Mittwoch, 21. März 2012

Problem Interne URLs in SharePoint Benachrichtigungen

Bei vielen Intranet Portalen (z.B. auch bei uns) laufen Grossteile der Kommunikation und Zusammenarbeit über SharePoint . Hierbei ist die Out of the Box Benachrichtungsfunktion sehr hilfreich. Hierbei kann es vorkommen dass einige der Warnungen in Outlook die interne Server URL des SharePoints enthalten, während andere Benachrichtigungen (Warnungen im Bereich Aufgaben) die externe URL verwenden.
Dieses Verhalten betrifft nicht nur die Links, sondern auch enthaltene Bilder. Nach einigem Suchen nach einer Einstellung findet man evtl. heraus dass die URL darauf basiert wann und wie die Benachrichtigung eingerichtet wurde.
Die Lösung dafür ist also sich mit der internen URL am System anzumelden, die falschen Benachrichtigungen zu löschen, und dann mit der externen URL anmelden und eine neue Benachrichtigung einrichten.

Es gibt zwei Möglichkeiten Ihre Warnungen in SharePoint 2010 zu verwalten:

1. Klicken Sie auf Ihren Anmeldenamen und dann auf „Meine Einstellungen“. Dort gibt es den Punkt „Meine Benachrichtigungen“ mit dem Sie alle Ihre erstellten Benachrichtigungen aufrufen und verwalten können




2. Gehen Sie zu der entsprechenden Liste / Bibliothek und klicken Sie in der Ribbon auf „Liste“ und dann auf „Benachrichtigen“

Ein schönes Feature von SharePoint ist dass Benutzer mit der Berechtigung “Benachrichtigungen verwalten” für andere Nutzer Benachrichtigungen anlagen können. Leider können aber genau auf diese Weise solche „falschen“ Benachrichtigungen zustande kommen, wenn nämlich z.B. der Administrator mit der internen Server URL eingeloggt war als er die Benachrichtigungen angelegt hat.

Als SharePoint Administrator ist es möglich alle Benachrichtigungen von allen Benutzern mittels eines Powershell Kommandos zurückzusetzen. Allerdings würden wir dieses Vorgehen nicht empfehlen weil manche Benutzer ja evtl. auch absichtlich mit einer internen URL arbeiten.

Kommentare:

  1. Was bedeutet "Administrator mit der internen Server URL eingelogt war." Wir haben Benachrichtigungen auf ein Blog, die jeder Tag um die selbe Uhrzeit versendet werden sollen. Allerding kommen die Benachrichtigungen eine Stunde später, oder zwei.

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    2. Der Abschnitt „Administrator mit der internen Server URL eingeloggt war“ bedeutet, dass man hier mit einem Administrator Account (d.h. der auf die gewünschte Website/Liste die Berechtigungsstufe „Vollzugriff“ hat oder ein sogenannter Websitesammlungsadministrator ist) eingeloggt war. Mit „interner Server URL eingeloggt war“ bedeutet, dass z.B. mit http://servername:Port auf das SharePoint Portal zugegriffen wurde und die E-Mail Benachrichtigung auf eine SharePoint Liste eingerichtet wurde. Der Benutzer für den die E-Mail Benachrichtigung eingerichtet wurde, kennt diese „Interne Server URL“ (z.B. http://servername:port) sicherlich nicht und kann diese ggf. auch nicht aufrufen. Ihm ist z.B. nur die URL http://MeinPortal bekannt und zugreifbar.

      Zu Ihrer anderen Frage: Es gibt einen SharePoint Timer Job mit der Bezeichnung „Immediate Alerts“, der für die Versendung der E-Mails zuständig ist. Wir würden vorschlagen zu prüfen, wie dieser zeitlich konfiguriert ist. Sie können dies in der Central Administration Ihrer SharePoint 2010 Farm => unter „Monitoring“ => „Timer Jobs“ prüfen und ggf. ändern.
      Offizielle Microsoft Informationen zu SharePoint 2010 Timer Jobs finden Sie hier:

      http://technet.microsoft.com/en-us/library/ff808317.aspx

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