Die verschiedenen Betriebsszenarien für SharePoint (Teil 2: Private Cloud / Microsoft Azure)

Im zweiten Teil unserer Artikelreihe möchten wir Ihnen den Microsoft Dienst Azure vorstellen. Microsoft Azure ist eine frei konfigurierbare Cloud-Computing-Plattform. Sie ist äußerst flexibel und deckt Infrastructure-as-a-Service (IaaS) und Platform-as-a-Service (PaaS) ab. Mit nur wenigen Klicks können Sie Ihre Infrastruktur skalieren und Dienste schnell bereitstellen.

Azure unterteilt sich in Compute, Storage, AppFabric, Virtual Network, Content Delivery Network (CDN) und Marketplace. Der wohl wichtigste Bereich zum Thema SharePoint ist der Compute-Bereich. In den verschiedenen Microsoft Rechenzentren lassen sich virtuelle Maschinen aufsetzen – auf Wunsch greifen Sie auf bereits vorkonfigurierte Images zu. Die Lizenzen sind hier schon im Preis inbegriffen. Im Angebot stehen Windows Server aber auch „nackte" Systeme mit Linux Distribution sind auswählbar. Das Angebot wird stetig erweitert – mittlerweile sind bereits ganze Farminstallationen von SharePoint 2013 inkl. Active Directory und SQL-Instanz bereitgestellt. Über eine Weboberfläche müssen nur noch Benutzer für die Dienste definiert werden.

Die Verwendung des Microsoft-Rechenzentrums bietet viele Vorteile. Sie können eine äußerst feine Skalierung vornehmen. Wird z.B. ein Dienst zu Beginn nur von wenigen Anwendern genutzt, so können Sie zunächst eine kleine Compute-Einheit (z.B. 1 CPU-Kern mit 1,75 GB RAM) verwenden. Etabliert sich nun der Dienst und benötigt mehr Rechenleistung, so lässt sich dies mit einer Aktion oder sogar automatisch auf bis zu 32 CPU-Kerne mit 448 GB RAM und lokalen SSD-Festplatten erweitern – und zwar im laufenden Betrieb! Wenn eine Maschine nicht benötigt wird, so lässt sich diese auch einfach ausschalten, Sie zahlen dann nur den benötigten Speicherplatz. Außerdem erhalten Sie einen vollen Zugriff über Remote-Desktop auf dem Rechner.

Durch diese hochskalierbare Cloud-Plattform sparen Sie sich die Anschaffung eines großen Rechenzentrums. Die Systeme werden bei Bedarf auf andere Microsoft Rechenzentren gespiegelt, sogar Kontinent übergreifend. Bei Ausfällen wird automatisch das Backupsystem verwendet, Anwender merken hiervon nichts. Die Maschinen sind mit 10 Gigabit Netzwerkadaptern miteinander verbunden und arbeiten so hochperformant zusammen. Backups, USVs und Green IT können Sie Microsoft überlassen.

Die Nutzung des virtuellen Netzwerks (auf Wunsch mit VPN-Verbindung) ermöglicht auch die Einbindung in eine bestehende Infrastruktur. Inhalte können weltweit bereitgestellt werden – geräteklassenübergreifend. Das CDN entlastet Ihre Bandbreite und stellt Bilder und Videos sehr schnell bereit. Remote Apps ermöglichen das Streamen von Programmen, z.B. auf Ihr Mobilgerät. So lassen sich rechenaufwendige Programme schnell bereitstellen und performant nutzen.
Vorteile von Azure:

• Schnelle Bereitstellung für Endbenutzer
• Monatliche, minutengenaue Abrechnung
• Erweiterung der Standardsysteme
• Weniger In-House Personal und Kosten
• Datenabsicherung

Gerne unterstützen wir Sie bei der Auswahl der geeigneten Variante sowie der Konzeption und Betreuung des Systems, unabhängig davon ob Sie sich für eine Public Cloud (Office 365), eine private Cloud (z. B. MS Azure), einen internen Betrieb oder eine Hybrid-Variante entscheiden.

Vertragsmanagement mit SharePoint

Das Thema Vertragsmanagement, also die Verwaltung von bestehenden und zukünftigen Verträgen (z.B. Leasingverträge, Kaufverträge, Mietverträge etc.), wird häufig noch mit Hilfe von Tools wie Microsoft Excel und des klassischen Filesystems umgesetzt.

