Freitag, 9. Oktober 2015

Datenschutz - Aktuell

Die Wirksamkeit des Safe Harbour Abkommens ist schon seit seinem Inkrafttreten nicht ganz unumstritten. Es wurde zwischen der Europäischen Union und den USA geschlossen und sollte es ermöglichen, eine Datenübermittlung in die USA unter Berücksichtigung der in der EU geltenden Datenschutzregeln sicher zu gestalten.

Am 05.10.2015 hat der EuGH nun entschieden, dass das Safe Harbour Abkommen der EU mit den USA als ungültig zu betrachten sei.

Die Konsequenzen für Unternehmen aus der aktuellen Entscheidung des EuGH können durchaus weitreichend sein. Was allerdings unmittelbar klar wird, ist, dass die Nutzung von Clouddiensten in den USA, wie beispielsweise Dropbox o. ä, im geschäftlichen Umfeld unter datenschutzrechtlichen Gesichtspunkten noch mehr als bisher als äußert kritisch zu betrachten ist.

Der Berichterstattung über das EuGH-Urteil war nicht zu entnehmen, ob sich dadurch auch Auswirkungen auf die EU Standardverträge zum Datenschutz und zu den verbindlichen Konzernregeln (BCR) ergeben.

Falls Sie aufgrund der neuen Rechtslage datenschutzrechtliche Fragen haben, stehen wir Ihnen mit unseren Datenschutzbeauftragten gerne beratend zur Seite.

Unsere SharePoint Hosting-Dienstleistungen bieten wir ausschließlich in Rechenzentren an, die sich in Deutschland befinden und somit auch hiesigen Datenschutzrichtlinien unterliegen. Gerne unterstützen wir Sie beim Umzug Ihrer Dokumente und Daten in einen wirklich sicheren Hafen.

Send-To-Locations und Retention Policies

Neben vielen anderen nützlichen Funktionen bietet SharePoint auch die Möglichkeit, „Send-To-Locations" zu definieren. Bei korrekter Konfiguration kann der SharePoint Content Organizer Inhalte so an vordefinierte Orte verschieben oder kopieren.
Dies kann anhand von vorher erstellten Regeln automatisch ausgelöst werden oder z. B. auch passieren, wenn ein Nutzer den „Send-To" Button klickt, nachdem ein Dokument markiert wurde.

Für die Einrichtung dieser Funktion ist es zunächst nötig, dass das Content Organizer (Inhaltsorganisation) Feature aktiviert wird.

Anschließend ist die Option „Regeln für die Inhaltsorganisation" in den Websiteeinstellungen verfügbar. Mithilfe dieser Option können Regeln präzise festgelegt und Zielspeicherorte definiert werden.

In der Zentraladministration unter dem Menüpunkt "General Application Management" muss weiterhin noch eine „Sent-to-Connection" erstellt werden. Dort muss ebenfalls die Sent-To-URL für den Content Organizer definiert werden. Diese könnte beispielsweise folgendermaßen lauten: http://server/siteUrl/_vti_bin/officialfile.asmx.

In Verbindung mit Retention Policies (Aufbewahrungsrichtlinien) kann diese SharePoint Funktionalität besonders nützlich sein, da so Dateien z. B. nach Ablauf eines bestimmten Zeitraums in eine vorher festgelegte Dokumentenbibliothek verschoben werden können.

Bei einer größeren Anzahl von Dokumenten kann so das Verschieben oder Kopieren automatisiert ablaufen und spart Zeit für die Nutzer und damit Kosten für das Unternehmen.

Wir helfen Ihnen gerne bei der Nutzung dieser SharePoint Funktion.

Referenzprojekt Arcondis CV-Managementsystem

Ein neues Projekt steht an und der Kunde möchte sicherstellen, dass der Berater des Dienstleisters die notwendigen Kompetenzen mitbringt und damit zum Erfolg des Projekts mit beiträgt. Jetzt ist es wichtig, dem Kunden schnell die aktuellen Informationen zu den Mitgliedern des Berater Teams zukommen zu lassen. An dieser Stelle greift der CV-Manager, eine Lösung zur Verwaltung der Skillsets der Berater und die automatische Generierung von CV-Dokumenten.

Durch benutzerfreundliche Erfassungsmasken können die Berater ihre Daten selbst eingeben oder aktualisieren. Mit einer Export-Funktion werden die CV-Daten automatisch formatiert, in eine standardisierte CV-Word Vorlage exportiert und zur Genehmigung verschickt. Nach erfolgter Genehmigung durch einen Vorgesetzten wird eine neue CV-Version erstellt. Damit stehen diese Informationen im Portal zur Verfügung und können in der Projektarbeit verwendet werden. Eine komfortable Suche nach Personen und Fähigkeiten macht es einfach, die richtigen Berater für die Kundenanfrage zu finden. Der CV-Manager dient aber nicht nur der Erfassung, Verwaltung und Publikation der Skillsets, sondern sorgt auch für deren Aktualität. Dazu erhält der jeweilige Berater nach einem halbem Jahr automatisch eine Erinnerungs-E-Mail mit der Bitte, seine CV-Daten zu aktualisieren.

Die Lösung reduziert der Pflegeaufwand der Lebensläufe für Berater und auch für BackOffice und ermöglicht eine standardisierte Erfassung und effektive Verwaltung der CVs der Berater. Dies bedeutet eine erhebliche Reduktion des Pflegeaufwandes. Darüber hinaus ist die Aktualität der CVs durch eine integrierte Versions- und automatische Aktualitätskontrolle der Lebensläufe gewährleistet.

Für die Arcondis AG, Reinach haben wir diese Lösung auf Basis von Microsoft Office365 bzw. SharePoint Online 2013 implementiert.

Arcondis AG ist ein Beratungsunternehmen im Life Science Sektor und bietet hochwertige und anwendungsorientierte Dienstleistungen für IT-, Qualitäts- und Informationsmanagement an.