SharePoint Tipp: Alle verfügbaren Ansichten in einer Liste einblenden

SharePoint Listen und Bibliotheken können eine große Anzahl von Ansichten enthalten. Standardmäßig werden die Namen einiger vorhandener Ansichten direkt oberhalb der Liste / Bibliothek angezeigt. Weitere vorhandene Ansichten verbergen sich in einem Menü, das zunächst aufgeklappt werden muss.

 

Wenn eine größere Anzahl von Ansichten direkt sichtbar und aufrufbar sein soll, kann dies über den Einsatz einer kleinen Lösung erreicht werden. Mit dieser Hilfe ist es möglich, eine selbst definierbare Anzahl von Ansichten direkt anzeigen zu lassen.

 

 

Sollten Sie Fragen zu diesem Thema haben, stehen Ihnen unsere Berater gerne zur Verfügung.

SharePoint Tipp: Zahlenwerte eines Lookup-Felds in einer SharePoint-Ansicht summieren

In SharePoint 2013 ist es nicht möglich, die Werte eines Lookup-Feldes in einer SharePoint-Ansicht zu summieren. Der typische Workaround für solche Fälle ist die Werte des Lookups mit Hilfe eines Workflows in ein weiteres Feld zu schreiben und diese dann zu summieren. Leider stößt man hierbei auf ein interessantes Verhalten von SharePoint, denn standardmäßig schreibt SharePoint den Wert des Lookups als Billion in das zusätzliche Zahlenfeld. Das heißt aus 4,99 wird 499000000000000,00

Als Beispielszenario sollen hier eine Produkteliste und eine Liste Bestellungen dienen. In der Produkte-Liste stehen Produktnamen (Titelspalte) mit jeweils einem Preis (Zahlen-Spalte mit Dezimalstellen). In der Liste Bestellungen wird dann per Lookup-Feld der Name eines Produktes nachgeschlagen und zusätzlich wird der Preis hierfür gezogen. Wie bereits erwähnt ist es nun nicht möglich die nachgeschlagene Spalte Produkt:Preis in der Ansicht zu summieren. Lediglich die Anzahl kann hierfür gezählt werden.

Wenn man nun versucht, mit Hilfe eines SharePoint Designer Workflows die Werte des Lookups in eine Zahlen-Spalte (welche dann summiert werden kann) im gleichen Element zu schreiben erhält man bei SharePoint 2013 mit deutschem Sprachpaket folgenden Effekt:

SharePoint schreibt hier einen Zahlenwert mit zu vielen Nullen in die zusätzliche Zahlen-Spalte Produkt-Preis.

Lösung

Die Lösung ist sehr einfach: Man schreibt nicht die Werte des Lookups in die zusätzliche Zahlenspalte der Liste Bestellungen, sondern den nachgeschlagen Wert. Hierfür erstellt man einen neuen SharePoint Designer Workflow für die Liste Bestellungen, der auf neue und oder geänderte  Elemente reagiert. Dieser beinhaltet

·        Schritt1: Aktion Workflowvariable festlegen

Variable List-ID als Ganze Zahl auf das aktuelle Element Produkt:Preis festlegen

Wichtig: Feld zurückgeben als Nachschlage-ID (als ganze Zahl)

·        Schritt 2: Feld im aktuellen Element festlegen

Produkt-Preis auf das Feld Preis aus der Liste Produkte festlegen, bei dem die ID der List_ID der Variable entspricht.

Das Ergebnis zeigt korrekt übertragene Werte die dann, wie man es erwarten würde, summiert werden können.

Unsere Berater stehen Ihnen jederzeit gerne für Ihre Fragen zu Workflows (SharePoint Designer, Visual Studio oder Nintex) zur Verfügung.

SharePoint Bug: Suche in Task Listen

Kürzlich wurde durch Microsoft bestätigt, dass bereits seit dem Dezember 2016 CU Update für SharePoint 2013 ein Fehler existiert, der die Suche in Task Listen verhindert.

 

Das Problem ist Microsoft bekannt, als möglichen Termin für einen Hotfix, um dieses Problem zu beheben, wurde das April 2017 CU genannt, allerdings ohne Gewähr.

Microsoft stellt Azure IP Advantage vor - Schutz vor geistigen Eigentumsverlusten in der Cloud

Das Programm Azure IP Advantage soll Nutzer vor "geistigen Eigentumsrisiken in der Cloud" schützen. Auslöser sind offenbar Patentklagen gegen Azure-Kunden aus dem Finanzsektor. Microsoft bietet Betroffenen zur Verteidigung einen Pool von bis zu 10.000 Microsoft-Patenten an.

