Zwei Faktor Authentifizierung

Manche unserer Kunden legen Wert auf eine erhöhte Sicherheit, die über den SharePoint-Standard hinausgeht. Aus diesem Grund haben wir eine Lösung entwickelt, die das Anmeldeverfahren eines SharePoint-Systems noch sicherer gestaltet. Hierbei kommt eine sogenannte „Zwei-Faktor-Authentifizierung“ zum Einsatz. Eine Zwei-Faktor Authentifizierung im klassischen Sinne dient dem Nachweis der Identität durch zwei unabhängige Komponenten, auch Faktoren genannt. In unserem Szenario muss ein Benutzer seine Benutzerdaten kennen und Zugriff auf sein E-Mail Postfach haben. Nachfolgend beschreiben wir kurz wie unsere Lösung funktioniert:

Der Benutzer meldet sich im ersten Schritt wie gewohnt am SharePoint an. Der einzige Unterschied hierbei ist, dass der Benutzer nicht auf Anmelden klickt sondern auf „Code generieren“:

 

Wenn im ersten Schritt der Benutzername und das Passwort richtig eingegeben wurden, erhält der Benutzer folgende E-Mail:

 

Im letzten Schritt der Anmeldung muss der Benutzer den Secure-Code aus der E-Mail eingeben und auf Anmelden klicken. Der Secure-Code ist nur für eine bestimmte Zeit gültig, die Dauer kann nach Bedarf definiert werden.

Falls Sie noch Fragen oder Interesse an dieser oder anderen individuellen Lösungen rund um SharePoint haben, stehen Ihnen unsere Berater gerne zur Verfügung.                                    

 

 

Unterschiede bei Dokumentenbibliotheken in Modern Teamsites vs. klassischer Ansicht

Einige unserer Kunden arbeiten bereits unterschiedlich lange mit Office 365 bzw. SharePoint Online. Im Zuge des SharePoint 2016 Updates wurden hier letztes Jahr zahlreiche neue Funktionen bereitgestellt. Eine dieser Neuerungen sind die "Modern Teamsites", die verschiedene sinnvolle Funktionen mit sich bringen, allen voran ein sogenanntes "Responsive Layout", d.h. die automatische Anpassung der Darstellung für mobile Endgeräte. In diesem Zug wurde auch die Darstellung von Dokumentenbibliotheken modernisiert.

Die neue Darstellung bringt einige sinnvolle Neuerungen mit sich, enthält aber auch viele Änderungen und Einschränkungen im Vergleich zur bekannten älteren Darstellung. Eine der wichtigsten Unterschiede ist, dass es keine Ribbon/Menüband Darstellung mehr gibt.

Die aus unserer Sicht wichtigsten Unterschiede listen wir Ihnen hier auf.

	Moderne Darstellung	Klassische Darstellung
Öffnen in Office	Nein	Ja
Öffnen in Explorer (WebDAV)	Nein	Ja
Speichern ohne Ausfüllen von Pflichtfeldern möglich	Ja	Nein
Auswahl Inhaltstyp beim Einzelupload	Nein	Ja
Dokumentenmappen (Document Sets)	Nein	Ja
Metadata Navigation	Nein	Ja
Externe Daten Spalten	Nein	Ja
Publishing Spalten	Nein	Ja
Excel Export	Nein	Ja
Conditional Formating	Nein	Ja
Responsive Design	Ja	Nein
Anpassbarkeit via Framework	Ja	Nein
Permanente Weiterentwicklung	Ja	Nein
Einfachere "Command Bar" anstatt Ribbon	Ja	Nein
"Anpinnen" von wichtigen Dokumenten an oberster Stelle	Ja	Nein
Kopieren und Verschieben (inkl. Ordner Anlage)	Ja	Ja (nur auf Umwegen)
"Links" zu anderen Dokumenten einfügen	Ja	Ja (nur mit manueller Konfiguration, umständlich)
Spalten (Columns):Sortieren, filtern, Größe ändern direkt in der Listendarstellung	Ja	Nein, nur über Ansichtskonfiguration
Inline Metadata Editing	Ja	Ja (nur mit manueller Konfiguration, umständlich)
Vorschau "Panel" mit allen wichtigen Information inkl. Versionshistorie	Ja	Nein

Zusammengefasst können wir sagen, dass zum aktuellen Zeitpunkt ein kompletter Umstieg auf die moderne Darstellung bzw. der Verzicht auf die klassische Darstellung leider nicht zu empfehlen ist. Dafür fehlen einfach viel zu viele sinnvolle Funktionen.

