Nintex Workflow 2013 – Fehler beim Setzen von Berechtigungen

Nintex Workflows erlauben das Anpassen der Elementberechtigungen mit der „Set item permissions" Aktion. Mit dem neuesten Release von Nintex Workflow 2013 (v3.0.8) wurde ein Fehler im Zusammenhang mit dieser Aktion behoben. Bei früheren Versionen gab es einen Bug, der das korrekte Setzen der Elementberechtigungen verhinderte.

Die Ursache des Problems ist allerdings nicht auf den ersten Blick erkennbar, denn der Workflow stoppt nicht an der Aktion, die die Elementberechtigungen setzt, sondern erst an folgenden Aktionen bei denen Benutzer Berechtigungen auf das Element benötigen (z.B. bei einer Workflowaufgabe zur Genehmigung des Elements). In der Workflow History wird auch nur ein Fehler im Workflow aufgeführt. Das Problem liegt in diesem Fall an den Elementberechtigungen. Sämtliche Berechtigungen wurden vom Element entfernt ohne die neuen Berechtigungen zu erteilen.

Dieses Problem tritt nicht nur im Zusammenhang mit Service Pack 1 für SharePoint 2013 auf. Wir empfehlen daher das Update von Nintex Workflow auf die aktuelle Version 3.0.8. Weitere Informationen zum aktuellen Release finden Sie hier:

http://nintexdownload.com/sl/supportfiles/NW2013_version_history.pdf

 

InfoPath Formulare mit anonymen Zugriff für Internetseiten

Prinzipiell ist der anonyme Zugriff von InfoPath Formularen nur in Sonderfällen in Betracht zu ziehen, da er ein hohes Sicherheitsrisiko birgt. Daher ist diese Funktion auch von Microsoft bewusst in den Grundeinstellungen deaktiviert. Wer in SharePoint seinen Webauftritt und die InfoPath Formulare für anonyme Nutzer bereitstellen möchte, muss einiges beachten.
Folgende Schritte sind nötig:

1. In der Zentraladministration für die Internet Zone ist "Anonymous Access" zu aktivieren. Diesen Dialog findet man unter CA-> Application Management->Manage Web Applications –> <Auswahl der Webanwendung> –> Authentication Providers –> <Auswahl der Zone für anonymen Zugriff (z.B. Internet) –> "Enable anonymous access" Haken setzen

2. Stellen Sie sicher, dass für diese Zone keine Anonymous Policy "Deny" gesetzt ist

3. InfoPath Formular in einer Bibliothek veröffentlichen;
"Datei –> Veröffentlichen" und die Felder der Form-Bibliothek bestimmen.  Nach dem Upload erscheint folgende Meldung:

Wer danach das Formular mit einem angemeldeten Benutzer aufruft, kann es sofort nutzen. Sobald man nicht mehr angemeldet ist, bekommt man eine schöne Correlation-ID und im ULS Log diese Meldung:

 "The XSN is null and it´s not a cross server issue. Most likely a permission issue"


Man muss dann mit einem Trick die Berechtigung der Formular- Bibliothek anpassen:
Klick auf "Library Permissions" –> Anonymus Access

 

 Im Modul-Fenster bestimmt man mit "rechtsklick –> Eigenschaften" die URL

 


Copy the url and paste it on new tab in your browser and change the DOCLIB word with LIST like thisDiese URL kopiert man in die Adressleiste des Browsers und ersetzt DOCLIB durch List.

 

Danach ist man in der Lage die Berechtigungen für die Bibliothek zu setzten:

 

HINWEIS: Wenn Sie erneut in die Bibliothek und auf die Berechtigungen gehen, sind die Funktionen „bearbeiten", „hinzufügen" und „löschen" wieder deaktiviert und grau hinterlegt, so dass eine Bearbeitung nicht möglich ist. Wenn Sie in der URL DOCLIB durch List ersetzen, sind die zuvor von Ihnen getätigten Änderungen wieder ersichtlich.

