Wie bekommt man E-Mails zur Archivierung von Outlook am besten nach SharePoint?

​Je nach Szenario kann es sinnvoll sein E-Mails zur Ablage in SharePoint zu speichern. Der englischsprachige Blogpost (http://camerondwyer.wordpress.com/2012/01/04/five-out-of-the-box-ways-to-get-email-into-sharepoint/) von Cameron Dwyer beschreibt diverse Möglichkeiten, E-Mails aus Outlook heraus nach SharePoint zu übertragen. Im Folgenden werden 5 verschiedene Verfahren bezüglich des Vorgehens und ihrer Vor- und Nachteile beschrieben:

1. Möglichkeit: E-Mails manuell abspeichern

 

Bei diesem Verfahren werden E-Mails einfach direkt lokal als Dateien abgespeichert.

Vorgehen:

• Im Outlook auf „Datei speichern unter“ klicken
• Als Format das MSG-Format auswählen
• Die Mail zunächst lokal abspeichern und anschließend per Browser in eine SharePoint Liste oder Bibliothek hochladen

 



 

 

 

 

 

Vorteile:
• Durch das manuelle Hochladen erhält man im SharePoint Upload-Dialog die Möglichkeit die Metadaten bzw. den Inhaltstyp zu pflegen
• Durch die Abspeicherung im MSG-Format kann die Nachricht später problemlos wieder mit Outlook geöffnet werden

 

Nachteile:

• Nimmt viel Zeit in Anspruch
• In den Spalten von SharePoint werden die E-Mail-Attribute nicht angezeigt

 

 

 

2. Möglichkeit: E-Mails direkt an eine Liste oder Bibliothek senden

 

Seit der SharePoint Version 2007 können Listen und Bibliotheken über die Funktion „Eingehende E-Mails“ Inhalte direkt empfangen. Ist der SharePoint Server entsprechend konfiguriert, so werden die Dateien in die jeweilige Listen oder Bibliothek gespeichert. Dieses Vorgehen ist im Blogpost von Joe Olson auf MSDN nochmal näher beschrieben http://blogs.msdn.com/b/joelo/archive/2007/10/23/email-enabled-lists-and-inbound-email.aspx)

 

Vorteil:
• Schnell und einfach

 

Nachteile:
• Hoher Administrationsaufwand für die Einrichtung
• Portalnutzer müssen die betreffenden Adressen der Bibliotheken und Listen kennen und über Änderungen informiert werden
• In den Spalten von SharePoint werden die E-Mail-Attribute nicht angezeigt
• Die E-Mails selbst werden getrennt von den Anhängen gespeichert
• Als SharePoint-Nutzer kann man nicht mehr auf die Original-Mail zugreifen
• E-Mails werden von SharePoint standardmäßig im EML-Format gespeichert und können dann nicht mehr direkt mit Outlook geöffnet werden
• Diese Funktion wird stand heute noch nicht vom in Office 365 integrierten SharePoint Online unterstützt

 

3. Möglichkeit: SharePoint-Bibliothek mit Windows Explorer öffnen

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Bei diesem Vorgehen wird auf eine SharePoint-Bibliothek direkt über den Windows Explorer zugegriffen. Hat man die Bibliothek als Netzlaufwerk verbunden, kann man von nun an Mails aus Outlook per Drag & Drop in die Bibliothek übertragen.

 

Vorgehen:

Man navigiert zur betreffenden SharePoint Bibliothek und markiert sich aus der Adresszeile des Browsers nicht die gesamte Adresse sondern nur den vorderen Teil:

Bsp.: http://[servername]/[dokumentenbibliothek]

 

Diese Adresse muss noch für den Zugriff auf einen „Fileserver“ wie folgt angepasst werden: \\[servername]\[dokumentenbibliothek]

 

Diese Netzwerkadresse in die Adresszeile des Windows Explorers kopieren und mit Return öffnen. Bei häufiger Verwendung sollte mit selbiger Adresse ein Netzlaufwerk im Windows Explorer verbunden werden.