Immerhin ist es möglich, je Dokumentenbibliothek zu entscheiden, ob diese in der modernen oder klassischen Darstellung angezeigt wird - dies kann jederzeit ad hoc umgestellt werden. Außerdem ist es so, dass alle Bibliotheken die bereits Funktionen enthalten, die von der modernen Darstellung nicht unterstützt werden, automatisch in der klassischen Variante dargestellt werden. Die klassische Darstellung wird auch mindestens noch für das gesamte Jahr 2017 weiter bestehen. Ein Update in Form eines Feature Packs soll im Laufe des Jahres diese Funktionen auch noch für onPremise Systeme bringen.

Sollten Sie weitere Fragen zu diesem Thema haben, freuen wir uns auf Ihre Kontaktaufnahme.

Support von S-PI als Entlastung für Ihre IT

Laut einer aktuellen Umfrage durch das renommierte Marktforschungsunternehmen IDC sind die IT Mitarbeiter zu ca. 30% Ihrer Arbeitszeit damit beschäftigt, Serviceanfragen zu bearbeiten, also klassischen Support zu liefern. Die Umfrage wurde bei fast 300 Unternehmen und deren IT Fachkräften bzw. leitenden Angestellten durchgeführt.

Somit stehen den eigentlich operativ arbeitenden IT-Fachkräften nur noch 15% Ihrer Arbeitszeit für die Erarbeitung von Ideen / Optimierungen zur Verfügung, was einem deutlichen Rückgang von 25% im Vergleich zum Vorjahr entspricht.

Als langjähriger SharePoint Experte liefern wir für die meisten unserer Kunden in diesem Bereich auch Support, und zwar egal ob für ein onPremise System, Private Cloud oder Public Cloud. Üblicherweise wird dieser für Administratoren und sogenannte KeyUser erbracht, in Einzelfällen wäre aber auch ein 1st Level Support möglich.

Der Support kann telefonisch, per eMail oder via Ticket System in Anspruch genommen werden und wird ausschließlich von erfahrenen SharePoint Beratern geleistet, die auch zu komplexeren Fragen Hilfestellung leisten können.

Wir können Ihnen vielfältige Support Varianten anbieten, angefangen von einem rein aufwandsbasierten Support ohne fixe monatlichen Kosten, Kündigungsfristen oder Mindestlaufzeiten, bis hin zu Budgetverträgen.

Sollten Sie Interesse daran haben, freuen wir uns über Ihre Anfrage.

Nintex Plattform Neuigkeiten

Es gibt wieder einmal einige Neuigkeiten zu den Produkten unseres Partners Nintex. Das März Release bringt in erster Linie neue Funktionen für die Nintex Workflow Cloud & Nintex Forms für Office 365. Außerdem noch kleinere Changes für die onPremise Editionen.

Für die Nintex Workflow Cloud sticht vor allem die neue Möglichkeit ein Dokument auf einen der gängigen Cloud Storage Plattformen Box, Google Drive, Citrix ShareFile und OneDrive for Business zu teilen hervor. Zudem kann man jetzt auch andere Workflows in der Cloud als Aktion starten und es gibt die Möglichkeit, eine Bedingung für das Starten eines Workflows zu hinterlegen.

Für Nintex Forms onPremise gibt es jetzt einen "Save & Continue" Button, mit dem das Formular nach dem Speichern weiter offen bleiben kann. Für die O365 Edition wurde die Möglichkeit hinzugefügt, auch mit Managed Metadata Daten umzugehen.