Eine effiziente Suche sowie ein komfortables Verwalten der Dokumente gestaltet sich auf einem solchen Weg allerdings oft sehr schwierig. Um ein effizienteres und einfacheres Management von Vertragsdokumenten zu ermöglichen, kann eine elektronische Vertragsverwaltung auf Basis von Microsoft SharePoint helfen.

Die Verwaltung von Vertragsdokumenten in SharePoint ermöglicht ein besseres und schnelleres Auffinden durch eine (oder evtl. auch mehrere) zentrale Dokumentenablagen sowie dazu definierbare Metadaten. Die Verträge können berechtigungsspezifisch angezeigt werden, so dass eine klare Trennung von Dokumenten nach Zuständigkeitsbereichen erfolgen kann.

Da in der Praxis sowohl Verträge in elektronischer Form (z.B. PDF-Dateien) sowie in Papierform (Ordner-Ablage in einem / mehreren Archiven) verwaltet werden müssen, können hierzu "Pseudo-Datensätze" mit einem Verweis auf den physikalischen Ablageort (z.B. Raum / Regal / Ordner-Nr.) in Form von Metadaten erfasst werden.

Weiterhin ist es oft gängig finale Vertragsdokumente (nach dem alle relevanten Unterschriften enthalten sind) einzuscannen und dieses Dokument als finales unveränderbares PDF zu archivieren. Für diesen Prozess können verschiedene "Eingangskörbe" (z.B. Dokumentenbibliotheken pro Abteilung / Bereich) genutzt werden, auf die der Scanner direkt zugreifen kann um die Dokumente dort abzulegen.

Die verschiedenen Vertragsdokumente können über Inhaltstypen (Content Types) sauber definiert und getrennt werden. Ein Inhaltstyp stellt u.a. eine Definition von verschiedenen Metadaten dar, und definiert auch gleich die relevanten Berechtigungen (z.B. über eine Kombination von Vertragstyp und Abteilung).

Selbstverständlich stehen dank SharePoint auch viele weitere hilfreiche Funktionen aus dem Bereich Dokumentenmanagement zur Verfügung, wie z.B. Versionierung und Check-In/Check-Out

Die wesentlichen Vorteile eines solchen Systems sind:

·         Zentrales browserbasiertes Dokumenten Management System für Verträge

·         Umfangreiche und flexible Suche durch Metadaten und Volltextsuchfunktion

·        Einfache und klare Trennung von Berechtigungen in Bezug auf Dokumente gemäß Nutzern und deren Zuständigkeitsbereichen

·         Bündelung von dazugehörigen Dokumenten

·        Automatische Erinnerungen (z.B. zur Vertragslaufzeit / Kündigungsfrist) als Workflow

Dokumentenerstellung automatisieren und Datenquellen integrieren

Für die zielgruppengerichtete Dokumentenerstellung und -bereitstellung werden Vorlagen vielfach noch per Copy-and-Paste manuell zusammengestellt. Bestenfalls sind Office-Makros im Einsatz. Diese Methoden sind jedoch aufwändig, fehleranfällig und belasten Mitarbeiter mit unnötigen Routineaufgaben.

In unserer Projektpraxis finden sich immer häufiger Kundenanforderungen, die darauf abzielen unterschiedliche Prozesse der Dokumentenerzeugung zu automatisieren. Daher freuen wir uns über unsere Partnerschaft mit der dox42 GmbH, Wien. Die dox42 GmbH ist Hersteller des gleichnamigen Produkts dox42, das die o.g. Anforderungen in effizienter Weise erfüllen kann. Herausragendes Feature der dox42 Lösung ist die Erstellung der Dokumentenvorlagen. Diese müssen nicht aufwändig mittels eines proprietären Designtools erstellt, sondern können direkt in den bekannten Komponenten (Excel, Word) aus der Microsoft Office Suite zusammengestellt werden. Somit entfallen aufwändige Schulungen bei der Systemeinführung.

In der Kombination SharePoint, dox42 und Nintex Workflow lassen sich auch anspruchsvollste Szenarien der Dokumentenautomatisierung und –steuerung unter Einbeziehung verschiedener Datenquellen realisieren.