Managed Metadata Column per Nintex Workflow setzen

Das Aktualisieren von Spalten eines Listenelementes mit Nintex Workflow ist ziemlich einfach. Einfach die Aktion „Element aktualisieren" einfügen, die zu ändernde Spalte auswählen und einen neuen Wert eingeben. Dies funktioniert solange, bis Sie versuchen eine Managed Metadata Spalte zu aktualisieren. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie mittels Workflow eine Managed Metadata Spalte aktualisieren.
Das gezeigte Beispiel beschränkt sich auf Managed Metadata Werte die bereits in der Site Collection einmal verwendet wurden.
SharePoint führt auf Site Collection Ebene eine versteckte Liste, die alle innerhalb der Site Collection benutzten Terms aus dem Term Store speichert. Es handelt sich um die Hidden Taxonomy List, die Sie wie folgt aufrufen können:

http://<servername>/site/<sitecollection>/Lists/TaxonomyHiddenList/

 

 

Abbildung 1 Hidden Taxonomy List

 

Warum kann ich nicht einfach einen Wert eingeben?

Managed Metadata Felder sind anders angelegt als normale Text- oder Auswahlfelder. Beim Update einer Managed Metadata Column wird ein spezielles Format erwartet:

Int;#label|guid

Bsp.: 17;#SharePoint|9df7e24f-144d-4a84-ad89-fa308af9808f

 

Das benötigte Format setzt sich aus einer führenden ganzen Zahl (ID), der Zeichenfolge „;#" dem Termnamen (label), einem senkrechten Strich „|" und einer GUID zusammen.

Woher bekomme ich die ID bzw. die GUID?

Die ID und GUID wird aus der Hidden Taxonomy List entnommen (siehe Abbildung 1). Wobei die Spalte „IdForTerm" den Wert für die GUID und die Spalte „ID" den Wert für die ID liefert.

Aufbau des Nintex Workflows

Der Workflow zum setzten der Managed Metadata Column ist relativ einfach aufgebaut und besteht nur aus drei Aktionen:
                                            

Abbildung 2 Managed Metadata Column setzen per Nintex Workflow

1.    Taxonomy Hidden List abfragen
Als erstes wird die Taxonomy Hidden List abgefragt. Dazu muss die „Query list" Aktion wie folgt konfiguriert werden:

Abbildung 3 QAML-Query

Im Element <List ID= > müssen Sie die List ID der Taxonomy Hidden List angeben. Im <ViewFields> Element wird angegeben, welche Felder Sie auslesen möchten. Im <Where> Element geben Sie die Abfrage an. In diesem Beispiel suchen Sie nach einem Term mit dem Titel „SharePoint" (<Value> Element).
Nach dem Einfügen der CAML-Query klicken Sie einmal auf „Save" und öffnen das Konfigurationsfenster erneut. Beim erneuten Öffnen der Konfiguration erscheint ganz unten eine Feldzuordnung. Hier wird festgelegt in welchen Variablen die ID und die GUID gespeichert werden sollen.
Zum Überprüfen, ob die CAML-Query korrekt ist, kann die Anfrage über die Schaltfläche „Run Now" ausgeführt werden.

Abbildung 4 Felder auslesen

2.    String zusammensetzen
Nun setzen Sie einfach den gewünschten String zusammen und speichern ihn in einer weiteren Variable.

Abbildung 5 String zusammensetzen

3.    Listenelement aktualisieren
Im letzten Schritt kann das Listenelement aktualisiert werden. Sie schreiben den Wert der Variable „Metadata" in die Managed Metadata Column des Elements.

 

SharePoint Manager 2013

Für erfahrene SharePoint Administratoren und Entwickler gibt es verschiedene Möglichkeiten direkt auf die Eigenschaften von Websites, Listen, Spalten etc. zuzugreifen. Manche dieser Eigenschaften oder Informationen können nicht über die normale Oberfläche aufgerufen bzw. geändert werden, wie z.B. unsichtbare Spalten.

Ein Entwickler kann sich die gewünschten Informationen über die API oder die Webservices ziehen. Dazu muss allerdings immer zumindest ein kleineres Visual Studio Projekt bzw. ein kleinerer Code entwickelt werden.

Dem Administrator steht natürlich die mächtige Powershell zur Verfügung, die im Falle von SharePoint nahezu alle Möglichkeiten bietet.

Nichtsdestotrotz sind beide Möglichkeiten unter Umständen recht aufwändig, wenn man nur einmal schnell eine Kleinigkeit benötigt. Außerdem bieten beide keinen einfachen und schnellen Gesamtüberblick, sondern müssen jeweils für den aktuellen Fall angepasst werden.