Alle weiteren neuen Features oder Optimierungen können im offiziellen Nintex Connect Blog Post nachgelesen werden:

Nintex Connect - March 2017 Release

Webinar - Dynamische Dokumente auf Knopfdruck - flexibel, mächtig und intuitiv mit dox42 und S-PI

Die Automatisierung von Dokumenten spielt in vielen Szenarien eine wichtige Rolle. In vielen Fällen ist im Unternehmen bereits ein SharePoint Server, z.B. im Bereich Intranet im Einsatz. Da in diesen häufig auch Geschäftsprozesse abgebildet werden, bietet sich die Lösung dox42 an um schnell, einfach und flexibel auch große Mengen an Dokumenten (z.B. Angebote, Verträge, Berichte, Briefe etc.) automatisch bzw. auf Knopfdruck zu erzeugen.

dox42 beherrscht dabei verschiedenste Datenquellen und Ausgabeformate, und ist sehr gut in die Microsoft Produkte wie SharePoint sowie die Dynamics Linie integriert, kann aber ebenso auch mit einem SAP System arbeiten.

Außerdem bietet die Kombination mit Microsoft SharePoint eine ideale Integration in vorhandene Portal Strukturen wie z.B. ein Intranet. Mit Hilfe von Workflow Lösungen, wie beispielsweise Nintex Workflow, kann die Erstellung von Dokumenten nicht nur vollständig automatisiert, sondern auch noch mit bekannten Standard Funktionen unterstützt und in bestehende Prozesse eingebunden werden. Die bekannten SharePoint Funktionalitäten wie Versionierung, Check-In/Check-Out, Policies und vieles mehr runden das Ganze zu einem stimmigen Gesamtpaket ab.

Wir unterstützen Sie von einfachen bis hin zu sehr komplexen Anforderungen – und das von der Beratung über die Entwicklung bis hin zum Support.

Thomas Walz (S-PI) und Johannes Linder (dox42) zeigen Ihnen in diesem Webinar live, wie Sie mit dox42 Dokumente aus verschiedensten Datenquellen generieren und automatisiert in einem SharePoint System ablegen.

Termin: 26.04.2017 um 09:00 Uhr
Anmeldung Webinar

S-PI als Gold Sponsor auf dem Barcamp 2017 der connect.IT in Heilbronn

Wir freuen uns dieses Jahr das Barcamp 2017 der connect.IT als Gold Sponsor unterstützen zu dürfen.

Ein Barcamp ist eine sogenannte Unkonferenz. Im Gegensatz zu einer traditionellen Konferenz wird hier das gesamte Programm von den Teilnehmern vor Ort selbst gestaltet, d.h. es gibt keine vorher festgelegten Referenten, sondern alle Teilnehmer sind aufgerufen, ihre eigenen Erfahrungen, ihr Wissen und ihre Ideen einzubringen. Das macht ein Barcamp so spannend.

Aus diesen Themen entsteht vor Ort spontan ein Programm, das inhaltlich vollständig von den Teilnehmern festgelegt wird. Erfahrungen zeigen, dass so ein sehr intensiver Wissensaustausch und tiefgründige Diskussionen entstehen, von denen alle Teilnehmer deutlich mehr profitieren als von üblichen Veranstaltungsformaten mit Referenten.

Typische Themen eines klassischen Barcamp sind z.B. IT, Internet, Social Media, Programmierung, Technik, Open Source, Sicherheit, Projektmanagement, Politik, Gesellschaft, etc.

Ein Barcamp ist offen für alle Teilnehmer, die sich thematisch angesprochen fühlen. Diese haben meist einen beruflichen oder persönlichen Bezug zu Social Media, Internet und IT allgemein. Das Spektrum reicht von Angestellten, Freelancer, Digital Worker, Tekkies, über Studenten und Schüler bis hin zu Unternehmern.

Eines haben alle Barcamper gemeinsam: Das Interesse, ihr Wissen mit anderen Teilnehmern zu teilen und sich gleichzeitig für Neues zu öffnen.

Das Barcamp findet am 20. und 21. Mai ganztägig in der Innovationsfabrik in Heilbronn statt.

Sollten Sie Interesse an der Veranstaltung haben, können Sie uns gerne kontaktieren.