Gerne beraten wir Sie umfassend hinsichtlich der Automatisierung der Dokumentenerstellung in Ihrem Unternehmen.

SharePoint 2016 - News

Als Microsoft den Namen der nächsten Version von SharePoint als SharePoint 2016 bekanntgab, sollte die Veröffentlichung noch im Jahr 2015 stattfinden. Seit Mitte April steht fest, das SharePoint 2016 erst Ende des 2. Quartals 2016 erscheinen wird.

Die Beta Version wird uns als Microsoft Gold Partner bereits im 4. Quartal 2015 vorliegen, so dass wir die Möglichkeit haben werden, uns damit bereits vor dem offiziellen Erscheinungstermin intensiv zu beschäftigen. Wir werden Ihnen über unsere Erfahrungen mit SharePoint 2016 in unserem Blog berichten.

Auf der diesjährigen Ignite in Chicago wurden weitere Informationen offiziell bekannt.
Zum aktuellen Zeitpunkt sind z.B. die folgenden wichtigen Informationen bekannt:

• Erstes Release bei dem die Cloud (Office365/SharePoint Online) die onPremise Version definiert
• Die onPremise Version wird weiterhin voll unterstützt, und Sie wird nahezu alle Features von SharePoint Online enthalten. Sollte es Features geben die nur in SharePoint Online zur Verfügung stehen, so können diese über eine Hybrid Lösung in die onPremise Installation integriert werden.
• Die Releasezyklen werden wie gewohnt beibehalten, d.h. monatliche Updates für Office365 / SharePoint Online und 2-3 jährliche Versionswechsel für onPremise mit dazwischenliegenden Service Packs.
• Hybrid Lösungen, die die Welt eines onPremise Servers mit der einer Office365/SharePoint Online Cloud verbinden, werden stärker und besser unterstützt (z.B. im Bereich der Suche)
• Die Hardware Requirements sind identisch zu den von SharePoint 2013 bekannten
• Als OS wird Windows Server 2012 R2 und Windows 10 Server unterstützt werden
• Ein Upgrade wird nur von SharePoint 2013 möglich sein, allerdings nicht wenn dies noch im SharePoint 2010 Modus läuft (hier ist dann vorab ein Visual Upgrade notwendig)
• Viele Limitierungen (z.B. Anzahl an Site Collections pro Datenbank) wurden optimiert
• Deutlich schnellere Performance
• Bessere mobile View (Responsive)

In vielen weiteren Bereichen werden Erweiterungen und Verbesserungen des SharePoint Servers stattfinden. Über weitere Neuerungen zu SharePoint 2016 berichten wir fortlaufend.

Gerne erläutern Ihnen unsere SharePoint Berater (unter Berücksichtigung der aktuell verfügbaren Informationen) die Neuigkeiten, Möglichkeiten, Migrations- und Upgrade Anforderungen sowie auch die Einschränkungen, die mit SharePoint 2016 zu beachten sind.

Microsoft erhöht ab 1. August User CALs um 13%

Zum 1. August 2015 wird Microsoft die Preise für User Client Access Licenses (User CAL) für zahlreiche Serverprodukte um 13% anheben. Die Preiserhöhung gilt für alle User CALs die auf Servern im Unternehmen eingesetzt werden. Die Preise für die Lizenzierung nach Geräten (Device CAL) bleiben von der Preiserhöhung unberührt.

Die User CALs sind für Zugriffe auf Server-Software wie Exchange erforderlich. Die Preiserhöhung betrifft ausschließlich Pro-User-Lizenzen, die eine unbegrenzte Anzahl an Geräten zulassen.

Für User CALs zahlen Unternehmen für die Zahl der Nutzer, die auf einen Server oder Dienst zugreifen, nicht aber für die Zahl der eingesetzten Geräte. Dadurch unterscheiden sie sich von Device CALs, bei welchen Gebühren pro Gerät anfallen – unabhängig von der Zahl der Anwender.

Dynamics CRM, SQL Server und Dynamics AX, Office 365 oder Enterprise Cloud Suite sind von der Preiserhöhung ausgeschlossen, da diese Paket-Lizenzen schon User-Lizenzen enthalten.

