Basic Anwendungen für SharePoint Nutzer

SharePoint bietet den Nutzern viele Möglichkeiten, die tägliche Arbeit zu vereinfachen. Administratoren und Key User kennen durch die intensive Arbeit mit SharePoint meist schon viele der Funktionen. Wir stellen jedoch immer wieder fest, dass einige sehr nützliche Funktionen den Anwendern aus den Fachabteilungen noch gänzlich unbekannt sind.
Wir haben hier einige dieser Funktionen heraus gesucht, deren Anwendungen Ihnen die Arbeit mit SharePoint erleichtern werden.

Benachrichtigungen (Alerts)
Bei der steigenden Menge an Dokumenten und Daten, mit denen man jeden Tag zu tun hat, ist es sehr hilfreich, wenn man sich über Änderungen an wichtigen Dokumenten automatisch informieren lassen kann, um hier auch immer auf dem aktuellsten Stand zu sein.

SharePoint bietet diese Möglichkeit mit der Benachrichtigungsfunktion. Um die Funktion zu nutzen, müssen Sie eine Dokumentenbibliothek oder Liste aufrufen und im Reiter „Bibliothek“ auf den Button „Benachrichtigen“ klicken.




Anschließend kann noch festgelegt werden, auf welche Weise und wie häufig Benachrichtigungen versendet werden. So kann sich ein Nutzer beispielsweise tägliche oder wöchentliche Zusammenfassungen von Änderungen senden lassen.




SharePoint Kalender mit Outlook synchronisieren
Gemeinsam genutzte Kalender sind eine hervorragende Funktionalität von SharePoint. Häufig ist es von Vorteil, sich diese Kalendereinträge ebenfalls in seinem lokalen Outlook darstellen zu lassen. Auf diese Weise kann vermieden werden, dass man immer den entsprechenden SharePoint Kalender über den Browser aufrufen muss.

Sie können eine Synchronisierung folgendermaßen einrichten:

1. Rufen Sie den SharePoint Kalender im Browser auf und klicken Sie zunächst auf den Reiter „Kalender“ und anschließend auf den Button „Verbindung mit Outlook herstellen“.



2. Anschließend müssen Sie noch zwei Meldungen bestätigen und können dann Ihren Kalender auch innerhalb von Outlook verwalten.

Dokumentenbibliothek mittels Windows Explorer öffnen
Neben der Möglichkeit, Dateien über die SharePoint Oberfläche in SharePoint Bibliotheken hochzuladen, können Dokumente auch mittels des Windows Explorers hochgeladen werden. Dies kann insbesondere dann sinnvoll sein, wenn viele Dateien auf einmal hochgeladen werden sollen.

Um dies zu bewerkstelligen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Rufen Sie zunächst mit Ihrem Browser die entsprechende Bibliothek in SharePoint auf und klicken Sie dann auf den Reiter „Bibliothek“.

2. Klicken Sie daraufhin auf den Button „Mit Explorer öffnen“. Anschließend öffnet sich der Windows Explorer.

3. Sie können nun Dateien in das neu geöffnete Fenster kopieren. Daraufhin erscheinen die kopierten Dateien in der vorher aufgerufenen SharePoint Bibliothek.

Wichtiger Hinweis: Bei dem Massenupload von Dateien über den Windows Explorer werden keine Metadaten ausgefüllt. Die Pflege der Metadaten muss daher noch nachträglich erfolgen.