SharePoint 2016 hat RTM Status erreicht - großes Event am 04. Mai 2016

Der SharePoint Server 2016 hat heute RTM Status erreicht und wird ab Anfang Mai im Volumen Lizenz Programm zum Download bereit stehen.

Am 4. Mai wird ein großes online Live Event mit Jeff Teper zur Zukunft und den Funktionen von SharePoint stattfinden.

Als erfahrener langjähriger SharePoint Spezialist und Microsoft Gold Partner werden wir natürlich wie schon bisher auf unserem Blog und unserer Homepage http://www.s-pi.de darüber berichten.

Quelle: https://blogs.office.com/2016/03/14/sharepoint-2016-rtm-and-the-future-of-sharepoint-event/#.VubpiVZpBUo.facebook

Collabion Charts - Kostenfreies Webinar & Neue Version verfügbar

Die Lösung unseres Partners "Collabion Charts für SharePoint" bietet eine schnelle und einfache Möglichkeit, um Dashboards und Diagramme in SharePoint zu erstellen. Die Software läuft unter SharePoint 2013, SharePoint 2010, MOSS und WSS 3.0 in sämtlichen Editionen. Sie benötigen hierfür keine SharePoint Enterprise Lizenzen.

Eine kurze Beschreibung zu Collabion Charts finden Sie sowohl in unserem Blog als auch auf unserer Homepage: http://s-pi.de/SharePoint-Customizing/collabion-charts. 

Um das Produkt besser kennenzulernen, bieten wir am 29.03.2016 um 10.00 Uhr ein kostenfreies Webinar an. Anhand eines Praxisbeispiels zeigen wir in 30 Minuten die Vorteile der Lösung. Sie können sich gerne mit dem folgenden Link anmelden:
http://s-pi.de/de/Support%20und%20Schulung/Pages/Webinare.aspx. 

Nun wurde die neue Version 2.2 veröffentlicht, die folgende Neuerungen bietet:

• Nutzen Sie Makros, um dynamisch die Chart Überschriften und Bezeichnungen individuell zu konfigurieren. Die Filter können dann ganz einfach und schnell auf den Charts angewendet werden.
• Identifizieren Sie die wichtigen Daten. Die Multi-Path Drill Down Funktion hilft auch dabei, datumsbezogene Gruppierungen in eine nicht datumsbezogene Darstellung zu verwandeln.
• Zur Optimierung der Produktivität kann jetzt eine Kopie aller Drill Down Einstellungen mit einem einzigen Klick erstellt werden. Somit muss dies bei wiederverwendeten Einstellungen nicht jedes Mal wiederholt werden.
• Synchronisieren Sie Ihre PowerPoint Präsentationen und SharePoint Charts ohne großen Aufwand. Exportieren Sie Bilder von Charts mit einem Klick nach PowerPoint und anderen Formaten.

Sprechen Sie uns gerne für eine unverbindliche und kostenfreie Live-Demo an.

SharePoint Server 2016: Frontend Neuerungen im Detail

Das Erscheinen der nächsten SharePoint Version 2016 steht kurz bevor. Wir als Microsoft Gold Partner nutzen diese intern bereits seit letztem Jahr auf Basis der verschiedenen Vorab Versionen und haben auch bereits einige Blog Beiträge dazu geschrieben.

Diese haben sich allerdings bisher in erster Linie auf die Backend Änderungen konzentriert, was auch den Hauptteil der Änderungen in der neuen Version betrifft. Jedoch gibt es natürlich auch Änderungen bzw. Erweiterungen im Frontend Bereich. Generell kann man sagen, dass die Cloud, sprich Office365, immer mehr den "Takt" vorgibt bzw. neue Funktionen zuerst dort implementiert werden, die dann aber oft in die onPremise Installation übernommen werden. 

Die aus unserer Sicht wichtigsten und zum aktuellen Zeitpunkt bekannten Funktionen beschreiben wir hier in Kurzform:

Besserer Mobile View
Leider ist die "neue" Mobile View aus unserer Sicht nicht so umfangreich ausgefallen wie Microsoft das aktuell darstellt, bzw. die Kunden sich das oft wünschen. Zum jetzigen Zeitpunkt beschränken sich die Neuerungen hier auf kleinere kosmetische Layout Änderungen, sowie in der Hauptsache die Möglichkeit nun z. B. auch Dokumente hochladen zu können (anstatt ein reiner View auf die Daten). Ein Responsive Design ist bisher leider nach wie vor kein Bestandteil der Lösung, kann aber wie bisher schon natürlich über die Anpassung der Masterpages / Page Layouts und CSS umgesetzt werden.

