Freitag, 9. Oktober 2015

Send-To-Locations und Retention Policies

Neben vielen anderen nützlichen Funktionen bietet SharePoint auch die Möglichkeit, „Send-To-Locations" zu definieren. Bei korrekter Konfiguration kann der SharePoint Content Organizer Inhalte so an vordefinierte Orte verschieben oder kopieren.
Dies kann anhand von vorher erstellten Regeln automatisch ausgelöst werden oder z. B. auch passieren, wenn ein Nutzer den „Send-To" Button klickt, nachdem ein Dokument markiert wurde.

Für die Einrichtung dieser Funktion ist es zunächst nötig, dass das Content Organizer (Inhaltsorganisation) Feature aktiviert wird.

Anschließend ist die Option „Regeln für die Inhaltsorganisation" in den Websiteeinstellungen verfügbar. Mithilfe dieser Option können Regeln präzise festgelegt und Zielspeicherorte definiert werden.

In der Zentraladministration unter dem Menüpunkt "General Application Management" muss weiterhin noch eine „Sent-to-Connection" erstellt werden. Dort muss ebenfalls die Sent-To-URL für den Content Organizer definiert werden. Diese könnte beispielsweise folgendermaßen lauten: http://server/siteUrl/_vti_bin/officialfile.asmx.

In Verbindung mit Retention Policies (Aufbewahrungsrichtlinien) kann diese SharePoint Funktionalität besonders nützlich sein, da so Dateien z. B. nach Ablauf eines bestimmten Zeitraums in eine vorher festgelegte Dokumentenbibliothek verschoben werden können.

Bei einer größeren Anzahl von Dokumenten kann so das Verschieben oder Kopieren automatisiert ablaufen und spart Zeit für die Nutzer und damit Kosten für das Unternehmen.

Wir helfen Ihnen gerne bei der Nutzung dieser SharePoint Funktion.

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