InfoPath Forms Services wird auch in SharePoint 2016 und Office 365 weiter funktionieren

Microsoft hat in einem aktuellen Blogeintrag bekannt gegeben, dass die Fristen zur Entfernung der InfoPath Forms Services verlängert wurden. Zwar bleibt InfoPath 2013 die letzte Version der Anwendung, die Funktionsfähigkeit für die kommende SharePoint Version 2016 und Office 365 ist aber sichergestellt. Durch diese Ankündigung können Sie sicher sein, dass bei einer anstehenden Migration die bestehenden InfoPath-Formulare weiterhin funktionieren. Der Microsoft Support für InfoPath wird somit voraussichtlich erst im Jahr 2023 enden.

InfoPath/Formulare – Urlaubsantrag

Der Urlaubsantrag ist ein typischer Prozess in jedem Unternehmen. Meistens muss der Urlaub durch Ausfüllen eines Papier Formulars beantragt und vom Vorgesetzten genehmigt werden.

Ein typisches Intranet Szenario ist daher die Ablösung des Papier- durch ein elektronisches Urlaubsantragsformular. Zum Formular gehört selbstverständlich auch ein Genehmigungsprozess, der mit Hilfe eines Workflows strukturiert und automatisiert werden kann. Dieser erleichtert nicht nur das Einreichen und Genehmigen von Urlaubsanträgen sondern er kann auch die Personalabteilung bei der effizienten Bearbeitung genehmigter Anträge unterstützen.

Hierbei dient ein InfoPath Formular zur Erfassung des Urlaubsantrags und ein Nintex Workflow automatisiert den Genehmigungsprozess. Das klingt zunächst recht einfach, ist aber bei genauerer Betrachtung nicht ganz trivial. Viele Faktoren, wie zum Beispiel Vermeidung von Fehleingaben, die Anzeige  des vorhandenen Resturlaubs, Urlaubsstornierung oder Vertretungsregelungen für die Genehmigung, müssen berücksichtigt werden. Die Anwendung kann, je nach Anforderungen, sehr komplex werden.

Ein Beispiel für ein Urlaubsantragsformular könnte wie folgt aussehen:

 

              Abbildung 1 Beispiel – Urlaubsantragformular

 

 

Das Formular enthält für einen Urlaubsantrag typische Eingabefelder. Um Eingabefehler zu vermeiden, werden benutzerbezogene Informationen, wie die Personalnummer, automatisch aus dem Benutzerprofil abgerufen. Der Resturlaub wird in diesem Beispiel in einer separaten SharePoint Liste verwaltet und im Formular angezeigt. Der Vorgesetzte des Antragsstellers kann ebenfalls automatisch eingetragen werden. Die Nutzer müssen lediglich die Urlaubsart, den Zeitraum und eine Vertretung angeben. Das Absenden des Antrages startet einen Nintex Workflow, der den Genehmigungsprozess steuert und den Resturlaub aktualisiert.

Sollten Sie Fragen dazu haben können Sie uns jederzeit gerne kontaktieren.

Powershell Scripts - SharePoint Foundation: Masterpages für alle Websites setzen

In allen Systemen, die auf Microsoft SharePoint Foundation (2010 oder 2013) basieren, stellt sich die Problematik, dass über die Browseroberfläche keine Masterpage (Gestaltungsvorlage) gewählt werden kann. Mittels SharePoint Designer ist es zwar möglich dies pro Website zu wählen, jedoch bleibt das Hauptproblem dass diese Einstellung nicht vererbt wird. D.h. bei neu angelegten Websites muss diese jedes Mal manuell vorgenommen werden.

Um dieses Problem zu umgehen gibt es zwei Möglichkeiten:

Eine sehr elegante Variante ist die Nutzung eines Event Receivers, der automatisch die gewünschte Masterpage bei neu angelegten Websites setzt. Dies ist allerdings nur durch die Entwicklung einer Solution möglich.

 

Die zweite Möglichkeit ist dieses durch ein kleines Powershell Script zu erledigen, welches automatisch auf allen gewählten Websites die Masterpage setzt. Dieses Script wiederum könnte dann z.B. auch einmal täglich als Windows Scheduled Task ausgeführt werden.