Integration von Office365 Funktionen in hybriden Umgebungen
Die Integration bzw. Optimierung von SharePoint im Hinblick auf hybride Umgebungen schreitet stark voran. Beispielsweise die problemlose Nutzung der SharePoint Suche für sowohl Inhalte von onPremise, als auch Public Cloud (Office365) stellt ebenso wenig ein Problem dar wie zum Beispiel die Integration der Delve Funktionalität aus Office365 heraus.

Neuer und erweiterbarer App Launcher
Der neue App Launcher wurde nahezu 1:1 von Office365 auch in onPremise Installationen übernommen. Er ist links oben positioniert und kann auf die eigenen Bedürfnisse / Anforderungen angepasst werden.

Sites page pinning
Websites, die auf der Übersichtsseite aller Websites zu sehen sind, können jetzt einfach und schnell "gepinnt" werden. Diese tauchen dann automatisch ganz oben in der Liste der Sites auf, denen man folgt.

Neue Funktionsleiste in Dokumentenbibliotheken / Listen
Auch diese Funktion wurde von Office365 übernommen, ist jedoch aus unserer Sicht sehr nützlich. Die wichtigsten Funktionen in Bibliotheken wie z. B. der Upload eines Dokuments, werden jetzt in einer einheitlichen "Funktionsleiste" direkt überhalb der Bibliothek dargestellt. Diese Funktion steht auch für OneDrive for Business bereit.

Änderungen an der "Share" / "Teilen" Funktion
Die Funktion "Share" bzw. "Teilen" wurde aus unserer Sicht immer sehr kritisch betrachtet, da zumindest hierzulande das Wort nicht unbedingt gleichgestellt wird mit dem Anpassen von Berechtigungen, was es jedoch auch sein kann. Das kann leicht dazu führen, dass der Überblick über die Berechtigungen verloren geht. Die Änderungen an dieser Funktion in Version 2016 sehen wir momentan noch eher kritisch, da es scheinbar noch einfacher wird, mittels der Funktion Rechte zu vergeben, ohne hier einen echten Überblick zu haben.

Dies wird von Microsoft als positiv hervorgehoben, kann jedoch zu Problemen führen, wenn es nicht sauber aufgesetzt und betrieben wird. Jedoch gibt es auch eine neue Funktion, die hier sehr hilfreich sein kann, nämlich die Möglichkeit Inhalte für einen "Gast" zu teilen, der dann, wenn es jemand externes ist, sogar mit Hilfe eines automatisch erzeugten, nur einmal gültigen Links auf die entsprechenden Inhalte im Lesemodus zugreifen kann. 

Neue Datei/Listen Menüs mit Rechtsklick-Option
Die Menüs von Elementen (Listen/Dokumenten) die bisher nur mit Klick auf das "..." Symbol aufzurufen waren, können jetzt zusätzlich in einer optimierten Form auch mit einem von Windows üblichen Rechtsklick auf das Element / das Dokument aufgerufen werden.

Vorschaugrafiken für Bild- und Videodateien in Dokumentenbibliotheken
Bisher war für Vorschaugrafiken von Bildern oder Videos immer der Einsatz einer Bild- oder Asset Bibliothek notwendig. In der neuen Version wird dies nun auch in Dokumentenbibliotheken möglich sein.

Weitere Frontend Neuerungen 

•  Large File Support - Dateien von bis zu 10 GB können nun hoch- bzw. heruntergeladen werden.

• Durable URL - Links können nun dauerhaft gleich bleiben, auch wenn z. B. ein Dokument umbenannt wird.
• OneDrive for Business - Verschiedene Optimierungen.

Sollten Sie Fragen zu diesen Funktionen oder SharePoint 2016 im Allgemeinen haben, können Sie sich jederzeit gerne an unsere Berater wenden.

SharePoint Forms: Lösungen und Alternativen zu InfoPath

Laut einem offiziellen Beitrag von Microsoft im Office Blog vom Januar, wurde der Support für InfoPath 2013 und SharePoint Designer 2013 an den Lifecycle des kommenden SharePoint Server 2016 angepasst und somit bis 2026 verlängert. Dies gilt allerdings nur für On-Premise Installationen, es gibt bisher keinerlei belastbare Aussage zu Office365.

Nichts desto trotz wird die InfoPath Technologie nicht mehr weiterentwickelt und bisher steht auch kein offizieller Nachfolger von Seiten Microsoft fest. Aus diesem Grund möchten wir an dieser Stelle einmal einige mögliche Alternativen hierzu auflisten.

