Vertragsmanagement mit SharePoint

Das Thema Vertragsmanagement, also die Verwaltung von bestehenden und zukünftigen Verträgen (z.B. Leasingverträge, Kaufverträge, Mietverträge etc.), wird häufig noch mit Hilfe von Tools wie Microsoft Excel und des klassischen Filesystems umgesetzt.

Eine effiziente Suche sowie ein komfortables Verwalten der Dokumente gestaltet sich auf einem solchen Weg allerdings oft sehr schwierig. Um ein effizienteres und einfacheres Management von Vertragsdokumenten zu ermöglichen, kann eine elektronische Vertragsverwaltung auf Basis von Microsoft SharePoint helfen.

Die Verwaltung von Vertragsdokumenten in SharePoint ermöglicht ein besseres und schnelleres Auffinden durch eine (oder evtl. auch mehrere) zentrale Dokumentenablagen sowie dazu definierbare Metadaten. Die Verträge können berechtigungsspezifisch angezeigt werden, so dass eine klare Trennung von Dokumenten nach Zuständigkeitsbereichen erfolgen kann.

Da in der Praxis sowohl Verträge in elektronischer Form (z.B. PDF-Dateien) sowie in Papierform (Ordner-Ablage in einem / mehreren Archiven) verwaltet werden müssen, können hierzu "Pseudo-Datensätze" mit einem Verweis auf den physikalischen Ablageort (z.B. Raum / Regal / Ordner-Nr.) in Form von Metadaten erfasst werden.

Weiterhin ist es oft gängig finale Vertragsdokumente (nach dem alle relevanten Unterschriften enthalten sind) einzuscannen und dieses Dokument als finales unveränderbares PDF zu archivieren. Für diesen Prozess können verschiedene "Eingangskörbe" (z.B. Dokumentenbibliotheken pro Abteilung / Bereich) genutzt werden, auf die der Scanner direkt zugreifen kann um die Dokumente dort abzulegen.

Die verschiedenen Vertragsdokumente können über Inhaltstypen (Content Types) sauber definiert und getrennt werden. Ein Inhaltstyp stellt u.a. eine Definition von verschiedenen Metadaten dar, und definiert auch gleich die relevanten Berechtigungen (z.B. über eine Kombination von Vertragstyp und Abteilung).

Selbstverständlich stehen dank SharePoint auch viele weitere hilfreiche Funktionen aus dem Bereich Dokumentenmanagement zur Verfügung, wie z.B. Versionierung und Check-In/Check-Out

Die wesentlichen Vorteile eines solchen Systems sind:

·         Zentrales browserbasiertes Dokumenten Management System für Verträge

·         Umfangreiche und flexible Suche durch Metadaten und Volltextsuchfunktion

·        Einfache und klare Trennung von Berechtigungen in Bezug auf Dokumente gemäß Nutzern und deren Zuständigkeitsbereichen

·         Bündelung von dazugehörigen Dokumenten

·        Automatische Erinnerungen (z.B. zur Vertragslaufzeit / Kündigungsfrist) als Workflow