Nicht
selten kommt es vor, dass mit Hilfe eines Formulars Daten erfasst werden und
nach Absenden des Formulars ein Nintex Workflow startet. Dieser Workflow könnte
zum Beispiel die Genehmigung oder Prüfung eines Antrages darstellen. Angenommen
Sie haben ein recht komplexes InfoPath Formular mit mehreren Ansichten auf
denen Daten eingegeben werden müssen sowie eine Ansicht für den Prüfer des
Formulars.
Im
Formular wählt der Antragsteller einen Zuständigkeitsbereich aus, der für die
Prüfung notwendig ist. Das Formular wird ausgefüllt, abgesendet und der
Bearbeiter erhält die Benachrichtigung über eine neue Aufgabe. Er öffnet das
Formular und stellt fest, dass die Bearbeitung in einen anderen
Zuständigkeitsbereich fällt. Aus Sicht des Prüfers wäre es praktisch in der
Prüfer-Ansicht eine andere Person oder Gruppe anzugeben und die Aufgabe zu
delegieren.
Zur
Delegierung der Workflowaufgabe wird der Nintex Workflow Webservice und die
zwei Methoden „GetRunningWorkflowTasksForCurrentUser" und
„DelegateTask" verwendet. Erstere wird dazu genutzt, um die entsprechende
Workflowaufgabe auf dem aktuellen Dokument nachzuschlagen. Mit der
„DelegateTaks" Methode wird die Aufgabe letztendlich delegiert. Beide
Datenverbindungen sollen nicht beim Öffnen des Formulars automatisch abgefragt
werden. Für die Aufgabendelegierung wird das Formular wie folgt aufgebaut:
Das
Feld „File URL" (Textfeld) dient zur Angabe der URL zum Dokument, auf der
der Workflow und die Workflowaufgabe liegen. In einem praktischen
Anwendungsszenario kann die File URL automatisch ermittelt werden. Im Feld
„Delegate to User" wird der User angegeben, dem die Task neu zugewiesen
werden soll.
Als
erstes wird die Datenverbindung zum Auslesen der aktuellen Aufgaben ID
angelegt. Der Nintex Workflow Webservice kann wie folgt aufgerufen werden:
http://<sitename>/_vti_bin/nintexworkflow/workflow.asmx
Wir
verwenden hier die Methode „GetRunningWorkflowTasksForCurrentUser".
Am
„Query Task ID" Button erstellen wir eine Regel, die als erste Aktion die
File URL aus dem Textfeld im Formular in das Query Feld „fileURL" der eben
angelegten Datenverbindung schreibt. Mit der zweiten Aktion dieser Regel wird
die Datenverbindung abgefragt.
Ein
Klick auf den "Query Task ID" Button fragt, bei eingegebener File
URL, alle benötigten Informationen zur Nintex Workflow Aufgabe zum
dazugehörigen Element ab. Als nächstes kann die eigentliche Delegation der
Aufgabe eingerichtet werden. Dazu wird zunächst die Datenverbindung benötigt,
die den Nintex Workflow Webservice aufruft und diesmal die Methode
„DelegateTask" verwendet.
Am
„Delegate User" Button wird eine Regel angelegt, die zunächst alle
benötigten Query Felder der Delegate Task Datenverbindung füllt und
anschließend die Datenverbindung abfragt.
Der
Wert für die „spTaskId" erhalten wir aus der
„GetRunningWorkflowTasksForCurrentUser" Datenverbindung. Den
„taskListName" und den Kommentar setzen wir in diesem Beispiel auf einen
fixen Wert. Die Person, an die die Aufgabe delegiert werden soll, wird über ein
Personen oder Gruppenfeld im Formular festgelegt. Mit der Checkbox
„sendNotification" kann festgelegt werden, ob der neue Bearbeiter der
Aufgabe eine E-Mail Benachrichtigung erhalten soll. Nach dem Setzen der Felder
wird letztendlich die Datenverbindung abgefragt und die Aufgabe entsprechend
delegiert.
Das
Formular ist nun fertig eingerichtet. Im Feld File URL tragen wir einen Link zu
einem Dokument mit einem laufenden Workflow inklusive einer Workflowaufgabe,
die mir zugewiesen ist, ein. Mit Hilfe des „Query Task ID" Buttons
erhalten wir die entsprechende Task ID der Aufgabe. Im Feld „Delegate to
User" legen wir fest, wem die Aufgabe zugewiesen werden soll. Die Checkbox
steuert den Versand einer E-Mail Benachrichtigung zur Delegation der Aufgabe.
