Schneller Suchen und Finden mit In-List-Search

Das schnelle Auffinden von Dokumenten in SharePoint ist für eine positive Nutzererfahrung sehr wichtig. Auch abseits des Suchcenters gibt es Szenarien, in denen die Suche eine wichtige Rolle spielen kann. So ist dies z.B. das Suchen und Finden innerhalb einer Liste oder Bibliothek.

Wie funktioniert die In-List-Search?

Über die In-List-Search können Elemente schnell in sehr großen Listen und Dokumentenbibliotheken gesucht und gefunden werden, ohne dass erst ein Suchcenter aufgerufen werden muss. Die In-List-Search stellt eine kleine Suchbox zur Verfügung, die direkt oberhalb der Dokumentenbibliotheken und Listen angezeigt wird. Bei Ausführung der Suche über diese Box wird die Seite nicht verlassen und die Ergebnisse werden auf der gleichen Seite dargestellt. Hierbei wird die Suche auch auf die jeweilige Liste oder Dokumentenbibliothek begrenzt. 

Aktivieren von Suchbox in den Webparteigenschaften

Die In-List-Search kann in Listen- und Dokumentenwebparts in den Eigenschaften mit einem Klick auf die Checkbox „Suchfeld anzeigen" aktiviert werden. Daraufhin wird dann die Suchbox am oberen Ende der Liste oder der Bibliothek angezeigt. Dies kann z.B. für die Nutzung einer SharePoint Telefonliste von großem Vorteil sein, wenn innerhalb der Liste schnell ein bestimmter Eintrag gefunden werden soll.

 Abbildung 1: Dokumentenbibliothek mit Suchbox

Um die Suchbox für den Webpart einer Liste oder einer Bibliothek zu aktivieren oder zu deaktivieren, gehen Sie wie folgt vor:

1. Aktivieren Sie den Bearbeitungsmodus der Seite, auf der sich der Webpart für die Liste oder die Bibliothek befindet.
2. Öffnen Sie die Eigenschaften des Webparts.
3. Rufen Sie die Kategorie „Verschiedene" in den Eigenschaften des Webparts auf.
4. Kreuzen Sie die Checkbox „Suchfeld anzeigen" an.
5. Bestätigen und Speichern Sie Ihre Änderungen.

Abbildung 2:Suchfeld in Webparteigenschaften aktivieren

Einschränkungen

Es ist möglich, die Suchbox für die meisten Arten von Listen und Dokumentenbibliotheken zu aktivieren und zu nutzen. Es gibt jedoch auch einige Ausnahmen:

• Wiki Seitenbibliothek
• Diskussionsboard
• Umfrageliste
• MicroFeed

Vergangenheit und Ausblick 

In SharePoint 2010 war so eine Funktionalität nur durch bestimmte Drittanbietertools zu erreichen, jedoch nicht im Standard enthalten. Für SharePoint 2013 wurde diese Funktion jedoch auch in den Standard übernommen. Auch in SharePoint 2016 wird diese Suchbox wieder verfügbar sein,  und so die schnelle Suche innerhalb von Listen und Bibliotheken für die Nutzer wieder erleichtern.

Zeitersparnis und Komfort durch Nutzung von In-List-Search

Durch die Begrenzung der Suchergebnisse und die schnelle Möglichkeit zur Suche, die über die praktische Suchbox erreicht werden kann, werden Elemente schneller auffindbar, ohne dass der Nutzer erst ein Suchcenter aufrufen muss. Dies ist komfortabel und kann viel Zeit sparen.