 

Vorteile:
• Einfache Möglichkeit zum Verschieben einzelner und mehrerer Mails
• E-Mails werden im gewohnten Outlook MSG-Format gespeichert

 

Nachteile:

• Funktioniert nur bei SharePoint Bibliotheken
• Keine optimale Schnittstelle von SharePoint, da die Eingabe von Metadaten nicht unterstützt wird
• Durch das einfache Hochladen der Dateien können eventuell

 

Dokumentenmanagementfunktionalitäten und eingebundene Mechanismen zur Datenvalidierung umgangen werden.

 

 

4. Möglichkeit: SharePoint-Bibliothek über WebDav öffnen

 

 

 

 

 

 

 

 

Bei dieser Variante wird ähnlich wie bei der 3. Möglichkeit eine SharePoint Bibliothek mit dem Windows Explorer geöffnet. Der Unterschied dabei ist der, dass das Öffnen aus der Ribbon der SharePoint-Bibliothek heraus über den Menüpunkt „Mit Explorer öffnen“ erfolgt. Auch bei diesem Verfahren können Mails aus Outlook per Drag & Drop in ein Windows Explorer Fenster gezogen werden. Die Verbindung vom Client-PC zum SharePoint Server läuft dann jedoch über das WebDav-Protokoll.

 

Vorteile:
• Vergleichbar mit der 3. Möglichkeit, wobei die Kommunikation über WebDav als erweitertes Http-Protokoll allgemein bessere Möglichkeiten zur Dateiübertragung bietet
• E-Mails werden im gewohnten Outlook MSG-Format gespeichert

 

Nachteile:

• WebDav unterstützt nur ein Teil der SharePoint Funktionalität
• Eingabe von Metadaten werden auch hier nicht unterstützt
• Probleme in Kombination mit SharePoint & Load Balancer
• Durch das einfache Hochladen der Dateien können eventuell

 

Dokumentenmanagementfunktionalitäten und eingebundene Mechanismen zur Datenvalidierung umgangen werden.

 

5. Möglichkeit: Drag & Drop in eine SharePoint-Diskussionsrunde

 

Man kann SharePoint in Outlook auch über Diskussionsrunden andocken, um z.B. per Drag & Drop E-Mails in ein Forum zu speichern. Zwingende Voraussetzung ist hierfür allerdings, dass eingehende E-Mails in der Farm aktiviert sind.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Vorgehen:

• Einrichten einer Diskussionsrunde über Websiteaktionen -> Weitere Optionen -> Erstellen einer Diskussionsrunde
• Zur erstellten Diskussionsrunde in SharePoint navigieren und auf den Menüpunkt „Verbindung mit Outlook herstellen“ klicken

In Outlook erscheint die NEU verknüpfte Liste nun unter SharePoint-Listen. Von jetzt an lassen sich E-Mails aus Outlook heraus in diese Liste ziehen.

 

Vorteile:

• Ermöglicht einfaches Drag & Drop
• Keine administrative Einrichtung nötig
• Inhalte der Diskussionsrunden sind in Outlook sowie in SharePoint einsehbar

 

Nachteile:

• E-Mails werden nicht im MSG-Format gespeichert
• Eingabe von Metadaten nicht unterstützt
• Integrität der Mail-Nachricht ist nicht gewährleistet

 

Fazit

Möchte man E-Mails aus Outlook / Exchange heraus in eine SharePoint-Archivierung überführen, stellt Microsoft bereits mit Standardmitteln einige Möglichkeiten bereit. Jede Methode hat dabei natürlich ihre Vor- und Nachteile. Für erweiterte Funktionalität oder Bedienkomfort können auch Zusatzlösungen von Drittanbietern wie harmon.ie for SharePoint zum Einsatz kommen.

 

Sollten Sie Fragen zu diesem Thema haben, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung unter contact@s-pi.de.