SharePoint Referenzprojekt: Dokumentenmanagement

Für die Nutzung als DMS (Dokumentenmanagement System) können seitens SharePoint viele Standardfunktionalitäten genutzt werden. So können Dokumentenbibliotheken z.B. über die Definition von Inhaltstypen, Versionierung, Ansichten und Workflows angepasst und erweitert werden. Es gibt jedoch auch Fälle, bei denen z.B. die Möglichkeiten von SharePoint Ansichten an Ihre Grenzen stoßen.

Wenn beispielsweise eine mehrstufige Strukturierung über Kategorien notwendig ist, kann es Sinn machen, dies mit Hilfe einer Zusatzentwicklung zu optimieren.

Wir haben im Rahmen eines Kundenprojekts ein solches System entwickelt. Für diesen Zweck wird die Terminologiespeicherverwaltung (Taxanomie / Managed Metadata) zur Abbildung einer mehrstufigen Kategorisierung genutzt.

Mit Hilfe eines für den Kunden angepassten Webparts können die Dokumente geordnet nach Kategorien in verschiedenen „Blöcken“ auf einer einzigen Seite übersichtlich dargestellt werden. Selbstverständlich werden vorhandene Berechtigungen berücksichtigt. Um eine möglichst hohe Usability zu erreichen, wurde das Webpart um Funktionen zum Ein-/ Ausklappen der Kategorien / Unterkategorien sowie der Möglichkeit eines Sprachwechsels versehen.

Kurze Zusammenfassung der Funktionen:

• Spezifische Übersichtsdarstellung des Geschäftsbereichs
• Multihierarchische Kategorie Strukturen
• Farbkodierung für unterschiedliche Dokumenten Status
• Mehrsprachigkeit
• Auf- und zu klappbare Bereiche
• Persönliche Favoriten Funktion
• Volle Unterstützung von Standardfunktionen wie Check-In/Check-Out und Berechtigungen

 

Azure AD Pass-Through Authentication und Single Sign-on für O365 in Public Preview

Seit Anfang / Mitte Dezember steht die Technologie Azure AD pass-through authentication und SingleSignOn im Rahmen einer öffentlichen Preview für Office 365 Kunden zur Verfügung.

Kurz gesagt ermöglicht die Pass-Through Authentifizierung, dass Sie sich mit Ihrem lokalen Active Directory Account an Ihrem Office 365 anmelden können. Und dies ohne eine notwendige Synchronisierung Ihrer Passwörter in die Cloud. Der Einsatz eines ADFS Servers ist hierfür dann nicht mehr notwendig.

Die Installation eines Microsoft Tools (der Connector) in Ihrer lokalen Server Infrastruktur genügt vollkommen. Die einzige Voraussetzung ist hierfür, dass es sich mindestens um einen Windows Server 2012 handelt.

Die Funktionsweise basiert auf dem verschlüsselten Senden des Passworts das Sie in Ihrem O365 eingegeben haben. Die Validierung erfolgt über Ihren lokalen Domänen Controller. Sofern dieses erfolgreich ist, werden Sie direkt in O365 eingeloggt.

Eine noch einfachere und benutzerfreundlichere Möglichkeit ist es die Funktion SSO (SingleSignOn) zu nutzen. In diesem Fall entfällt selbst die Passworteingabe, da das System Sie in diesem Fall über Kerberos automatisch anmeldet – ein Aufruf Ihres Office 365 Systems und Klick auf Ihren Benutzer genügt für das Login.

Sollten Sie Fragen zu diesen Themen haben, sprechen Sie unsere Berater gerne direkt an, wir unterstützen Sie gerne. 

Microsoft Staff Hub - Neues Management Tool zur Verwaltung von Dienstplänen

Seit Mitte Januar gibt es ein neues Tool von Microsoft, das sich vor allem an Unternehmen mit vielen Mitarbeitern im Außendienst richtet.

Die Lösung ermöglicht die Online Erstellung und Verwaltung von Dienstplänen. Alle relevanten Mitarbeiter haben über den Browser und den entsprechende Apps (iOS & Android) einen schnellen und einfachen Zugriff auf ihre eigenen und freigegebene Pläne. Auch der Tausch von Diensten mit Kollegen ist möglich, ebenso die direkte Darstellung von möglichen Konflikten (z.B. im Schichtdienst). 

