Neben vielen anderen nützlichen Funktionen bietet SharePoint auch die
Möglichkeit, „Send-To-Locations" zu definieren. Bei korrekter
Konfiguration kann der SharePoint Content Organizer Inhalte so an
vordefinierte Orte verschieben oder kopieren.
Dies kann anhand von vorher erstellten Regeln automatisch ausgelöst
werden oder z. B. auch passieren, wenn ein Nutzer den „Send-To" Button
klickt, nachdem ein Dokument markiert wurde.
Für die Einrichtung dieser
Funktion ist es zunächst nötig, dass das Content Organizer
(Inhaltsorganisation) Feature aktiviert wird.
Anschließend ist die Option
„Regeln für die Inhaltsorganisation" in den Websiteeinstellungen
verfügbar. Mithilfe dieser Option können Regeln präzise festgelegt und
Zielspeicherorte definiert werden.
In der Zentraladministration unter
dem Menüpunkt "General Application Management" muss weiterhin noch eine
„Sent-to-Connection" erstellt werden. Dort muss ebenfalls die
Sent-To-URL für den Content Organizer definiert werden. Diese könnte
beispielsweise folgendermaßen lauten:
http://server/siteUrl/_vti_bin/officialfile.asmx.
In Verbindung mit Retention
Policies (Aufbewahrungsrichtlinien) kann diese SharePoint Funktionalität
besonders nützlich sein, da so Dateien z. B. nach Ablauf eines
bestimmten Zeitraums in eine vorher festgelegte Dokumentenbibliothek
verschoben werden können.
Bei einer größeren Anzahl von
Dokumenten kann so das Verschieben oder Kopieren automatisiert ablaufen
und spart Zeit für die Nutzer und damit Kosten für das Unternehmen.
Wir helfen Ihnen gerne bei der Nutzung dieser SharePoint Funktion.
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