SharePoint Designer Formulare
Das Anpassen der SharePoint (Standard) Listen Formulare ist prinzipiell auch mit Hilfe des SharePoint Designers möglich. Der SharePoint Designer ist in erster Linie ein Entwicklertool. Daher ist er nicht für einen normalen Anwender gedacht, und erfordert für die Umsetzung von Geschäftslogiken im Formular (z. B. dem Ein- und Ausblenden von Feldern) Programmierkenntnisse (zumindest JavaScript/JQuery). Für das Erstellen von komplexen Formularen ist der SharePoint Designer aus diesem Grund und aufgrund der nicht sehr hohen Flexibilität nicht geeignet.

Nintex Forms
Die Firma Nintex, ein Hersteller von Zusatzkomponenten, bietet mit dem Produkt Nintex Forms einen browserbasierten Formulareditor, mit dem Anwender einfache und komplexere Formulare erstellen und zur Nutzung veröffentlichen können. Nintex Forms ist nahtlos in den anderen Nintex Produkten, wie zum Beispiel Nintex Workflow, integriert und erlaubt auch das Abrufen von Daten aus externen Quellen. Im Vergleich zu InfoPath bietet Nintex Forms die Möglichkeit, eigene Layouts für mobile Endgeräte wie Smartphones oder Tablets zu erstellen. Diese lassen sich dann entweder in der kostenlosen Nintex Mobile App oder in einer eigenen Nintex App auf den mobilen Geräten nutzen.

Abbildung 1: Nintex Forms

 

KWizCom SharePoint List Forms
Das Produkt KWizCom Forms des gleichnamigen Lieferanten von SharePoint Zusatzkomponenten ist eigentlich kein typischer Formular Designer, sondern ein SharePoint Add-on, welches die existierenden SharePoint Listenformulare um einige nützliche Features erweitert. Zu diesen Features zählen unter anderem erweiterte Feldvalidierungen, Gruppieren von Feldern in verschiedenen Tabs, dynamische Standardwerte, sowie die optische Anpassungen des Formulars per CSS. Besonders interessant an KWizCom Forms sind die erweiterten Einstellungsmöglichkeiten der Berechtigungen für einzelnen Spalten und Listenansichten. Mit dem Tool ist es möglich, Berechtigungen nicht nur an der Liste bzw. am gesamten Listenelement zu setzen, sondern auch für einzelne Spalten. Gleiches gilt für die Listenansichten, welche im Standard keine eigenen Berechtigungen besitzen. Externe Daten lassen sich über Web Services im Formular einbinden.

Abbildung 2: KWizCom Konfiguration - Feldvalidierung

Sollten Sie Fragen zur Auswahl des richtigen Tools für Ihre Formulare haben, können Sie sich jederzeit gerne an unsere Berater wenden.

Kostenfreier Erfahrungsaustausch zum Thema "Digitale Transformation"

Das Thema "Digitale Transformation" ist derzeit nicht nur sozusagen in aller Munde, sondern geht auch nahezu permanent durch die Presse. Unter diesem Stichwort versteht man im weitesten Sinne die Digitalisierung unterschiedlichster Themen, wie z. B. Geschäftsprozessautomatisierung, Community Building oder auch die Schaffung ganz neuer Geschäftsmodelle.

Typische Beispiele sind die Revolution in der Taxi-Branche durch Firmen wie Uber, oder Technologien wie Streaming durch Firmen wie Netflix. Aber auch im Business Bereich können hier durchaus Mehrwerte geschaffen werden.

Wir möchten das Thema gerne aktiv mit unseren Kunden und Interessierten im Rahmen eines kurzen gemeinsamen Erfahrungsaustausches unverbindlich diskutieren und verschiedene Beispiele und mögliche Optimierungspotentiale aufzeigen.

Sollten Sie an einem solchen Termin Interesse haben, kontaktieren Sie bitte gerne unseren Berater Herr Walz unter walz@s-pi.de oder telefonisch unter 0 71 31-72 40-5 03.

Die EU und die USA haben sich über eine Regelung zum künftigen Datenaustausch zwischen den Wirtschaftsräumen geeinigt

Die EU-Kommission hat mit den USA einen Nachfolger für das vom EuGH gekippten Safe-Harbor-Abkommens ausgehandelt. Unter anderem soll das US-Handelsministerium die Firmen kontrollieren, die Daten aus Europa verarbeiten.

Die EU und die USA haben sich über eine Regelung zum künftigen Datenaustausch zwischen den Wirtschaftsräumen geeinigt. Die Gespräche seien damit abgeschlossen, teilten EU-Kommissarin Věra Jourová und EU-Kommissar Andrus Ansip mit. Der Nachfolger des Safe-Harbor-Abkommens steht ab sofort unter dem Namen "EU-US-Privacy Shield". Es soll mehr Rechtssicherheit für Unternehmen in Europa in Verbindung mit transatlantischen Datentransfers garantieren.

