SharePoint User Verhalten messen - Wie erfolgreich ist mein SharePoint wirklich?

Eines der häufigsten Probleme bei SharePoint-Projekten ist das Nutzer-Engagement bzw. die Akzeptanz und Annahme des Systems.

Immer wieder hört man von Projekt-Teams Dinge wie: "Es wurde sehr viel Zeit und Geld in die neue SharePoint-Lösung investiert, aber kaum jemand nutzt es" oder Benutzer sagen uns „SharePoint ist toll", aber Sie benutzen nur einen winzigen Teil der Funktionen die zur Verfügung stehen. 

Während die Formulierung "Stell es zur Verfügung und sie werden  mit Ihren Wünschen kommen" nicht ganz falsch ist, trifft es im Falle von typischen SharePoint-Projekten leider doch meistens eher nicht zu. Eine hohe Akzeptanz zu schaffen ist schwer und erfordert ggfs. viel Arbeit über einen längeren Zeitraum. 

Um mehr über die tatsächliche Akzeptanz zu erfahren, ist der erste Schritt diese zu analysieren – d.h. wissen, was die Nutzer benötigen und wollen. Erst wenn man hier mehr Informationen gesammelt hat, lässt sich das System wirklich bedarfsgerecht an die Benutzer und deren Anforderungen anpassen. 

Die einfachste Form der Analyse ist in diesem Fall das Messen des Nutzerverhaltens, also z.B. welche Inhalte werden oft über die Suche gesucht, welche Seiten sind beliebt, welche Funktionen, wie lange werden diese genutzt und mit welchen Geräten. Wir stellen Ihnen hier vier verschiedene Möglichkeiten zur Messung des Nutzerverhaltens vor.

Variante 1
SharePoint 2013 Standard Funktionen zur Messung des Nutzerverhaltens 

Das Messen / Protokollieren des Nutzerverhaltens in einem SharePoint Portal (z.B. in einem Intranet oder Extranet) kann für viele Szenarien hilfreich sein. Aber welche Möglichkeiten bietet SharePoint bereits out-of-the-box für diese Anforderung?

SharePoint-2013 bietet eine Mischung aus den sogenannten Verwendungsberichten und der Audit-Protokollierung. Beides ist dazu geeignet sich ein Bild des Nutzerverhaltens zu erstellen.   Die Verwendungsberichte enthalten „Popularity Trends" für Inhalte innerhalb einer Websitesammlung (wie z.B. Websites, Listen und Bibliotheken und Elemente) und bietet verschiedene Ansichten der Daten. Die Popularity Berichte können z.B. auch Daten von Suchanfragen erfassen, was z.B. genutzt werden kann um Themen, die häufig gesucht werden, prominenter / besser darzustellen.   SharePoint unterstützt aber unter dem Schlagwort der Audit Reports auch eine formellere Überwachung der Benutzer Aktivitäten. Aktionen, die überwacht werden können sind z. B.:

·        Öffnen von Dokumenten
·        Download von Dokumenten
·        Check-in/out
·        Listenelemente anzeigen
·        Listenelementeigenschaften ändern

Die Daten aus diesen Prüfberichten umfassen sehr viel, wie z.B.  wer hat wann welche Änderungen an Inhalten vorgenommen. Ebenso wer hat wann welche Inhalte aufgerufen oder gelöscht. Eine Exportfunktion ermöglicht das einfache Bereitstellen dieser Berichte in Form von Excel-Dateien.

Variante 2
Google Analytics

Google Analytics ist vor allem im amerikanischen Raum und für öffentliche Websites ein wichtiger Standard der Industrie zur Verfolgung von Benutzerdaten. Viele Unternehmen nutzen Google Analytics in Kombination mit den eingebauten Reporting-Funktionen von SharePoint, um deutlich ausführlichere Analysen zu generieren.   Die ganze Funktionalität von Google Analytics kommt dabei lediglich durch ein kleines Code-Snippet, das recht einfach entweder dem gesamten Portal oder auch nur kleinen Teilbereichen hinzugefügt werden kann. Sobald das erledigt ist, kann über Google Analytics das gesamte Benutzerverhalten verfolgt und mit Hilfe von verschiedenster Berichte ausgewertet werden. Natürlich gibt es hier auch Nachteile. Einer dieser Nachteile ist es, dass Google Analytics nicht speziell für SharePoint entwickelt wurde und somit verschiedene Besonderheiten nicht erfassen kann (wie z.B. in den Audit Berichten). Weiterhin werden sämtliche generierte Daten automatisiert an Google weitergegeben, was speziell im europäischen Raum aus Datenschutz Sicht natürlich oft ein Problem ist. 

Variante 3
Weitere Drittanbieter Software

Als Alternative zu Google Analytics existieren zahlreiche Third Party Komponenten zur Messung des Nutzerverhaltens. Dies schließt sowohl spezielle Lösungen für SharePoint wie z.B. „HarePoint" als auch allgemeinere Lösungen wie z.B. das Produkt „Smarterstats" ein. 

Variante 4
Mit den Nutzern sprechen

Es klingt vielleicht einfach, aber leider ist dies ein Thema das oft übersehen bzw. ignoriert wird. Einfach mal mit den Benutzern sprechen und Sie bitten, Ihre Probleme / Sorgen und Anforderungen darzustellen. Das ganze kann auch gerne mit SharePoint Bordmitteln unterstützt werden, z.B. mit Hilfe von Diskussionsforen, Umfragen, Feedbackfunktionen auf den Seiten oder natürlich auch mit Hilfe von kleineren Workshops.

Zusammenfassend kann man sagen, die Optimierung oder gar Schaffung der Akzeptanz ist unter Umständen ein schwieriges, aber lösbares Problem. Zunächst steht immer eine entsprechende Analyse und Kommunikation mit den (zukünftigen) Benutzern. Aber es erfordert natürlich auch eine regelmäßige Kontrolle und ggfs. Anpassung des Systems um sicherzustellen, dass die Akzeptanz nicht im Laufe der Zeit wieder nachlässt.

Unsere Berater haben langjährige Erfahrung in diesem Punkt - Sprechen Sie uns bei Bedarf gerne für ein erstes unverbindliches Gespräch an.