Wann eine automatisierte Berechtigungsvergabe und
Berechtigungsüberwachung in SharePoint Portalen sinnvoll sein kann
Wie häufig nehmen Sie
Änderungen am Berechtigungskonzept oder sogar an Absicherungen von
Listeninhalten oder Dokumenten vor? Wenn dies in Ihrem SharePoint Portal(en)
ein wichtiger und notwendiger Prozess ist, dann könnte Sie die S-PI Lösung zur
automatischen Berechtigungsvergabe und Berechtigungsüberwachung unterstützen.
Mit einer auf
SharePoint basierenden Lösung zur automatischen Berechtigungsvergabe und
Berechtigungsüberwachung können Sie Ihre Key User und Administratoren schnell
auf den aktuellen Stand bzgl. der Berechtigungen bringen und bei Bedarf
Berechtigungskorrekturen auf "Knopfdruck" vornehmen.
Auf Basis eines
SharePoint Berechtigungskonzepts können initial für Websites, Listen und
Bibliotheken die Berechtigungen über die SharePoint Oberfläche z.B. mittels
Bordmittel konfiguriert werden.
Insbesondere in Listen
und Bibliotheken werden Ordner (dienen zur Speicherung von Dokumenten, Bildern,
etc.) sehr häufig während der Inhaltserstellung dynamisch erstellt.
Beispielsweise kann ein Ordner pro Kunde (z.B. im Kundenportal), ein Ordner pro
Partner (z.B. im Extranetportal) und/oder ein Ordner pro Mitarbeiter (z.B. im
Intranet-Portal, Mitarbeiterportal) verwendet werden. Dabei kann die
erforderliche manuelle Berechtigungsvergabe pro Ordner und dessen Zielgruppe(n)
aufwändig und fehleranfällig sein.
Die manuelle
Berechtigungsvergabe, Berechtigungsprüfung und Berechtigungskorrektur pro
Ordner kann beispielsweise durch einen automatischen Berechtigungsvergabe- und
Berechtigungsüberwachungsprozess übernommen und vereinfacht werden. Dazu können
die laut Berechtigungskonzept definierten Rollen und Berechtigungsstufen pro
gewünschter Liste/Bibliothek und gewünschten Ordnerinhaltstypen in einer
zentralen SharePoint Liste initial erfasst und aktiviert werden. Bei Bedarf werden
die Key User automatisch periodisch über den aktuellen Ordnerberechtigungsstand
per Status E-Mail informiert. Alternativ können Key User ausschließlich über
Berechtigungsabweichungen inkl. der automatisch vorgenommenen
Berechtigungskorrekturen per einer Fehler E-Mail informiert werden.
Die Status E-Mail und
Fehler E-Mail zeigt für alle Ordner einer Liste/Bibliothek den vorher und nachher
Berechtigungsstand und weitere Detailinfos an. Dabei kann die Status E-Mail
immer versendet werden. Die Fehler E-Mail wird nur
bei festgestellten Berechtigungsabweichungen, die automatisch
korrigiert wurden, versendet. In der Fehler E-Mail ist für die Key User
schnell ersichtlich, welche automatisierten Aufgaben wann und wie erledigt
wurden.
Die oben beschriebene
Lösung kann ab SharePoint 2010 eingesetzt werden. Sie ist für die Editionen
SharePoint Foundation und SharePoint Server geeignet.
Bei Fragen, speziellen Berechtigungsanforderungen sowie bei Ihrer
Berechtigungskonzeption stehen Ihnen gern unsere Berater zur Verfügung.
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