Wenn Sie für dieses Jahr weitere Anschaffungen von User CALs geplant haben, lohnt es sich die Beschaffung noch vor dem 1. August durchzuführen, um sich noch die günstigeren Preisen zu sichern.

Sollten Sie Fragen haben stehen Ihnen unsere Berater selbstverständlich jederzeit gerne zur Verfügung.

Umstellung Google im Ranking mobiler Suchen - Oder: Wie erreiche ich mit meinem SharePoint ein Responsive Design?

Basierend auf der „mobile-friendliness", hat Google seit dem 21.04.2015 das Ranking der Suchergebnisse in der mobilen Suche (auf Smartphones) verändert. Diese Änderung betrifft die mobile Suche weltweit und in allen Sprachen und hat, laut Google, einen erheblichen Einfluss auf das Ranking der Suchergebnisse innerhalb der mobilen Suche.

Google bietet einen speziellen Test zur Vorbereitung auf diese Umstellung an:

Mobile-Friendly Test

Laut Google betrifft diese Änderung jedoch nicht die Suchergebnisse der Desktop Suche. (Wenn jedoch viel Traffic über die mobile Suche generiert wird, hat dies irgendwann auch Einfluss auf das Ranking der Desktop-Suche).

Sollte diese Änderung auch Ihre Public SharePoint Website betreffen, helfen wir Ihnen gerne mit der Umsetzung einer mobilen Variante davon.

 

Die verschiedenen Betriebsszenarien für SharePoint (Teil 1: Office 365 / SharePoint Online)

Cloud Computing ist und bleibt ein heiß diskutiertes Thema in der IT-Welt. Besonders Microsoft baut sein Geschäftsmodell mit Office 365 und weiteren Komponenten kontinuierlich Richtung Cloud um. Durch die Verwendung dieser Dienste ergeben sich neue, äußerst interessante Einsatzszenarien rund um SharePoint. In dieser Artikelreihe möchten wir Sie über die aktuell möglichen Szenarien informieren und klären auf, wann der Einsatz von On Premise-Lösungen trotzdem noch Sinn macht.

Was ist Office 365?

Mit Office 365 bietet Microsoft seinen Kunden die Option, die bekannten Funktionen aus Office in einem Abo-Modell zu mieten. Je nach Abonnement stehen Excel, Word, PowerPoint und Co. als Online-Version zur Verfügung und können unabhängig von Betriebssystem oder Plattform über den Internet-Browser verwendet werden. Zusätzlich erhält jeder Anwender ein Online-Speicherkontingent (1 TB pro Anwender) um Daten vor dem Verlust, z.B. durch Festplattenschäden, zu sichern. Ab bestimmten Abonnements besteht zusätzlich die Möglichkeit, die Office-Suite lokal auf bis zu 5 Geräten zu installieren. Für Unternehmen sind aber vor allem die Dienstanwendungen interessant – Exchange Online, Skype-for-Business Online (ehemals Lync) und SharePoint Online inkl. Active Directory-Integration stehen innerhalb weniger Minuten bereit. Dies ermöglicht die Nutzung der weltweit aufgestellten Microsoft Rechenzentren und Infrastruktur mit einer Verfügbarkeit von 99,9%. Diese haben nicht nur die Möglichkeit einer geo-redundanten Sicherung, auch die Wartung der Server und Programme wird von Microsoft übernommen. Um Versionsaktualisierungen, Patching und Backups müssen Sie sich keine Gedanken machen. Bei Ausfällen in einem Rechenzentrum wird automatisch und ohne Verzögerung auf ein Ausweich-Rechenzentrum gewechselt. Besonders bei der Zusammenarbeit mit externen Firmen oder Außendienstlern können Sie von der sehr guten Erreichbarkeit profitieren und zwar ohne eine aufwendige Konfiguration eines VPN-Netzes oder einer DMZ.

 

Es gibt einige Gründe die für einen Einsatz einer Cloud Lösung wie Office365 sprechen können:

1.   Keine eigene Server-Infrastruktur nötig

Durch die Nutzung der Microsoft Rechenzentren ist deutlich weniger Planung nötig. Sie ersparen sich den Aufbau und Betrieb eines Rechenzentrums sowie die Wartung und Administration der Systeme. Fertige Images erübrigen eine Installation, Lizenzen sind bereits im Mietpreis enthalten. Sogar ganze Farminstallationen inkl. Datenbank und Active Directory existieren bereits als fast fertig konfigurierte Vorlage. 

