Montag, 4. Mai 2015

Die verschiedenen Betriebsszenarien für SharePoint (Teil 1: Office 365 / SharePoint Online)

Cloud Computing ist und bleibt ein heiß diskutiertes Thema in der IT-Welt. Besonders Microsoft baut sein Geschäftsmodell mit Office 365 und weiteren Komponenten kontinuierlich Richtung Cloud um. Durch die Verwendung dieser Dienste ergeben sich neue, äußerst interessante Einsatzszenarien rund um SharePoint. In dieser Artikelreihe möchten wir Sie über die aktuell möglichen Szenarien informieren und klären auf, wann der Einsatz von On Premise-Lösungen trotzdem noch Sinn macht.

Was ist Office 365?
Mit Office 365 bietet Microsoft seinen Kunden die Option, die bekannten Funktionen aus Office in einem Abo-Modell zu mieten. Je nach Abonnement stehen Excel, Word, PowerPoint und Co. als Online-Version zur Verfügung und können unabhängig von Betriebssystem oder Plattform über den Internet-Browser verwendet werden. Zusätzlich erhält jeder Anwender ein Online-Speicherkontingent (1 TB pro Anwender) um Daten vor dem Verlust, z.B. durch Festplattenschäden, zu sichern. Ab bestimmten Abonnements besteht zusätzlich die Möglichkeit, die Office-Suite lokal auf bis zu 5 Geräten zu installieren. Für Unternehmen sind aber vor allem die Dienstanwendungen interessant – Exchange Online, Skype-for-Business Online (ehemals Lync) und SharePoint Online inkl. Active Directory-Integration stehen innerhalb weniger Minuten bereit. Dies ermöglicht die Nutzung der weltweit aufgestellten Microsoft Rechenzentren und Infrastruktur mit einer Verfügbarkeit von 99,9%. Diese haben nicht nur die Möglichkeit einer geo-redundanten Sicherung, auch die Wartung der Server und Programme wird von Microsoft übernommen. Um Versionsaktualisierungen, Patching und Backups müssen Sie sich keine Gedanken machen. Bei Ausfällen in einem Rechenzentrum wird automatisch und ohne Verzögerung auf ein Ausweich-Rechenzentrum gewechselt. Besonders bei der Zusammenarbeit mit externen Firmen oder Außendienstlern können Sie von der sehr guten Erreichbarkeit profitieren und zwar ohne eine aufwendige Konfiguration eines VPN-Netzes oder einer DMZ.

 
Es gibt einige Gründe die für einen Einsatz einer Cloud Lösung wie Office365 sprechen können:
1.   Keine eigene Server-Infrastruktur nötig
Durch die Nutzung der Microsoft Rechenzentren ist deutlich weniger Planung nötig. Sie ersparen sich den Aufbau und Betrieb eines Rechenzentrums sowie die Wartung und Administration der Systeme. Fertige Images erübrigen eine Installation, Lizenzen sind bereits im Mietpreis enthalten. Sogar ganze Farminstallationen inkl. Datenbank und Active Directory existieren bereits als fast fertig konfigurierte Vorlage. 
2.   Notwendige Performance kann skaliert werden
Ihr Rechenzentrum wächst mit Ihren Bedürfnissen: Sie können jederzeit im laufenden Betrieb die Maschinen skalieren und so bares Geld sparen.  
3.   Immer auf dem aktuellsten Stand der Technik
Die Hard- und Software ist immer auf einem sehr aktuellen bzw. aktuellsten Stand 
4.   Neue Features häufig exklusiv in der Cloud
Neue Features wie z.B. Office Delve erscheinen in der Regel entweder zuerst in der Cloud, dann in der On Premise Variante, oder evtl. sogar ausschließlich in der Office 365 Umgebung.
 
Es gibt selbstverständlich auch Gründe die für einen On Premise Betrieb (intern) sprechen. Unabhängig der bekannten rechtlichen Thematik (Datenschutz in Deutschland / EU) sind dies die folgenden wichtigen technischen und funktionellen Fakten:
1.    Änderung im Funktionsumfang
Microsoft hält sich das Recht vor, Funktionsumfänge der jeweiligen Komponenten mit einer gewissen Vorankündigung zu ändern. Dies betrifft in einem aktuellen Beispiel Kunden, die eine öffentliche Webseite mit SharePoint Online betreiben. Anfang März wurde diese Funktion aus Office 365 entfernt. Bestehende Webseiten stehen zwar noch mindestens 2 Jahre zur Verfügung, die Erstellung neuer Webseiten ist aber nicht mehr möglich
 
2.    SharePoint verwendet Daten aus anderen Geschäftsanwendungen
Sie verwenden Daten aus Ihrem ERP- oder anderen Anwendungen? Sollten diese Anwendungen nicht das OData-Protokoll verwenden, ist die Integration äußerst aufwändig und meist nur über programmierte Webservices möglich.
 
3.    Hohe Anpassung der Funktionalität
Im Gegensatz zur On Premise Variante lässt sich SharePoint Online nicht vollumfänglich bis zur Systemebene anpassen. Umfangreiche Entwicklungen, die z.B. über das Client-Side Object Model, Server-Side Object Model oder über JavaScript realisiert wurden lassen sich kaum in die Cloud migrieren.

4.    Hohe Sicherheitsanforderungen
Zugriffe auf SharePoint lassen sich bisher einfach auf das eigene Netzwerk und z.B. VPN beschränken. Auch die jeweilige Client-Umgebung ist kontrollierbar. Standardmäßig ist dies in einer Cloud-Umgebung nicht möglich. Benutzername und Passwort reichen für einen weltweiten Zugriff aus. Allerdings bietet Microsoft hier mittlerweile einen zusätzlichen Schutz über eine mehrstufige Authentifizierung über Telefon und SMS an. Hierfür fallen allerdings Mehrkosten an.
5.    Eigene Updateregeln
     Das automatische Warten der Server kann sehr komfortabel sein. Allerdings ist der Verlust über die Kontrolle des Systemzustandes aber unter Umständen problematisch. Durch die Änderungen an bestehenden Funktionen steigt das Risiko, dass programmierte Anwendungen nicht mehr kompatibel sind.
 
6.    Netzausfälle
     Die Verlagerung in die Cloud ist stark von einer zuverlässigen und schnellen Breitband-Internetanbindung abhängig. Die Betriebssicherheit der Systeme hängt somit auch mit der Verfügbarkeit des Internets ab. Ebenso können große Datenmengen nicht immer so performant Online bereitgestellt werden, wie dies im eigenen Netzwerk möglich ist. Auch technische Einschränkungen gilt es zu beachten: Die Remote Blob Storage (RBS) zur Entlastung der SQL-Datenbanken bei großen Datenmengen steht bei SharePoint Online nicht zur Verfügung.
 

Gerne unterstützen wir Sie bei der Auswahl der geeigneten Variante sowie der Konzeption und Betreuung des Systems, unabhängig davon ob Sie sich für eine Public Cloud (Office 365), eine private Cloud (z.B. MS Azure), einen internen Betrieb oder eine Hybrid-Variante entscheiden.
 

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