Quelle: Microsoft Blog​

SharePoint Referenzprojekt: Dokumentenmanagement

Für die Nutzung als DMS (Dokumentenmanagement System) können seitens SharePoint viele Standardfunktionalitäten genutzt werden. So können Dokumentenbibliotheken z.B. über die Definition von Inhaltstypen, Versionierung, Ansichten und Workflows angepasst und erweitert werden. Es gibt jedoch auch Fälle, bei denen z.B. die Möglichkeiten von SharePoint Ansichten an Ihre Grenzen stoßen.

Wenn beispielsweise eine mehrstufige Strukturierung über Kategorien notwendig ist, kann es Sinn machen, dies mit Hilfe einer Zusatzentwicklung zu optimieren.

Wir haben im Rahmen eines Kundenprojekts ein solches System entwickelt. Für diesen Zweck wird die Terminologiespeicherverwaltung (Taxanomie / Managed Metadata) zur Abbildung einer mehrstufigen Kategorisierung genutzt.

Mit Hilfe eines für den Kunden angepassten Webparts können die Dokumente geordnet nach Kategorien in verschiedenen „Blöcken“ auf einer einzigen Seite übersichtlich dargestellt werden. Selbstverständlich werden vorhandene Berechtigungen berücksichtigt. Um eine möglichst hohe Usability zu erreichen, wurde das Webpart um Funktionen zum Ein-/ Ausklappen der Kategorien / Unterkategorien sowie der Möglichkeit eines Sprachwechsels versehen.

Kurze Zusammenfassung der Funktionen:

• Spezifische Übersichtsdarstellung des Geschäftsbereichs
• Multihierarchische Kategorie Strukturen
• Farbkodierung für unterschiedliche Dokumenten Status
• Mehrsprachigkeit
• Auf- und zu klappbare Bereiche
• Persönliche Favoriten Funktion
• Volle Unterstützung von Standardfunktionen wie Check-In/Check-Out und Berechtigungen

 

Azure AD Pass-Through Authentication und Single Sign-on für O365 in Public Preview

Seit Anfang / Mitte Dezember steht die Technologie Azure AD pass-through authentication und SingleSignOn im Rahmen einer öffentlichen Preview für Office 365 Kunden zur Verfügung.

Kurz gesagt ermöglicht die Pass-Through Authentifizierung, dass Sie sich mit Ihrem lokalen Active Directory Account an Ihrem Office 365 anmelden können. Und dies ohne eine notwendige Synchronisierung Ihrer Passwörter in die Cloud. Der Einsatz eines ADFS Servers ist hierfür dann nicht mehr notwendig.

Die Installation eines Microsoft Tools (der Connector) in Ihrer lokalen Server Infrastruktur genügt vollkommen. Die einzige Voraussetzung ist hierfür, dass es sich mindestens um einen Windows Server 2012 handelt.

Die Funktionsweise basiert auf dem verschlüsselten Senden des Passworts das Sie in Ihrem O365 eingegeben haben. Die Validierung erfolgt über Ihren lokalen Domänen Controller. Sofern dieses erfolgreich ist, werden Sie direkt in O365 eingeloggt.

Eine noch einfachere und benutzerfreundlichere Möglichkeit ist es die Funktion SSO (SingleSignOn) zu nutzen. In diesem Fall entfällt selbst die Passworteingabe, da das System Sie in diesem Fall über Kerberos automatisch anmeldet – ein Aufruf Ihres Office 365 Systems und Klick auf Ihren Benutzer genügt für das Login.

Sollten Sie Fragen zu diesen Themen haben, sprechen Sie unsere Berater gerne direkt an, wir unterstützen Sie gerne. 

Microsoft Staff Hub - Neues Management Tool zur Verwaltung von Dienstplänen

Seit Mitte Januar gibt es ein neues Tool von Microsoft, das sich vor allem an Unternehmen mit vielen Mitarbeitern im Außendienst richtet.

Die Lösung ermöglicht die Online Erstellung und Verwaltung von Dienstplänen. Alle relevanten Mitarbeiter haben über den Browser und den entsprechende Apps (iOS & Android) einen schnellen und einfachen Zugriff auf ihre eigenen und freigegebene Pläne. Auch der Tausch von Diensten mit Kollegen ist möglich, ebenso die direkte Darstellung von möglichen Konflikten (z.B. im Schichtdienst). 

Der Staff Hub steht ab sofort für alle Office 365 Kunden mit einem der folgenden Pläne zur Verfügung: K1, E1, E3 und E5. Bei Interesse können Sie sich auf staffhub.ms registrieren.

Offizielle Bekanntmachung:
https://blogs.office.com/2017/01/12/microsoft-staffhub-is-here/