2.   Notwendige Performance kann skaliert werden

Ihr Rechenzentrum wächst mit Ihren Bedürfnissen: Sie können jederzeit im laufenden Betrieb die Maschinen skalieren und so bares Geld sparen.  

3.   Immer auf dem aktuellsten Stand der Technik

Die Hard- und Software ist immer auf einem sehr aktuellen bzw. aktuellsten Stand 

4.   Neue Features häufig exklusiv in der Cloud

Neue Features wie z.B. Office Delve erscheinen in der Regel entweder zuerst in der Cloud, dann in der On Premise Variante, oder evtl. sogar ausschließlich in der Office 365 Umgebung.

 

Es gibt selbstverständlich auch Gründe die für einen On Premise Betrieb (intern) sprechen. Unabhängig der bekannten rechtlichen Thematik (Datenschutz in Deutschland / EU) sind dies die folgenden wichtigen technischen und funktionellen Fakten:

1.    Änderung im Funktionsumfang

Microsoft hält sich das Recht vor, Funktionsumfänge der jeweiligen Komponenten mit einer gewissen Vorankündigung zu ändern. Dies betrifft in einem aktuellen Beispiel Kunden, die eine öffentliche Webseite mit SharePoint Online betreiben. Anfang März wurde diese Funktion aus Office 365 entfernt. Bestehende Webseiten stehen zwar noch mindestens 2 Jahre zur Verfügung, die Erstellung neuer Webseiten ist aber nicht mehr möglich

 

2.    SharePoint verwendet Daten aus anderen Geschäftsanwendungen

Sie verwenden Daten aus Ihrem ERP- oder anderen Anwendungen? Sollten diese Anwendungen nicht das OData-Protokoll verwenden, ist die Integration äußerst aufwändig und meist nur über programmierte Webservices möglich.

 

3.    Hohe Anpassung der Funktionalität

Im Gegensatz zur On Premise Variante lässt sich SharePoint Online nicht vollumfänglich bis zur Systemebene anpassen. Umfangreiche Entwicklungen, die z.B. über das Client-Side Object Model, Server-Side Object Model oder über JavaScript realisiert wurden lassen sich kaum in die Cloud migrieren.

4.    Hohe Sicherheitsanforderungen

Zugriffe auf SharePoint lassen sich bisher einfach auf das eigene Netzwerk und z.B. VPN beschränken. Auch die jeweilige Client-Umgebung ist kontrollierbar. Standardmäßig ist dies in einer Cloud-Umgebung nicht möglich. Benutzername und Passwort reichen für einen weltweiten Zugriff aus. Allerdings bietet Microsoft hier mittlerweile einen zusätzlichen Schutz über eine mehrstufige Authentifizierung über Telefon und SMS an. Hierfür fallen allerdings Mehrkosten an.

5.    Eigene Updateregeln

     Das automatische Warten der Server kann sehr komfortabel sein. Allerdings ist der Verlust über die Kontrolle des Systemzustandes aber unter Umständen problematisch. Durch die Änderungen an bestehenden Funktionen steigt das Risiko, dass programmierte Anwendungen nicht mehr kompatibel sind.

 

6.    Netzausfälle

     Die Verlagerung in die Cloud ist stark von einer zuverlässigen und schnellen Breitband-Internetanbindung abhängig. Die Betriebssicherheit der Systeme hängt somit auch mit der Verfügbarkeit des Internets ab. Ebenso können große Datenmengen nicht immer so performant Online bereitgestellt werden, wie dies im eigenen Netzwerk möglich ist. Auch technische Einschränkungen gilt es zu beachten: Die Remote Blob Storage (RBS) zur Entlastung der SQL-Datenbanken bei großen Datenmengen steht bei SharePoint Online nicht zur Verfügung.

 

Gerne unterstützen wir Sie bei der Auswahl der geeigneten Variante sowie der Konzeption und Betreuung des Systems, unabhängig davon ob Sie sich für eine Public Cloud (Office 365), eine private Cloud (z.B. MS Azure), einen internen Betrieb oder eine Hybrid-Variante entscheiden.