Was ist Office 365?
Mit Office 365 bietet
Microsoft seinen Kunden die Option, die bekannten Funktionen aus Office in
einem Abo-Modell zu mieten. Je nach Abonnement stehen Excel, Word, PowerPoint
und Co. als Online-Version zur Verfügung und können unabhängig von
Betriebssystem oder Plattform über den Internet-Browser verwendet werden.
Zusätzlich erhält jeder Anwender ein Online-Speicherkontingent (1 TB pro
Anwender) um Daten vor dem Verlust, z.B. durch Festplattenschäden, zu sichern.
Ab bestimmten Abonnements besteht zusätzlich die Möglichkeit, die Office-Suite
lokal auf bis zu 5 Geräten zu installieren. Für Unternehmen sind aber vor allem
die Dienstanwendungen interessant – Exchange Online, Skype-for-Business Online
(ehemals Lync) und SharePoint Online inkl. Active Directory-Integration stehen
innerhalb weniger Minuten bereit. Dies ermöglicht die Nutzung der weltweit
aufgestellten Microsoft Rechenzentren und Infrastruktur mit einer Verfügbarkeit
von 99,9%. Diese haben nicht nur die Möglichkeit einer geo-redundanten
Sicherung, auch die Wartung der Server und Programme wird von Microsoft
übernommen. Um Versionsaktualisierungen, Patching und Backups müssen Sie sich
keine Gedanken machen. Bei Ausfällen in einem Rechenzentrum wird automatisch
und ohne Verzögerung auf ein Ausweich-Rechenzentrum gewechselt. Besonders bei
der Zusammenarbeit mit externen Firmen oder Außendienstlern können Sie von der
sehr guten Erreichbarkeit profitieren und zwar ohne eine aufwendige
Konfiguration eines VPN-Netzes oder einer DMZ.
Es gibt einige Gründe
die für einen Einsatz einer Cloud Lösung wie Office365 sprechen können:
1. Keine
eigene Server-Infrastruktur nötig
Durch die Nutzung der Microsoft Rechenzentren ist
deutlich weniger Planung nötig. Sie ersparen sich den Aufbau und Betrieb eines
Rechenzentrums sowie die Wartung und Administration der Systeme. Fertige Images
erübrigen eine Installation, Lizenzen sind bereits im Mietpreis enthalten.
Sogar ganze Farminstallationen inkl. Datenbank und Active Directory existieren
bereits als fast fertig konfigurierte Vorlage.
2. Notwendige Performance kann skaliert werden
Ihr Rechenzentrum
wächst mit Ihren Bedürfnissen: Sie können jederzeit im laufenden Betrieb die
Maschinen skalieren und so bares Geld sparen.
3. Immer
auf dem aktuellsten Stand der Technik
Die Hard- und Software ist immer auf einem sehr
aktuellen bzw. aktuellsten Stand
4. Neue
Features häufig exklusiv in der Cloud
Neue Features wie z.B. Office Delve erscheinen in der
Regel entweder zuerst in der Cloud, dann in der On Premise Variante, oder evtl.
sogar ausschließlich in der Office 365 Umgebung.
Es gibt
selbstverständlich auch Gründe die für einen On Premise Betrieb (intern)
sprechen. Unabhängig der bekannten rechtlichen Thematik (Datenschutz in
Deutschland / EU) sind dies die folgenden wichtigen technischen und
funktionellen Fakten:
1.
Änderung
im Funktionsumfang
Microsoft
hält sich das Recht vor, Funktionsumfänge der jeweiligen Komponenten mit einer
gewissen Vorankündigung zu ändern. Dies betrifft in einem aktuellen Beispiel
Kunden, die eine öffentliche Webseite mit SharePoint Online betreiben. Anfang
März wurde diese Funktion aus Office 365 entfernt. Bestehende Webseiten stehen
zwar noch mindestens 2 Jahre zur Verfügung, die Erstellung neuer Webseiten ist
aber nicht mehr möglich
2.
SharePoint
verwendet Daten aus anderen Geschäftsanwendungen
Sie
verwenden Daten aus Ihrem ERP- oder anderen Anwendungen? Sollten diese
Anwendungen nicht das OData-Protokoll verwenden, ist die Integration äußerst
aufwändig und meist nur über programmierte Webservices möglich.
3.
Hohe
Anpassung der Funktionalität
Im
Gegensatz zur On Premise Variante lässt sich SharePoint Online nicht
vollumfänglich bis zur Systemebene anpassen. Umfangreiche Entwicklungen, die
z.B. über das Client-Side Object Model, Server-Side Object Model oder über
JavaScript realisiert wurden lassen sich kaum in die Cloud migrieren.
4.
Hohe
Sicherheitsanforderungen
Zugriffe
auf SharePoint lassen sich bisher einfach auf das eigene Netzwerk und z.B. VPN
beschränken. Auch die jeweilige Client-Umgebung ist kontrollierbar.
Standardmäßig ist dies in einer Cloud-Umgebung nicht möglich. Benutzername und
Passwort reichen für einen weltweiten Zugriff aus. Allerdings bietet Microsoft
hier mittlerweile einen zusätzlichen Schutz über eine mehrstufige
Authentifizierung über Telefon und SMS an. Hierfür fallen allerdings Mehrkosten
an.
5.
Eigene
Updateregeln
Das
automatische Warten der Server kann sehr komfortabel sein. Allerdings ist der
Verlust über die Kontrolle des Systemzustandes aber unter Umständen
problematisch. Durch die Änderungen an bestehenden Funktionen steigt das
Risiko, dass programmierte Anwendungen nicht mehr kompatibel sind.
6.
Netzausfälle
Die
Verlagerung in die Cloud ist stark von einer zuverlässigen und schnellen
Breitband-Internetanbindung abhängig. Die Betriebssicherheit der Systeme hängt
somit auch mit der Verfügbarkeit des Internets ab. Ebenso können große
Datenmengen nicht immer so performant Online bereitgestellt werden, wie dies im
eigenen Netzwerk möglich ist. Auch technische Einschränkungen gilt es zu
beachten: Die Remote Blob Storage (RBS) zur Entlastung der SQL-Datenbanken bei
großen Datenmengen steht bei SharePoint Online nicht zur Verfügung.
Gerne unterstützen wir
Sie bei der Auswahl der geeigneten Variante sowie der Konzeption und Betreuung
des Systems, unabhängig davon ob Sie sich für eine Public Cloud (Office 365),
eine private Cloud (z.B. MS Azure), einen internen Betrieb oder eine
Hybrid-Variante entscheiden.
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