Ein Beispiel für ein solches Powershell Script wäre das folgende:

#set site collection

$web = Get-SPSite http://intranet

#set Masterpage

$MasterPageUrl = "/intranet/_catalogs/masterpage/example.master"

#$MasterPageUrl = [Microsoft.SharePoint.Utilities.SPUrlUtility]::CombineUrl($web.ServerRelativeUrl,"_catalogs/masterpage/seattle.master"); 

#iterate all web sites and update the masterpage with the url in $MasterPageUrl parameter

foreach ($subWeb in $web.AllWebs)

{

    $subWeb.MasterUrl = $MasterPageUrl;

    $subWeb.CustomMasterUrl = $MasterPageUrl;

    $subWeb.Update();

    Write-Host $subWeb.Url ;

}

$web.Dispose()

 

Solutions - Metro Navigation

Ein Microsoft SharePoint System bietet bereits im Standard eine über die Oberfläche und via CSS anpassbare zweistufige Navigation. Allerdings kommt man hierbei je nach Anforderung trotzdem schnell an die Grenzen der SharePoint Standards. In zahlreichen Kundenprojekten haben wir den SharePoint Standard erweitert und attraktive Navigationslösungen umgesetzt. Eine dieser Lösungen möchten wir Ihnen heute vorstellen.
In dieser Lösung haben wir ein modernes "Kachel"-Design ala Microsoft umgesetzt und bieten diese als komplett konfigurierbare SharePoint Solution an.

 

Die Solution bietet die folgenden Features:

·         bis zu 5 Elemente in einer Reihe

·         Automatischer Scrollbalken wenn es mehr als 2 Reihen sind

·         Icons mit transparentem Hintergrund

·         Möglichkeit Elemente zu verstecken / zu deaktivieren

·         Elemente die auf ein Ziel verweisen auf die der Nutzer keine Berechtigung hat sind nicht klickbar und "ausgegraut"

·         basiert auf einer benutzerdefinierten Liste mit der Möglichkeit Name, Farbe, Icon, Ziel-URL, Sortierung und Deaktivierung zu hinterlegen

·         Webpart nutzt die Daten aus der Liste derselben Website, oder falls nicht vorhanden der übergeordneten Website

·         Liste kann mit einer einfachen Feature Aktivierung (oder alternativ List Template) in jeder Website angelegt werden.

Die Solution kann sowohl direkt von uns als auch über den offiziellen Microsoft Office Apps Store (https://store.office.com/spi-moderntilenavigation-WA104379095.aspx?assetid=WA104379095) bezogen werden.

Sollten Sie Fragen dazu haben können Sie uns jederzeit gerne kontaktieren.

SharePoint Sites im Firefox – Übergabeauthentifizierung im Firefox einrichten

Um mit SharePoint Seiten zu arbeiten, wird neben dem Internet Explorer auch häufig der Mozilla Firefox als Browser eingesetzt. Bei SharePoint Sites, bei welchen sich die Benutzer direkt mittels ihres Active Directory Accounts anmelden können (NTLM Authentifizierungs-verfahren), wird allerdings Firefox Benutzern trotzdem ein Loginfenster angezeigt. Im Gegensatz dazu meldet der Internet Explorer die Benutzer aufgrund der Sicherheitseinstellung „Lokales Intranet", in welcher in der Regel die SharePoint Site zu finden ist, direkt an. Diese sofortige Anmeldung über den Active Directory Account (Übergabeauthentifizierung) lässt sich auch im Firefox konfigurieren und anwenden.

Öffnen Sie dazu Ihren Firefox. Geben Sie in der Adressleiste „about:config" ein und drücken Sie die Eingabetaste. Falls eine Warnmeldung angezeigt wird, bestätigen Sie diese. Im Bereich „Filter" tippen Sie dann „NTLM" ein und es erscheint eine eingeschränkte Liste der möglichen Einstellungen. Sie finden dort den Eintrag „NETWORK.AUTOMATIC-NTLM-AUTH.TRUSTED-URIS". Mittels Doppelklick öffnen Sie diesen Eintrag und tippen dort die vollständige URL inklusive Protokoll (http bzw. https) ein. Mehrere URL's werden mittels Kommata getrennt. Nach Ihrer Eingabe der URLs, klicken Sie auf „OK". Testen Sie nun den Zugriff auf Ihre SharePoint Site mittels Firefox. Firefox sollte Sie nicht mehr nach einem Benutzernamen oder Passwort fragen.

Bitte beachten Sie, dass die Siller Portal Integrators GmbH keine Gewährleistung für Fehlfunktionen im Firefox durch die Nutzung von „about:config" übernimmt!

Quelle: https://answers.uchicago.edu/page.php?id=25003

Microsoft Mainstream Support für SharePoint 2010 endet am 13. Oktober 2015

Fünf Jahre nach Veröffentlichung von SharePoint 2010 wird der Mainstream Support von Microsoft zum 13.Oktober 2015 in Deutschland eingestellt.

