Arbeitserleichterung: Dateien einer SharePoint-Bibliothek als gelesen markieren

​​Jeder Nutzer wird es wahrscheinlich schon einmal erlebt haben, dass durch eine Vielzahl an Dokumenten leicht die Übersichtlichkeit verloren geht. Oft ist dann nicht klar, welche Dokumente schon angesehen bzw. gelesen wurden. Gerade im Umgang mit News und Veröffentlichungen ist es für den einzelnen Nutzer sehr wichtig zu wissen, ob er diese schon gelesen hat oder nicht.

Mit SharePoint 2010 Bordmitteln lässt sich diese Funktion leider nicht realisieren. Deshalb hat
S-PI eine Lösung entwickelt, die den Nutzer dabei unterstützt, den Überblick über seine gelesen Artikel bzw. Dokumente zu behalten. In einer unsichtbaren Metadatenspalte wird protokolliert, welche Nutzer dieses Dokument bereits gelesen haben. Auf Basis dieser Information wird dann in einem Webpart benutzerspezifisch angezeigt, ob das Dokument bereits geöffnet wurde oder nicht. Dies erfolgt, ähnlich wie man es von Outlook her kennt, in Form von einem Briefumschlags-Symbol und der Fettmarkierung des Titels.

Hier nochmal die einzelnen Funktionen:
• Protokollierung des Lesestatus in unsichtbarer Metadatenspalte „ReadBy“
• Protokolliert wird der Benutzername oder auf Wunsch auch das Datum
• Webpart das benutzerspezifisch den Lesestatus eines Dokuments zeigt
• Optik stark an Outlook angelehnt und über CSS konfigurierbar
• Bereitstellung als installierbare Standard SharePoint Solution (WSP)


Es ist geplant, diese Lösung zukünftig weiter auszubauen.
Erweiterungen dieser Lösung könnten folgende sein:

Aktive Bestätigung für Lesestatus durch Nutzer, z.B.
• Einsatz im ReadBy Webpart: Bei Dokumentaufruf Öffnen eines PopUp Fensters mit
  Lesebestätigungsabfrage
• Einsatz in Standard Dokumentenbibliothek Ansichten mittels eines "Event Receivers"
• Einsatz eines Workflows der z.B. eine Standard SharePoint Aufgabe zur Lesebestätigung stellt

Entwicklung einer Dashboard Ansicht für die Geschäftsleitung
• Ansicht, welche Dokumente (von wem) noch nicht bestätigt wurden
• Suchfunktion nach Benutzername und Dokumentenname sowie evtl. Datum

 
Falls auch Sie Ihren SharePoint-Nutzern den Arbeitsalltag erleichtern möchten, kontaktieren Sie uns gerne unter contact@s-pi.de.

Auf Wunsch stellen wir Ihnen die Lösung auch gerne über eine Internetpräsentation vor.