Geplant ist demnach, dass das US-Handelsministerium Firmen, die Daten aus Europa verarbeiten, überwacht. Wer sich nicht an Standards hält, dem drohen Sanktionen bis hin zu einer Streichung von der Liste. Die US-Seite sagt demnach einer Aufsicht der eigenen Justiz- und Sicherheitsbehörden zu. Beide Partner sollen die Umsetzung der Vereinbarungen jedes Jahr gemeinsam überprüfen.

Neutraler Ombudsmann
Wer seine Datenschutz-Rechte im Namen der nationalen Sicherheit der USA verletzt sieht, könne sich an einen Ombudsmann wenden, der unabhängig von den US-Geheimdiensten sein soll, hieß es. Dies soll US-Außenminister John Kerry zusichern. Die EU-Staaten müssten dem neuen Rechtsrahmen allerdings noch zustimmen.

Der Europäische Gerichtshof (EuGH) hatte das Safe Harbor Abkommen zum unkomplizierten Datenaustausch im Oktober gekippt. Die Richter sahen die Daten von Europäern in den USA nicht ausreichend vor dem Zugriff von Behörden und Geheimdiensten geschützt. Den europäischen Datenschutzbehörden räumten die Richter weitgehende Prüfrechte ein.

Schneller Suchen und Finden mit In-List-Search

Das schnelle Auffinden von Dokumenten in SharePoint ist für eine positive Nutzererfahrung sehr wichtig. Auch abseits des Suchcenters gibt es Szenarien, in denen die Suche eine wichtige Rolle spielen kann. So ist dies z.B. das Suchen und Finden innerhalb einer Liste oder Bibliothek.

Wie funktioniert die In-List-Search?

Über die In-List-Search können Elemente schnell in sehr großen Listen und Dokumentenbibliotheken gesucht und gefunden werden, ohne dass erst ein Suchcenter aufgerufen werden muss. Die In-List-Search stellt eine kleine Suchbox zur Verfügung, die direkt oberhalb der Dokumentenbibliotheken und Listen angezeigt wird. Bei Ausführung der Suche über diese Box wird die Seite nicht verlassen und die Ergebnisse werden auf der gleichen Seite dargestellt. Hierbei wird die Suche auch auf die jeweilige Liste oder Dokumentenbibliothek begrenzt. 

Aktivieren von Suchbox in den Webparteigenschaften

Die In-List-Search kann in Listen- und Dokumentenwebparts in den Eigenschaften mit einem Klick auf die Checkbox „Suchfeld anzeigen" aktiviert werden. Daraufhin wird dann die Suchbox am oberen Ende der Liste oder der Bibliothek angezeigt. Dies kann z.B. für die Nutzung einer SharePoint Telefonliste von großem Vorteil sein, wenn innerhalb der Liste schnell ein bestimmter Eintrag gefunden werden soll.

 Abbildung 1: Dokumentenbibliothek mit Suchbox

Um die Suchbox für den Webpart einer Liste oder einer Bibliothek zu aktivieren oder zu deaktivieren, gehen Sie wie folgt vor:

1. Aktivieren Sie den Bearbeitungsmodus der Seite, auf der sich der Webpart für die Liste oder die Bibliothek befindet.
2. Öffnen Sie die Eigenschaften des Webparts.
3. Rufen Sie die Kategorie „Verschiedene" in den Eigenschaften des Webparts auf.
4. Kreuzen Sie die Checkbox „Suchfeld anzeigen" an.
5. Bestätigen und Speichern Sie Ihre Änderungen.

Abbildung 2:Suchfeld in Webparteigenschaften aktivieren

Einschränkungen

Es ist möglich, die Suchbox für die meisten Arten von Listen und Dokumentenbibliotheken zu aktivieren und zu nutzen. Es gibt jedoch auch einige Ausnahmen:

• Wiki Seitenbibliothek
• Diskussionsboard
• Umfrageliste
• MicroFeed

Vergangenheit und Ausblick 

In SharePoint 2010 war so eine Funktionalität nur durch bestimmte Drittanbietertools zu erreichen, jedoch nicht im Standard enthalten. Für SharePoint 2013 wurde diese Funktion jedoch auch in den Standard übernommen. Auch in SharePoint 2016 wird diese Suchbox wieder verfügbar sein,  und so die schnelle Suche innerhalb von Listen und Bibliotheken für die Nutzer wieder erleichtern.

Zeitersparnis und Komfort durch Nutzung von In-List-Search

Durch die Begrenzung der Suchergebnisse und die schnelle Möglichkeit zur Suche, die über die praktische Suchbox erreicht werden kann, werden Elemente schneller auffindbar, ohne dass der Nutzer erst ein Suchcenter aufrufen muss. Dies ist komfortabel und kann viel Zeit sparen.