Ablage von E-Mails in SharePoint via Outlook Integration

Je nach Szenario kann es hilfreich sein, E-Mails (z. B. aus Outlook) einfach und schnell in SharePoint abzulegen, z. B. als Ablage zu einem Projekt.

Im Folgenden werden 4 verschiedene Verfahren bezüglich des Vorgehens und ihrer Vor- und Nachteile beschrieben, inklusive einer Empfehlung
von S-PI.

1. Möglichkeit: E-Mails manuell abspeichern

Bei diesem Verfahren werden E-Mails lokal als Dateien abgespeichert und dann manuell hochgeladen.

Vorgehen:

• Im Outlook auf „Datei speichern unter“ klicken.

• Als Format das MSG-Format auswählen.

• Die Mail zunächst lokal abspeichern und anschließend per Browser in eine SharePoint Liste oder Bibliothek hochladen (Alternativ via Windows Explorer / WebDAV).
  

Vorteile:

• Durch das manuelle Hochladen erhält man im SharePoint Upload-Dialog die Möglichkeit, die Metadaten bzw. den Inhaltstyp zu pflegen.

• Durch die Abspeicherung im MSG-Format kann die Nachricht später problemlos wieder mit Outlook geöffnet werden.

Nachteile:

• Nimmt viel Zeit in Anspruch

• In den Spalten von SharePoint werden die E-Mail-Attribute
  (z. B. Absender) nicht automatisch angezeigt

2. Möglichkeit: E-Mails direkt an eine Liste oder Bibliothek senden

Seit der SharePoint Version 2007 können Listen und Bibliotheken über die Funktion „Eingehende E-Mails“ Inhalte direkt empfangen. Ist der SharePoint Server entsprechend konfiguriert, so werden die Dateien in die jeweilige Listen oder Bibliothek gespeichert.

Vorteil:

• Schnell und einfach

• Möglichkeit mit Outlook Regeln zu arbeiten

Nachteile:

• Je nach Menge hoher Administrationsaufwand für die Einrichtung

• Portalnutzer müssen die betreffenden Adressen der Bibliotheken und Listen kennen und über Änderungen informiert werden

• In den Spalten von SharePoint werden die E-Mail-Attribute nicht angezeigt

• Die E-Mails selbst werden getrennt von den Anhängen gespeichert

• Als SharePoint-Nutzer kann man nicht mehr direkt auf die Original-Mail zugreifen

• E-Mails werden von SharePoint standardmäßig im EML-Format gespeichert und können dann nicht mehr direkt mit Outlook geöffnet werden

3. Möglichkeit: Drag & Drop in eine SharePoint-Diskussionsrunde

Man kann SharePoint in Outlook auch über Diskussionsrunden andocken, um z. B. per Drag & Drop E-Mails in ein Forum zu speichern. Zwingende Voraussetzung ist hierfür allerdings, dass eingehende E-Mails in der Farm aktiviert sind.

Vorgehen:

• Einrichten einer Diskussionsrunde über Websiteaktionen -> Weitere Optionen -> Erstellen einer Diskussionsrunde

• Zur erstellten Diskussionsrunde in SharePoint navigieren und auf den Menüpunkt „Verbindung mit Outlook herstellen“ klicken.

In Outlook erscheint die neu verknüpfte Liste nun unter SharePoint-Listen. Von jetzt an lassen sich E-Mails aus Outlook heraus in diese Liste ziehen.

Vorteile:

• Ermöglicht einfaches Drag & Drop

• Keine administrative Einrichtung nötig

• Inhalte der Diskussionsrunden sind in Outlook sowie in SharePoint einsehbar

Nachteile:

• E-Mails werden nicht im MSG-Format gespeichert

• Eingabe von Metadaten nicht unterstützt

• Integrität der Mail-Nachricht ist nicht gewährleistet

4. Möglichkeit: Einsatz von Drittanbieter Komponenten wie harmon.ie

Mit Outlook Zusatzlösungen wie harmon.ie können E-Mails inkl. Anhängen einfach und schnell direkt in Outlook via Drag+Drop in einer SharePoint-Liste abgelegt und verwaltet werden. Hierzu bindet sich direkt im Outlook ein berechtigungsabhängiger und benutzerspezifisch konfigurierbarer Verzeichnisbaum der Portalstruktur ein. Weiterhin kann das Tool sowohl auf einem Windows PC, einem Mac als auch auf mobilen Geräten wie iOS & Android eingesetzt werden und unterstützt sowohl alle Versionen von SharePoint onPremise als auch Office365.

Seit Mai 2016 sind wir ein offizieller Partner von harmon.ie und unsere Berater beraten Sie gern zu den verschiedenen Outlook-Add-in Lösungen.

Vorteile:

• Ermöglicht einfaches Drag & Drop direkt in Outlook

• direkte Erfassung (inkl. Massenerfassung) von zusätzlichen Metadaten in Outlook

• automatische Übernahme von zahlreichen E-Mail spezifischen Metadaten wie Absender, Empfänger, Betreff etc

Nachteile:

• zusätzliche Lizenzen und Installation notwendig

Fazit
Möchte man E-Mails aus Outlook / Exchange heraus in eine SharePoint-Archivierung überführen, stellt Microsoft bereits mit Standardmitteln einige Möglichkeiten bereit. Jede Methode hat dabei natürlich ihre Vor- und Nachteile. Für erweiterte Funktionalität oder Bedienkomfort sind Zusatzlösungen von Drittanbietern wie harmon.ie for SharePoint die ideale Ergänzung und damit unsere klare Empfehlung.

Sollten Sie Fragen zu diesem Thema haben, stehen wir Ihnen unter
contact@s-pi.de gerne zur Verfügung.