Ab diesem Zeitpunkt steht noch der Extended Support zur Verfügung, der zwar noch sicherheitsrelevante Updates, aber weder funktionelle Änderungen noch Bugfixes bereitstellt. In der Extended Support Phase ist ein erweiterter Hotfix Support nur noch im Rahmen eines kostenpflichtigen Supportvertrags mit Microsoft erhältlich.

Gerne beraten wird Sie hinsichtlich eines Umstiegs auf die aktuelle Version von SharePoint, entwickeln wir mit Ihnen gemeinsam eine für Sie geeignete Migrations-strategie für Ihre Daten und unterstützen Sie bei der Durchführung.

Zur Kontaktaufnahme wenden Sie sich bitte an unsere S-PI Projektleiter über unser Kontaktformular auf unserer Homepage.

InfoPath – UserProfileService

Ein Vorteil von elektronischen Formularen ist, dass bereits vorhandene Informationen im Formular verwendet werden können. So ist es üblich, dass bestimmte Benutzerinformationen in einem Formular automatisch ausgefüllt werden sollen. Informationen, wie zum Beispiel Vor- und Nachname oder die E-Mail Adresse stehen in der Regel im SharePoint Profil eines Benutzers. Diese Informationen lassen sich mit Hilfe von Datenverbindungen im InfoPath verwenden.

Als erstes benötigen wir eine Datenverbindung zum Abrufen der Benutzerprofildaten. Wir legen im InfoPath eine neue Datenverbindung an. Das Benutzerprofil lässt sich über einen SOAP-Webservice, dem UserProfileService.asmx, abrufen.

Abbildung 1 Datenverbindung - UserProfileService.asmx

Anschließend stehen verschiedene Methoden, die der Webservice bereitstellt zur Verfügung. In diesem Beispiel wählen wir „GetUserProfileByName" und klicken auf „weiter“ und nehmen den Haken für „Daten beim Öffnen des Formulars automatisch abrufen".

Abbildung 2 GetUserProfileByName

Anschließend legen wir uns ein Beispielformular an. Das Formular enthält ein Personenfeld zur Auswahl der Person, dessen Daten wir abrufen möchten, einen Button zum Abrufen der Datenverbindung und Felder zum Anzeigen der Benutzerprofildaten.

An den Button benötigen wir eine Regel mit zwei Aktionen. Mit der ersten Aktion setzen wir das Query Field „AccountName" auf die AccountId unseres Personenauswahlfeldes. Das bedeutet, wir legen an dieser Stelle fest, welches Benutzerprofil abgefragt werden soll. Die zweite Aktion dient zum Abrufen der Datenverbindung des UserProfileWebservices.

Abbildung 3 Abzufragendes Benutzerprofil festlegen

Anschließend müssen nur noch die Felder zur Anzeige der Benutzerdaten konfiguriert werden. In den Steuerelementeigenschaften der Anzeigefelder legen wir einen Standardwert fest. Folgende Schritte sind dazu notwendig:

1.Standardwert für Steuerelement festlegen – Feld oder Gruppe einfügen
2.Feld „value" aus sekundären Datenverbindung auswählen
3.Daten filtern auswählen
4.Filter hinzufügen
5.Name (aus sekundäre Datenverbindung) ist gleich der Feldnamens im Benutzerprofil

Als Feldname müssen hier die internen Benutzerprofil Eigenschaften angegeben werden. Diese findet man über die Zentraladministration in der UserProficeService Einstellungen heraus.

Abbildung 4 Benutzerdaten auslesen

Im fertigen Beispielformular können wir über das Personenfeld einen SharePoint Benutzer auswählen mit Klick auf den Button „User Profil abfragen" die Benutzereigenschaften in den Formularfeldern anzeigen. In diesem Beispiel wurde bewusst ein Button für die Datenabfrage verwendet. Es ist natürlich auch möglich die Felder direkt beim Öffnen des Formulars zu automatisch zu füllen.

Abbildung 5 User Profile Service – Beispielformular

Hinweis: Bei browserbasierten InfoPath Formularen in denen Webservices abgefragt werden, ist es notwendig, für die Datenverbindung eine Secure Store Target Application zu verwenden. In der Target Application muss ein Service Account mit ausreichend Berechtigungen hinterlegt werden. Die Datenverbindung im InfoPath Formular muss dann in einer Datenverbindungsdatei (.udcx) konvertiert und die angelegte Secure Store Target Application entsprechend hinterlegt werden.