Der Staff Hub steht ab sofort für alle Office 365 Kunden mit einem der folgenden Pläne zur Verfügung: K1, E1, E3 und E5. Bei Interesse können Sie sich auf staffhub.ms registrieren.

Offizielle Bekanntmachung:
https://blogs.office.com/2017/01/12/microsoft-staffhub-is-here/

SharePoint Liste: Schattierte Formatvorlage inkl. Toolbar nutzen

Vielleicht kennen Sie diese Problematik: in SharePoint Listen gibt es die Möglichkeit, unterschiedliche Formatvorlagen für die Darstellung auszuwählen. Eine dieser Formatvorlagen hat die Bezeichnung "Schattiert". Der Vorteil dieser Formatvorlage ist es, dass jeder zweite Datensatz mit einer hellgrauen Hintergrundfarbe versehen wird. Das sorgt vor allem bei sehr vielen Datensätzen für eine bessere Lesbarkeit. Das Problem ist allerdings das bei Auswahl dieser Formatvorlage die komplette Toolbar über der Liste verschwindet. Damit ist das Hinzufügen von neuen Datensätzen oder der Wechsel einer Ansicht nur noch über das Menüband (die Ribbon) möglich, was sehr benutzerunfreundlich ist.

Sollten Sie Kenntnisse in HTML und CSS haben, hilft jedoch ein kleiner Workaround weiter. Die CSS Klasse .ms-alternating regelt die Hintergrundfarbe jedes zweiten Elements. Die Lösung ist eine Alternative zur Auswahl der schattierten Ansicht und basiert auf den folgenden einfachen Schritten, die innerhalb von wenigen Minuten zum Erfolg führen: 

1. Über den Browser die Seite bearbeiten, auf der sich die Liste befindet
2. Fügen Sie das Standard Webpart „Skript-Editor“ ein
    (z.B. oberhalb der Liste)
3. Hinterlegen Sie in den Webpart Einstellungen den folgenden Code:
    <style>
    .ms-alternating {
    background-color:lightgrey!important;
    }
    </style>
4. Seite speichern bzw. Bearbeitung beenden.

Office 365 sagt „Hallo Deutschland“

Mit der Überschrift Office 365 sagt „Hallo Deutschland“ hat Microsoft am 25. Januar die Verfügbarkeit von Office 365 aus deutschen Rechenzentren bekanntgegeben.

Wie bereits die Azure Plattform kann nun auch O365 mit einem Preisaufschlag in einem deutschen Rechenzentrum gebucht werden. Alle im Online-Speicher abgelegten Daten unterliegen dann alleine deutschem Datenschutzrecht. Als Datentreuhänder für die Microsoft Deutschland Cloud fungiert die T-Systems International GmbH mit Sitz in Deutschland, welche von Microsoft rechtlich unabhängig ist. Der Datentreuhänder kontrolliert jeden Zugriff seitens Microsoft auf die gespeicherten Daten.

Einschränkungen bei der Zusammenarbeit oder der Kommunikation mit (internationalen) Kollegen sowie Partnern gibt es fast nicht: Deutsche Nutzer von Office 365 können problemlos mit Anwendern E-Mails austauschen oder Skype-Videokonferenzen führen, die auf andere der weltweiten Rechenzentren zugreifen. Einzig der direkte Zugriff aus dem Ausland auf per OneDrive for Business freigegebene Dateien ist nicht möglich. Das Verschicken der Dokumente per E-Mail natürlich schon. Außerdem ist die Yammer Plattform nicht in Deutschland verfügbar.

Sollten Sie Interesse an SharePoint im Rahmen von Office 365 haben (egal ob im Standard oder in Deutschland gehostet) stehen Ihnen unsere Berater jederzeit gerne zur Verfügung.

Offizielle Bekanntmachung:
https://blogs.business.microsoft.com/de-de/2017/01/25/office-365-sagt-hallo-deutschland/?WT.mc_id=AID522309_EML_4830327

Offizieller Vergleich von O365 / O365 aus Deutschland:
https://products.office.com/de-de/office-365-deutschland/compare-plans-pricing#bat2-2?tab=bat2-2