe dieses PowerShell Script lässt sich unter Umständen viel Zeit sparen, wenn eine Liste auf vielen bereits bestehenden Websites angelegt werden soll.

 

 

Support für Microsoft Windows Server 2003 endet im Juli – planen Sie jetzt den Umstieg!

Am 14. Juli 2015 endet nach fast 12 Jahren der Produktlebenszyklus und somit auch der Support von Windows Server 2003. Dies betrifft sämtliche Editionen von Windows Server 2003, Windows Server 2003 R2 und den Microsoft Small Business Server (SBS) 2003. Nach dem Ende des Supports wird Microsoft keine Updates, Hotfixe oder Security-Patches mehr bereitstellen.

 

Sollten Sie ein Portal auf Basis von Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 oder Microsoft Office SharePoint Server 2007 auf einem solchen System betreiben, empfehlen wir schnellstmöglich mit der Planung und Durchführung einer Migration zu beginnen. Durch eine Migration profitieren Sie nicht nur von technischen Innovationen und neuen Features – Sie vermeiden auch Risiken im Bereich Sicherheit und Compliance.

Für die Planung Ihrer Migration bietet Microsoft unter diesem Link (englischsprachig) eine kleine Unterstützungshilfe an. Selbstverständlich bietet sich eine solche Migration auch für ein Update auf die aktuelle Microsoft SharePoint Version 2013 an.

 

Sprechen Sie uns hierzu gerne an.