Für diese Fälle existiert ein sehr mächtiges Tool in Form einer Konsolen Applikation, der SharePoint Manager. Diesen gibt es bereits seit der Version 2007 (es gibt sogar eine Version für Office365) und der Vorteil ist, dass es ein kostenloses Projekt bei Codeplex ist. Für Entwickler steht somit auf Wunsch sogar der Quellcode zur Verfügung, allerdings ist dieser eigentlich nicht notwendig.

Der SharePoint Manager (aktuell in Version 2013) ermöglicht den Zugriff auf eine lokale SharePoint Farm (Server oder Foundation), und alle darin enthaltenen Websites inkl. sämtlicher Eigenschaften (Properties) die es darin gibt. Weiterhin ermöglicht er das direkte Manipulieren der Daten, z.B. um unsichtbare Properties sichtbar zu machen.

Um auf eine SharePoint Farm zuzugreifen, ist es notwendig das er direkt auf einem der Farm Server läuft (eine Installation ist nicht notwendig). Es ist allerdings nicht möglich mit ihm per Remote auf ein SharePoint System zuzugreifen. Außerdem ist es zwingend notwendig dass er als Administrator gestartet wird.

ACHTUNG: Bitte nutzen Sie das Tool mit großer Vorsicht, vor allem wenn es darum geht vorhandene Eigenschaften zu ändern. Es existiert keinerlei Funktion um Änderungen rückgängig zu machen, und jedwede Aktion wird direkt auf der SQL Server Datenbank durchgeführt.

Der SharePoint Manager 2013 steht bei Codeplex in englischer Sprache zur Verfügung: http://spm.codeplex.com/ 

Webcast SharePoint als Wiki von Michael Greth

Die Aufzeichnung des Webcast "SharePoint Wiki – Grundlagen, Einsatz und Erweiterung mit KwizCom WikiPlus"  ist mittlerweile verfügbar.

In diesem Webcast stellt Michael Greth, Microsoft SharePoint MVP (Most Valuable Professional), die Grundlagen von Wikis vor und zeigt, wofür Wikis geeignet sind und wo andere Tools bessere Dienste leisten.

Zum Video:
http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=jLIfutzNptc

SharePoint 2013 App - Doc Encrypt

Schutz von vertraulichen Inhalten in Microsoft SharePoint

Microsoft SharePoint ist ein leistungsfähiges Werkzeug für die Zusammenarbeit und das Content-Management. SharePoint hat jedoch werkseitig nicht die Möglichkeit, einen hohen Datenschutz für eine starke Verschlüsselung oder einer effizienten Benutzer Rechteverwaltung eines Dokuments auf Basis von Masterdokumenten, zu gewährleisten.

Tools wie iGlobe Crypt können dabei helfen, die digital gespeicherten Daten in Microsoft SharePoint zu schützen, ohne dabei Zugänglichkeit, Kommunikation und Zusammenarbeit zu gefährden.

Grundsätzlich können mit dieser kostenlosen App für SharePoint Server 2013 Enterprise alle Dokumente einer Dokumentenbibliothek ver- und entschlüsselt werden, natürlich nur von berechtigten Personen.

Gerne unterstützen und beraten wir Sie auch bei komplexeren Ansprüchen / Vorgaben bezüglich dem Schutz Ihrer Daten.

SharePoint 2016 wird es entgegen anderslautender Gerüchte auch als on Premise geben

In einer Zeit in der Microsoft immer mehr Zeit und Arbeit in Ihre Cloud-Produkte investiert, ob das nun Office 365 oder Microsoft Azure ist, wurde oft spekuliert dass dies das Ende für die lokale on Premise Version von SharePoint ist.

Nun wurde aber von offizieller Seite bestätigt dass dies derzeit kein Thema ist. Seitens Bill Baer, Senior Product Marketingmanager von Microsoft gab es kürzlich auf der SP24 Conference diese offizielle Aussage: "Microsoft wird weiterhin die lokale on Premise Version entwickeln, solange Bedarf dafür besteht. SharePoint-2016 wird hierbei nicht die letzte sein".

Zusätzlich wurde auch noch bekanntgegeben dass die nächste Version, SharePoint 2016, bereits gegen Ende 2015 ausgeliefert wird.